базы данных, MS access, лекция, ч.1

Базы данных. Общие понятия.

Базы данных (БД) - это организованный набор фактов в определённой предметной области, или информация, упорядоченная в виде набора элементов, записей одинаковой структуры.

Для обработки записей используются специальные программы, позволяющие их упорядочить, делать выборки по указанному правилу. Базы данных относятся к компьютерной технологии хранения, поиска и сортировки информации.

Структуры БД

БД, в зависимости от способа представления данных и отношений между ними, могут иметь 1) реляционную (таблицы связаны между собой), 2) сетевую (любой объект может быть и главным и подчиненным) или 3) иерархическую (один тип объекта - главный, а остальные — подчиненные) структуры.

Дадим обзор моделей данных:

а) в реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц;

б) иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, — подчиненными (взаимосвязь “один ко многим”);

в) в сетевой модели понятия главного и подчиненного несколько расширены. Любой объект может быть и главным и подчиненным, это означает, что каждый объект может участвовать в любом числе взаимосвязей.

СУБД - система управления базами данных - программное обеспечение для управления и поддержки работоспособности БД. СУБД осуществляют ввод, проверку, систематизацию, поиск и обработку данных, распечатку их в виде отчётов.

В основе БД лежит представление данных в виде таблиц. Основными понятиями в СУБД являются поля и записи. В полях содержатся данные. Поле характеризуется длиной. Совокупность всех полей в строке называется записью.

Структуру простейшей базы данных можно рассматривать как прямоугольную таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть полями, а горизонтальные строки - записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка-запись, которая хранит информацию, например, об одном сотруднике фирмы. Каждая запись представляет собой совокупность полей.

Начальный запуск СУБД Access производится или:

- последовательностью выбора команд Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Access;

Каждая таблица описывает некоторый класс объектов выбранной предметной области, например, студентов вуза или преподавателей, а каждая строка-запись содержит информацию о конкретном объекте (студенте или преподавателе). Каждый же столбец-поле описывает один из атрибутов данного объекта, например, должность или дату рождения. Поэтому все данные одного столбца характеризуются одинаковым типом - множеством допустимых значений и операций над ними. В СУБД Access определены следующие ТИПЫ ДАННЫХ:

• текстовый, длиной от 1 до 255 символов. Количество символов определяется пользователем в процессе создания таблицы. По умолчанию СУБД устанавливает длину тексового поля равной 50;

• числовой, для которого существуют следующие форматы:

• байт (целые значения в диапазоне 0..255);

• целое (целые значения в диапазоне -32768..+32767);

• длинное целое (целые значения в диапазоне -2147483648 .. +2147483647);

• с плавающей точкой (4 байта). Вещественные числа в диапазоне -3.402823*10³⁸ .. +3.402823*10³⁸;

• с плавающей точкой (8 байт). Вещественные числа в диапазоне -1.79769313486232*10³⁰⁸ .. +1.79769313486232*10³⁰⁸.

По умолчанию СУБД устанавливает формат числового поля с плавающей точкой (8 байт).;

• дата/время. Возможны следующие форматы дат:

• полный;

• длинный;

• средний;

• краткий.

Аналогично, для времени также существуют три последних формата.

• денежный. Аналогичен числовому типу с плавающей точкой. Позволяет вводить числа длиной до 15 знаков в целой части и 4 - в дробной;

• счетчик. Значения данного типа автоматически увеличиваются на 1 для каждой новой записи. Пользователь не может сам модифицировать значения поля данного типа;

• логический. Допускаются только два значения для полей данного типа: ПримерДа/Нет (True/False);

• МЕМО (комментарий). Текстовое поле произвольной длины. Может хранить текст длиной до 64 000 байт.

Остальные типы данных, используемые в СУБД Access, будут рассмотрены позже.

При выборе формата типа необходимо стремиться к минимуму используемой памяти, т.е. не имеет смысла выбирать для хранения экзаменационных оценок форматы целое или длинное целое, а также с плавающей точкой, которые занимают в памяти соответственно 2, 4, 4 или 8 байтов. В этом случае целесообразно выбрать целый тип с форматом байт, который требует для своего хранения именно 1 байт.

Каждое поле должно иметь имя, длина которого не может превышать 64 символа. Целесообразно имена выбирать не длиннее хранимых данных, но отображающими их смысл. В именах полей можно использовать любые комбинации букв, цифр, пробелов и других символов, за исключением ., !, ', [ и ].

Для каждой реляционной таблицы существует понятие ключа - набора полей, который однозначно идентифицируют каждую запись таблицы. В такой таблице не допускаются две или более записи с одинаковыми значениями ключевых полей. В общем случае ключ может состоять только из одного поля. Ключевые поля должны быть первыми в таблице. СУБД автоматически производит сортировку записей по ключу.

Для создания новой таблицы необходимо открыть базу данных, перейти на карточку Таблицы и нажать кнопку Создать.

Существует несколько вариантов создания таблицы, но наиболее универсальным является яляется подход на основе Конструктора.

Его запуск приводит к открытию бланка описания структуры таблицы (рис. 1.1), состоящего из четырех столбцов. Во втором указывается имя поля. Переход в третий столбец приводит к появлению кнопки раскрытия, щелчок по которой левой клавишей мыши отображает список допустимых типов полей. Выбор типа также может производиться левой клавишей мыши, а затем в строке Размер поля производится его конкретизация. Четвертый столбец является вспомогательным, в нем хранятся комментарии к создаваемым полям.

Индикатор в первом столбце показывает текущее поле обработки. При установке ключа необходимо установить индикатор в требуемое поле и щелкнуть левой клавишей мыши по пиктограмме Ключевое поле в панели инструментов. Если в качестве ключа определяется несколько полей, то они выделяются путем протягивания мыши с нажатой левой клавишей по ячейкам первого столбца у требуемых полей, а затем щелкается пиктограмма Ключевое поле.

	Имя поля	Тип данных	Описание
Свойства поля
Размер поля

Рис. 1.1

После описания структуры таблицы переходят к ее заполнению. При этом СУБД попросит указать имя создаваемой таблицы и отобразит пустой бланк созданной таблицы, готовый к заполнению.

В процессе работы с таблицей можно в любой момент вернуться в режим конструктора для изменения её структуры путем нажатия мышью пиктограммы , которая отображается в панели инструментов при переходе в табличный режим.