- •Содержание
- •1. Общая характеристика нпи КубГту (Дополнительное профессиональное образование нпи КубГту)
- •Миссия нпи КубГту - формирование интеллектуального потенциала России в интересах личности, общества и государства. Ценности нпи КубГту
- •2. Характеристика основных структурных подразделений организации (рабочих мест студентов)
- •3. Кадровое, информационное и техническое обеспечение организации, структурных подразделений, рабочих мест
- •4. Обобщение и подведение итогов. Выводы
3. Кадровое, информационное и техническое обеспечение организации, структурных подразделений, рабочих мест
Проанализируем количественный и качественный состав работников НПИ КубГТУ (ДПО). Данные представим в таблице 6, в которой отразим количество работников управления по каждой из должностей, штатные единицы по каждой должности и определим, есть ли вакантные места. Затем определим качественный состав сотрудников, в котором распределим работников управления по возрастным категориям и по стажу.
Таблица 6 – Количественный и качественный состав работающих
Наименование подразделения (должности) |
|
|
Качественный состав работающих |
||||||||||
штатных единиц |
вакантных должностей |
по возрасту |
по стажу |
||||||||||
до 30 лет |
30 – 40 |
40 – 50 |
50 – 60 |
свыше 60 лет |
до 3-х лет |
3 – 5 |
5 – 10 |
10 – 15 |
свыше 15 лет |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Директор |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
|
Руководитель ДПО |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
|
Преподаватели (наемные) |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
Таким образом, основная масса работающих по возрасту относятся к группе 30 – 40 лет. По стажу преобладают работники со стажем от 5 до 10 лет, что говорит о высокой квалифицированности и опытности сотрудников.
Для того чтобы проанализировать уровень образования и квалификации сотрудников отдела составим таблицу 7, в которой распределим сотрудников по уровню образования, профилю работы и выделим работников повысивших квалификацию в прошлом году либо планирующих повысит квалификацию в текущем году.
Таблица 7 – Уровень образования и повышения квалификации работников, занимающих должности руководителей и специалистов
Должность руководителя и специалиста по уровням управления |
Количество фактически работающих |
Уровень образования |
Количество работников |
|||||||
Специалисты с высшим образованием |
Из них по профилю |
Специалисты со средним специальным образованием |
Из них по профилю |
Работники со средним образованием |
Из них обучается без отрыва от работы |
Повысивших квалификацию в прошлом году |
Планируемых на повышение квалификации в текущем году |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Директор |
1 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Руководитель ДПО |
1 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Преподаватели (наемные) |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
n |
Итак, все работники, занимающие ведущие должности имеют высшее образование, которое соответствует их профилю.
Аттестация – это процедура систематической оценки соответствия деятельности конкретного работника стандарту выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности, с применением методов оценки персонала, это комплексная проверка уровня деловых, личностных, а порой и моральных качеств работника по соответствующей должности.
Для того чтобы проанализировать результаты аттестации сотрудников за 2011 год составим таблицу 8, в которой отразим количество аттестуемых в структурном подразделении, определим какое количество работников соответствует занимаемой должности, не соответствует занимаемой должности, рекомендации по результатам аттестации.
Таблица 11 – Результаты аттестации работников
Должность руководителя и специалиста по уровням управления |
Кол-во аттести-руемых |
Из них |
Внесено рекомендаций по результатам аттестации |
||||
Соответствует занимаемой должности |
Не соответствует занимаемой должности |
||||||
безусловно |
условно |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||
Директор |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
||
Рук-ль ДПО |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
||
Преподаватели (наемные) |
n |
n |
n |
n |
n |
Таким образом, можно сделать вывод о том, что все аттестуемые соответствуют занимаемой должности в связи с результатами аттестации. Существенных нарушений не было выявлено. Это говорит о том, что все сотрудники являются высококвалифицированными специалистами.
Таблица 12 – Динамика объема документооборота
Вид документации |
Годы |
||
2009 |
2010 |
2011 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Входящая документация по корреспондентам: а) запросы контролирующих органов б)отчеты по проделанной работе в КубГТУ в) отчеты об оплате курсов
|
12 36
129 |
12 45
132 |
12 48
156 |
Итого: |
177 |
189 |
216 |
Исходящая документация по корреспондентам: а) отчеты об оплате б)заявление на обучение
|
129 129 |
132 132 |
156 156 |
Итого: |
258 |
264 |
312 |
Внутренняя документация по корреспондентам: а) анкеты (заявления слушателей) б) утвержденный план программ в) справки об обучении г) удостоверения
|
129 11 29 129 |
132 14 27 132 |
156 19 36 156 |
Итого: |
298 |
305 |
367 |
Всего: |
733 |
758 |
895 |
Таким образом, входящая документация по корреспондентам имеет положительную динамику в период 2009-2011 гг. Это говорит о том, что из года в год, количество отчетной документации возрастает, из которых наименьшее количество приходится на запросы контролирующих органов, а наибольшее – на отчеты об оплате. Также исходящая документация по корреспондентам имеет положительную динамику на протяжении всего анализируемого периода 2009-2011 гг., что свидетельствует о том, что по некоторым документам есть необходимость готовить большое количество документов, они систематизированы в единые комплексы. Однако и внутренняя документация имеет положительную динамику. Следовательно, сотрудники в процессе своей деятельности готовят огромное количество документов, которое является результатом деятельности всех сотрудников.
