Тема 9. Подготовка документов для сдачи в архив

Хранение документов. Общие принципы формирования дел. Номенклатура дел. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок регистрации и хранение. Архив. Оформление документов и дел к уничтожению. Уничтожение документов. Ответственность работников и служб делопроизводства за сохранность документов и информации. Использование ПК при составлении и обработке документов. Архивное хранение документов.

Организация работы с конфиденциальными документами. Документирование сведений. Порядок работы исполнителей с документами. Формирование, оформление и хранение дел.

Литература: [ 1,с.117-141; 2, с. 283-330; 7, с.163-196; 8, с. 280-305; ]

Вопросы для самопроверки

1. Что такое номенклатура дел?

2. Для чего используется номенклатура дел?

3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4. Назовите виды номенклатур дел.

5. Каков порядок составления номенклатур?

6. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Как оформляется номенклатура дел?

10. Что понимается под формированием дел?

11. Как располагаются документы внутри дела?

12. Каков порядок хранения дел?

13. Каков порядок выдачи документов и дел во временное поль­зование?

14. Что понимается под экспертизой ценности документов?

15. Каковы основные критерии оценки документов?

16. Кто проводит экспертизу ценности документов?

17. Что входит в задачи и функции экспертных комиссий?

18. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов?

19. Как оформляется акт на уничтожение документов?

20. Что входит в комплекс работ по оформлению дел?

21. Как оформляются дела временного срока хранения?

22. Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения?

23. Как оформляется лист-заверитель дела?

24. Как оформляется обложка дела?

25. Каков порядок составления и оформления описей дел?

26. Каков порядок передачи дел в архив?

4 Темы и содержание практических занятий

Тема 3. Управленческая документация: требования к составлению и оформлению.

Оформление реквизитов документа, бланков документа

Тема 4. Организационно-правовые документы

Оформление учредительного договора. Составление положения об организации, положения о структурном подразделении, должностной инструкции

Тема 5. Распорядительные документы

Составление актов, приказов, распоряжения. Основные реквизиты при оформлении распорядительных документов.

Тема 6. Информационно-справочные документы

Оформление протокола заседания, акта, докладной записки, служебной записки, объяснительной записки, справки

Тема 7 . Организация работы секретаря руководителя

Составление графика работы секретаря, офис-менеджера и определение их функции

Тема 8. Подготовка документов для сдачи в архив.Хранение документов

Составление номенклатуры дел. Составление и оформление документов и дел к уничтожению. Основные требования к архивному хранению документов

Тема 9. Организация работы с конфиденциальными документами

Составление описей, формирование, оформление и хранение дел. Основные требования, предъявляемые для хранения дел.

5 Контрольная работа

Теоретическая часть состоит из двух вопросов, один из которых заключается в оформлении и составе отдельных реквизитов.

Практическая часть заключается в составлении и оформлении отдельных видов документов.

Задание на контрольную работу представлено в следующем разделе.

6 Задание на контрольную работу

Задание выбирается по начальной букве фамилии студента из таблицы 1, из таблицы 2 согласно выбранного варианта берутся номера задач.

Таблица 1 – Варианты теоретической части

Предпоследняя цифра зачетки	Последняя цифра зачетки
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	0
1	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
2	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
3	21	22	23	24	25	1	2	3	4	5
4	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
5	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25
6	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
7	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
8	21	22	23	24	25	1	2	3	4	5
9	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
0	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25

Таблица 2 – Задачи

Предпоследняя цифра зачетки	Последняя цифра зачетки
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	0
1	1,31	2,32	3,33	4,34	5,35	6,30	7,29	8,28	9,27	10,26
2	11,25	12,24	13,1	14,2	15,3	16,4	17,5	18,6	19,7	20,8
3	21,9	22,10	23,11	24,12	25,13	26,14	27,15	28,16	29,17	30,18
4	31,19	32,20	33,21	34,22	35,23	1,15	2,16	3,17	4,18	5,19
5	6,20	7,21	8,22	9,23	10,24	11,25	12,26	13,27	14,28	15,29
6	16,30	17,31	18,32	19,33	20,34	21,35	22,1	23,2	24,3	25,4
7	26,5	27,6	28,7	29,8	30,9	31,10	32,11	33,12	34,13	35,14
8	1,10	2,11	3,12	4,13	5,14	6,15	7,16	8,17	9,18	10,19
9	11,20	12,21	13,22	14,23	15,24	16,25	17,26	18,27	19,28	20,29
0	21,30	22,31	23,32	24,33	25,34	26,35	27,1	28,2	29,3	30,4