Организация работ по документообороту «ин-20-до»

Назначение

Настоящая инструкция определяет работу по организации внутреннего и внешнего документооборота, т.е. порядка оформления, согласования, регистрации поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов (служебная записка, приказ, протокол совещания).

1. Область применения

Положения инструкции распространяются на всех сотрудников ЗАО «ВолгоградНИПИнефть» (далее по тексту Институт).

2. Нормативные ссылки

Инструкции:

ИН-10-Зак. Закупки

ИН-10-СтруктКат. Структура каталогов

Рабочая инструкция:

РИ-20-РС. Работа секретаря

3. Термины, обозначения, сокращения

Документооборот – работа с документами в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Входящие документы – документы, которые поступают в Институт из других организаций.

Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам.

Внутренние документы – составляются, оформляются, исполняются и хранятся внутри организации, не выходя за ее пределы.

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Бухгалтерские документы – счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки выполненных работ, договор, акт сверок.

Служебные записки – документы, составленные по вопросам кадрового, материально-технического, информационного и организационного обеспечения.

Регистрируемые документы – все документы, направленные на имя генерального директора, первого заместителя генерального директора, начальников отделов и сотрудников, по вопросам касающихся деятельности Института.

Нерегистрируемые документы – поздравительные письма, рекламные материалы, приглашения на непрофильные конференции, печатные издания, каталоги, журналы.

Протокол совещания / выписка из протокола – документ содержащий состав участников, перечень вопросов, принятые решения, ответственные и сроки их выполнения.

4. Основные положения

   1. Инструкция создана с целью установления единообразия в последовательности прохождения и обработки документов.

   2. Официальная переписка с внешними организациями ведется письмом на бланке Института с приложением необходимых документов.

   3. Официальные письма подписывает генеральный директор Института, а в его отсутствие первый заместитель генерального директора.

   4. Шаблоны документов находится в электронном виде по адресу:

F:/Шаблоны документов....

5. Управление внутренними документами

   1. Порядок работы с приказами генерального директора и распоряжениями руководства.

Настоящий порядок определяет последовательность действий и обязанности сотрудников при работе с приказами генерального директора и письменными распоряжениями первого заместителя генерального директора Института.

Шаблон приказа находится:

F:\!Шаблоны документов\Шаблоны СМК\Шаблон приказа

№	Действие	Ответственный
	Составление проекта приказа (распоряжения)	Инициатор
	В случае необходимости, согласование проекта приказа с первым заместителем генерального директора и с начальниками отделов *Лист согласования к проекту приказа F:\!Шаблоны документов \ Лист согласования приказа	Инициатор
	Передача проекта приказа в электронном и бумажном виде в отдел делопроизводства и менеджмента качества (далее по тексту отдел делопроизводства и МК) для оформления приказа на официальном бланке Института	Инициатор
	Оформленный приказ визируется инициатором	Секретарь
	Подписание приказа генеральным директором	Генеральный директор
	Регистрация и тиражирование приказа в отделе делопроизводства и МК	Секретарь
	Ознакомление с приказом и передача бумажной или электронной копии документа	Секретарь
	Сотрудники ответственные за выполнение приказа (распоряжения) обязаны выполнить его в указанные сроки	Исполнители
	В случае выявления невозможности выполнения приказа в установленный срок ответственный сотрудник обязан письменно проинформировать ответственного за контроль выполнения приказа о причинах невыполнения, с указанием предлагаемых сроков завершения выполнения приказа	Исполнители
	Ответственный за контроль выполнения приказа принимает решение о возможности изменения сроков выполнения, по согласованию с генеральным директором	Ответственный за контроль выполнения приказа

1. Порядок учета и регистрации протоколов совещаний при руководстве и внутри отдела.

Протокол совещания может вестись как в электронном, так и в бумажном виде.

