Розділ ііі. Організація системи аналізу і контролю адміністративних витрат тов «нива експо»

3.1. Завдання, суб’єкти, об’єкти та користувачі результатів аналітично-контрольної роботи з формування адміністративних витрат

Значне місце в діяльності ТОВ «Нива експо» посідає контрольно-аналітична робота і насамперед – аналіз і оцінка оперативної обстановки, яка склалася, щодо загального стану та стану адміністративних витрат зокрема.

Призначення контрольно-аналітичної роботи полягає, по-перше, у вивченні закономірностей практично всіх процесів і явищ суспільного життя, які тією чи іншою мірою впливають на діяльність ТОВ «Нива експо», і, по-друге, у використанні здобутих відомостей і знань для забезпечення ефективності діяльності ТОВ «Нива експо».

Аналітична робота на ТОВ «Нива експо» починається з планування. Розрізняють план аналітичної роботи та план (програму) конкретного аналізу.

План аналітичної роботи складається на рік з розбивкою по кварталам: передбачаються зміст, періодичність і методи проведення аналізу, вказуються розділи господарської діяльності та об’єкти, які включені в план періодичного контролю, терміни проведення, відповідальні виконавці, технічні засоби й джерела інформації, які необхідні для аналізу, а також строки і порядок обробки результатів.

Узагальнення результатів аналізу є його кінцевим результатом і оформляється у вигляді аналітичної записки чи звіту. Можна прийняти наступну структуру записки: спочатку характеризуються загальні показники, потім часткові – від позитивних рівнів та змін до негативних; характеристика та розмір впливу факторів, визначаються резерви, причини позитивних та негативних змін, резерви виробництва та шляхи їх мобілізації.

Результати аналізу реалізуються через підготовку та видачу наказів і розпоряджень, в яких містяться найменування заходів, терміни початку та закінчення їх здійснення, визначаються необхідні матеріальні та грошові ресурси, називаються виконавці, відповідальні та контролюючі службові особи чи підрозділи підприємства.

Мета обліку, аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності ТОВ «Нива експо» — створення інформаційної системи управління і забезпечення на цій основі інформаційних потреб управління підприємством.

Мета контрольного процесу конкретизується залежно від функціональної спрямованості його складових.

До завдань фінансового контролю, що постають у системі управління підприємством, належать:

- визначення фактичного стану об'єкта дослідження на певний момент;

- оцінка потенціалу підприємства, його фінансового стану, фінансових ризиків з метою виявлення ознак потенційного банкрутства та запобігання чинникам, щодо цього призводять;

- перевірка відповідності складу і структури джерел фінансування (капіталу) стратегічним напрямам розвитку підприємства, обсягам та видам його діяльності;

- контроль операцій, спрямованих на формування, розміщення та використання фінансових ресурсів;

- моніторинг показників фінансової стійкості, платоспроможності та рентабельності підприємства з метою мінімізації фінансових ризиків та запобігання банкрутству;

- забезпечення виконання управлінських рішень щодо формування, розміщення і використання капіталу, своєчасне усунення відхилень під час виконання цих рішень, запобігання кризовим ситуаціям і банкрутству підприємства.

В найбільш загальному вигляді об'єкти контролю включають ресурси, господарські процеси та їх результати. При цьому під об'єктом контролю розуміють все те, на що направлена контрольна діяльність суб’єкта контролю. Так об'єктами внутрішньогосподарського контролю є дії, події, господарські операції, діяльність центрів відповідальності.

Суб’єктом контрольно-аналітичної роботи в умовах ТОВ «Нива експо» виступає аналітик, тобто посадова особа на яку покладено контроль та моніторинг основних показників діяльності, тобто головний економіст ТОВ «Нива експо» та головний бухгалтер.

Ефективна система контролю за здійсненням бухгалтерського обліку є запорукою надання достовірної, неупередженої інформації користувачам. Виникає необхідність додаткового вивчення теоретичних і практичних проблемних питань, пов’язаних з управлінням адміністративних витрат, як умови ефективного формування результатів господарської діяльності для користувачів інформаційних ресурсів, [35, с.85].

Користувачами облікової інформації щодо адміністративних витрат підприємства, слід вважати фізичних та юридичних осіб, державу та міждержавні організації, які проявляють інтерес до стану та динаміки адміністративних витрат підприємства, та хочуть мати інформацію про величину адміністративних витрат, впевненість у тому, що підприємство буде успішно функціонувати й надалі. Усіх користувачів за ступенем впливу та змістом отримуваної інформації можна поділити на такі групи:

• власники – засновники, інвестори, акціонери;

• працівники – керівники, менеджери, інший управлінський апарат, інші працівники;

• держава – органи податкові, статистики, дозвільної системи, державна комісія з цінних паперів та фондового ринку;

• партнери – постачальники, підрядники, покупці, замовники, інші дебітори й кредитори, банки;

• громадськість – потенційні інвестори.

Таким чином, методикою проведення аналізу є сукупність способів вивчення впливу адміністративних витрат підприємства на його фінансовий стан шляхом виявлення і визначення взаємозв’язків показників, які вивчаються та розподіл їх на складові частини.