Тема 7. Виды информационно-справочных документов, их назначение и порядок составления

Назначение и виды информационно- справочных документов. Назначение, состав реквизитов и порядок оформления: протоколов, актов, докладных записок, служебных писем. Виды служебных писем. Содержание и правила составления гарантийного и претензионного писем.

Коммерческая переписка с зарубежными партнерами. Структура коммерческих писем, принятая в США и других странах. Правила оформления коммерческих писем на английском языке.

Литература: [ 2, с. 173-189; 4, с. 104-125; 7,с. 72-119; 8, с. 100-121; ]

Вопросы для самопроверки

1. Назовите виды информационно-справочных документов и укажите особенности их составления и оформления.

2. В чем особенности составления и оформления протокола?

3. В чем особенности составления и оформления акта?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем?

8. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?

9. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

Тема 8. Организация работы службы делопроизводства

Цели, задачи и функции службы ДОУ. Функциональные обязанности секретаря. Офис-менеджер, его функции

Современные оргтехнические средства, используемые в службах делопроизводства. Множительная техника и компьютеры в делопроизводстве. MicroSoft Ofice 97, его возможности использования при составлении и обработке документации. Редактор MicroSoft Word, и использование его функций при создании шаблонов документов. Проектирование документов и вывод на печать, возможности печати. Совмещенное использование редактора MicroSoft Word и электронной таблицы EXCEL при составлении документов. Возможности электронной почты для пересылки и получения документов и международная сеть Internet.

Литература: [ 1,с.32-39; 2, с. 189-217; 6, с.66-115; 7,с. 384-445; 8, с. 389-428; ]

Вопросы для самопроверки

1. Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

2. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

4. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

5. Каков должностной и численный состав службы делопроизводства, как он рассчитывается?

6. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

7. Какие требования предъявляются к Положению о службе де­лопроизводства? Какова структура текста Положения?

8. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства? Какова структура текста должностной инструкции?

9. Каковы требования к инструкции по делопроизводству и структура ее текста?

10. Для чего разрабатывается табель форм документов, какова методика его составления?