- •Деловое письмо Структура делового письма
- •Форматирование письма Бланк
- •Регистрационный номер
- •Шапка письма
- •Нумерация листов
- •Информация об исполнителе
- •Приложения
- •Содержание деловых писем
- •Письма-приглашения
- •Гарантийные письма
- •Письмо-просьба
- •Письма-ответы
- •Благодарственные письма
- •Сопроводительные письма
- •Письма-предложения
- •Письмо-просьба
- •Письмо-жалоба
- •Письмо-претензия
Письма-предложения
Структура делового письма этого вида такая же, как и письма-просьбы:
• Указание вопроса;
• Характеристика отношений;
• Предложение партнерства;
Разновидностями писем-предложений являются:
• Письма-предложения о партнерстве;
• Письма-уведомления;
• Письма рекламного характера.
Письмо-извинение
Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.
План письма может быть такой:
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
2. Выражение сожаления.
3. Извинение.
4. Объяснение действий компании.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Приносим свои извинения за то, что…
Позвольте принести (вам) свои извинения за…
Искренне сожалеем, что…
Примите наши искренние извинения за…
Письмо-требование
Письмо-требование – это служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Ключевыми фразами в письме являются:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства...
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить…
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...
Письмо-требование должно быть составлено логично, последовательно, убедительно в исключительно корректной форме. Все события и факты следует излагать четко, ясно, кратко, лаконично и объективно.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их.
Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля
Ключевыми фразами в письме-подтврждении являются:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве – это деловое письмо, которое составляется и отсылается организацией своему потенциальному партнеру, с предложением о дальнейшем сотрудничестве в разной форме.
Деловые письма о сотрудничестве могут быть с предложением продать товары, услуги, продукты или же купить их.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – это обращение, цель которого подвигнуть к действию второе лицо. Письмо-просьба может быть адресовано конкретному человеку или направлено в организацию на имя директора.
Нередко в одном письме содержится несколько просьб, которые требуют удовлетворения, такая форма составления документа вполне допустима. Подобное написание письма-просьбы сэкономит время отправителя и адресата и избавит их от лишнего, никому не нужного, документооборота.