Для того чтобы определить трудоемкость обработки документов составим таблицу 10, в которой отразим периодичность подготовки документов, время подготовки, количество заполняемых экземпляров, время заполнения одного экземпляра и на основе этих данных определим общую трудоемкость обработки документа.
Таблица 10 – Карта определения трудоемкости обработки документов
Документы, подготавливаемые в подразделении |
Периодичность подготовки документов |
Время подготовки документа (включая устные консультации), мин |
Количество заполняемых экземпляров |
Время заполнения одного экземпляра |
Количество документов, подготавливаемых за период |
Количество экземпляров документа за период, год |
Общая трудоемкость обработки документа |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Сведения о количестве слушателей |
2 раза в месяц |
30 мин |
2 |
5 мин |
35 |
2 |
175 |
Сведения о учебном плане |
1 раз в месяц |
1 час |
2 |
10 мин |
19 |
2 |
190 |
Сведения о количестве наемных преподавателей |
1 раз в месяц |
30 мин |
2 |
5 мин |
10 |
2 |
50 |
Сведения об оплате курсов |
1 раз в месяц |
30 мин |
2 |
5 мин |
50 |
2 |
250 |
Таким образом, в среднем документы готовятся 1 раз в месяц, среднее время подготовки документа составляет 30 мин, время на заполнение одного экземпляра составляет 5-10 мин. Документы оформляются в двух экземплярах. Соответственно общая трудоемкость обработки документов составляет от 50 до 250 минут.
Для того чтобы проанализировать информационную характеристику управленческих работ составим таблицу 11, в которой выделим виды деятельности данного подразделения, проанализируем перечень используемых документов и их адресность по назначению, определим календарное время выполнения работы, периодичность в год, а также рассмотрим используемые технические средства.
Таблица 11 – Информационная характеристики управленческих работ
Виды деятельности (управленческие работы) |
Перечень используемых документов и их источник |
Перечень формирующихся документов и их адресность по назначению |
Календарное время выполнения работы |
Периодичность выполнения в год |
Используемые технические средства |
||||
внутренних |
внешних |
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|||
Прием слушателей на обучение |
Устав КубГТУ |
- |
- |
Ежедневно |
Ежедневно |
Компьютер |
|||
Составление документов |
Шаблоны, формы |
- |
- |
Ежедневно |
Ежедневно |
Компьютер |
|||
Оформление слушателей |
Шаблоны, формы |
- |
- |
Ежедневно |
Ежедневно |
Компьютер |
|||
Прием преподавателей |
Устав КубГТУ |
- |
- |
Ежемесячно |
Ежемесячно |
Компьютер |
|||
Составление учебного плана и его реализация |
Должностные инструкции, приказы и распоряжения |
- |
- |
Ежемесячно |
Ежемесячно |
Компьютер |
Таким образом, время выполнения работы в среднем составляет один раз в месяц, причем работы выполняются ежедневно. Основное техническое средство выполнения работы – компьютер.
Для того чтобы определить характер использования технических средств управления составим таблицу 12, в которой выделим виды оргтехники, модели, определим стоимость одного такого устройства, год приобретения, а также оценим средний коэффициент загрузки.
Таблица 12 – Характер использования технических средств управления
Вид оргтехники |
Модель |
Стоимость одного устройства |
Год приобре-тения |
Средний коэффициент загрузки |
Ответственное лицо за хранение и эксплуатацию |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Компьютер |
Asus Acer |
17000,0 |
2009 |
0,9 |
Кулебякина О.А. |
Принтер |
НР Canon |
3500,0 |
2009 |
0,7 |
Кулебякина О.А. |
Канцелярс-кие товары |
- |
1000,0 |
2012 |
0,5 |
Кулебякина О.А. |
Таким образом, основные технические средства отдела – это компьютеры, принтер, канцелярские товары. Эти средства позволяют более оперативно решать поставленные задачи.
Для того чтобы обеспечить высокую работоспособность сотрудника, полное восстановление способности к труду во время отдыха в организациях разрабатывается распорядок рабочего дня. Распорядок рабочего дня регламентирует определенное чередование времени работы и отдыха на протяжении всего рабочего дня.
Для того чтобы определить режим рабочего дня, который установлен в ДПО и составим таблицу 13, в которой выделим основные периоды рабочего дня, определим начало и окончание для каждого из периодов такого времени, а также его продолжительность.
Таблица 13 – Наблюдательный лист
Вид наблюдаемой операции |
Текущее время |
Продолжи-тельность |
Индекс (условное обозначение) |
Примечания |
||||
начало |
окончание |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|||
Прибытие на рабочее место |
9.00 |
9.05 |
5 мин. |
РМ |
|
|||
Подготовка к работе |
9.05 |
9.15 |
10 мин. |
ПР |
|
|||
Просмотр корреспон-денции (письма, заявления, и т.д.) |
9.15 |
10.00 |
45 мин. |
К |
|
|||
Прием слушателей |
10.00 |
18.00 |
7 ч. |
ПГ |
|
|||
Обед |
13.00 |
14.00 |
1 ч. |
О |
|
|||
Обработка документов |
10.00 |
18.00 |
7 ч. |
ОД |
|
|||
Окончание рабочего дня |
18.00 |
18.15 |
15 мин. |
ОР |
|
На основании проведенного анализа можно сделать вывод о том, что время в течение всего рабочего дня используется сотрудниками рационально и способствует подержанию нормальной работоспособности, что благоприятно сказывается на производственном процессе.