Протоколы еженедельных совещаний по проектам производственных отделов ведутся в электронном виде и хранятся на внутреннем информационном портале:

закладка: «Документооборот\Протоколы совещаний»

Протоколы совещаний высшего руководства ведутся в бумажном виде. Шаблон протокола совещания находится:

F:\!Шаблоны документов\Шаблоны СМК\Протокол совещанияt

№	Действие	Ответственный
	Подготовка протокола совещания	Секретарь совещания
	Подписание протокола председателем и секретарем совещания	Председатель, секретарь совещания
	Подписание протокола совещания в листе ознакомления участниками совещания и ответственными за принятые решения	Секретарь совещания
	Регистрация и сохранение копии протокола в отделе делопроизводства и МК	Секретарь
	Передача оригинала протокола секретарю совещания	Секретарь

2. Порядок работы со служебными записками

Настоящий порядок работы распространяется на служебные записки, написанные на имя генерального директора, первого заместителя генерального директора или главного бухгалтера.

В случае оформления заявки на материально-техническое и информационное обеспечение необходимо руководствоваться утвержденной инструкцией «Закупки» (ИН-10-Зак):

F:\!Система Качества\!Действующие документы\04_Инструкции\ИН-10-Зак

Шаблон служебной записки находится:

F:\!Шаблоны документов Служебная записка_Заявка

№	Действие	Ответственный
	Составление служебной записки	Инициатор
	Согласование/визирование служебной записки (начальник отдела)	Инициатор
	Регистрация служебной записки в отделе делопроизводства и МК	Секретарь
	Передача зарегистрированной служебной записки адресату	Секретарь/инициатор
	Рассмотрение служебной записки (резолюция)	Адресат
	Внесение резолюции в журнале регистрации служебных записок	Секретарь
	Передача служебной записки исполнителю, согласно резолюции	Секретарь
	Информирование инициатора о принятом решении	Секретарь

16. Управление входящей документацией

Секретарь генерального директора выполняет прием, предварительную обработку документов и регистрацию документов согласно рабочей инструкции «Работа секретаря» (РИ-20-РС):

F:\!Система Качества\!Действующие документы\ 05_Отделы\ Делопроизводство и МК\Рабочие инструкции\ РИ-20-РС

1. Распределение документов

   1. Регистрируемые входящие документы с отметкой о регистрации передаются генеральному директору или лицу его заменяющего для принятия решений.

   2. После принятия решения, документы передаются сотрудникам с резолюцией генерального директора и отметкой о регистрации.

   3. В случае невозможности выполнения резолюции генерального директора в установленный срок, ответственный сотрудник обязан проинформировать генерального директора о причинах невыполнения.

   4. Бухгалтерские документы подлежат учету и регистрации. Оригиналы документов передаются в бухгалтерию.

   5. Техническая информация, адресованная специалистам Института, сканируется, регистрируется и передается непосредственно адресату.

1. Управление исходящей документацией

   1. Составление и согласование документа исполнителем.

      1. Официальные письма, составленные секретарем и/или сотрудниками юридического отдела, сохраняются в электронном виде в каталоге F:_Delo/ !Letter

      2. Переписка производственных отделов, связанная с выполнением работ по изменению сроков и/или стоимости работ согласовывается и визируется начальником юридического отдела. Письма сохраняются вместе с договором в каталоге F:_Delo/ !Dogovor-год/ Заказчик/ Номер договора/…

      3. Бухгалтерская переписка сохраняется в каталоге Н: /

      4. Рабочая переписка, связанная с выполнением работ по договору визируется начальником отдела и сохраняется в каталоге F:/_project/...

   2. Отправка документа адресату.

      1. Отдел делопроизводства и МК отвечает за отправку почтовых и факсимильных сообщений.

Отправка факсом:

2. Для отправки документ передается исполнителем в полностью подготовленном виде (подпись, печать) с указанием номера телефона, факса.

Отправка почтой:

3. Для отправки почтой документ передается в отдел делопроизводства и МК с сопроводительным письмом.

4. Документ для отправки необходимо подготовить до 16.00.

Отправка службой экспресс доставки:

5. Решение об отправке документа службой экспресс доставки принимается начальником отдела.

6. Документ для отправки необходимо подготовить с сопроводительным письмом и передать в отдел делопроизводства и МК до 14.00 (регламентированное время заявки на прибытие курьера).

Отправка электронной почтой осуществляется непосредственно исполнителем.

7. Документ для отправки сканируется исполнителем.

8. Отправка документов производится с личного почтового ящика с уведомлением о получении.