Автотекст и автозамена

Элемент автотекста - это текстовый объект, помещенный в словарь и доступный для вставки в различные документы. Каждому элементу автотекста присваивается имя до 31 символа длиной.

Элементы автотекста можно использовать для ввода или замены следующей часто используемой информации:

• названия и адреса компании;

• логотипа компании;

• стандартных абзацев (например, разделов контрактов);

• таблиц.

Доступность элементов зависит от используемого шаблона. Элементы автотекста, созданные в файле с определенным шаблоном, сохраняются в этом шаблоне. Различные шаблоны могут содержать разные элементы автотекста.

Элементы автотекста, созданные в шаблоне "Обычный", доступны —в любом документе.

Создание элемента автотекста

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), а затем - команду Создать (Create) (рис. 75).

3. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или в ведите другое имя.

4. Нажмите ОК.

Имеются встроенные элементы списка автотекста (обращения, прощания и т. п.), которые можно использовать при написании гшсем (рис. 76).

Если меню автотекста содержит дополнительный список элементов (Внимание, Обычный, Приветствие и т. п.), выберите нужный.

При создании элемента списка автотекста может быть установлена связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления текста или рисунка.

Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, необходимо включить символ абзаца в выделенный фрагмент.

Вставка элемента списка автотекста

При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих используемому шаблону, а также из шаблона Обычный.

1. Установите курсор в то место текста, куда следует вставить элемент списка автотекста.

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText). Чтобы увидеть полный список встроенных элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу Shift (рис. 77).

3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

4. Нажмите кнопку Вставить (Insert).

Для вставки элемента из полного списка автотекста можно использовать такую последовательность действий:

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText), затем строку -Автотекст из подменю.

2. Установите флажок Автозавершение для автотекста и дат.

3. Выберите нужный элемент из списка элементов автотекста.

4. Нажмите кнопку Вставить, затем ОК.

В дальнейшем при введении в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста нажмите клавишу F3, чтобы принять предложенный элемент списка автотекста. В противном случае продолжите ввод.

Автозамена

Функция Автозамена используется для автоматического исправления наиболее часто встречающиеся опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Параметры автозамены несложно изменить, имеется возможность дополнения существующего списка автоматических исправлений.

Элементы автозамены можно использовать:

• для исправления наиболее распространенных ошибок;

• замены некоторых необычных символов;

• расшифровки аббревиатур и сокращений.

Добавление элемента в список автозамены

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).

2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).

3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите "дял".

4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите "для".

5. Нажмите кнопку Добавить (Replace).

Рис. 78. Автозамена

Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ - Московский государственный университет.

Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.

Замена первой строчной буквы в начале предложения прописной Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK

Параметры автозамены	Операция
Исправлять две прописные буквы в начале слова	Замена второй прописной буквы строчной
Делать первые буквы предложений прописными	Изменение размеров неверно введенных букв и выключение режима CAPS LOCK

Таблица 15. Параметры автоэамены

Если в диалоговом окне Автоэамена установлен флажок Заменять при моде (Replace text as you type), то при автозамене будут автоматически исправляться ошибки и вставляться требуемые объекты (текст, графика и символы).

В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.

Не рекомендуется присваивать элементу списка автозамены реальных имен (например, для расшифровки сокращений). Используйте такие имена, которые не встречаются в реальной работе.

Ё) Работа с мастерами.

2. Понятие функции. Мастер функций.

Итак, при помощи Excel можно анализировать большие массивы данных,

создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения,

вычитания, умножения и деления… Но вместо того, чтобы создавать с нуля

сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций,

можно воспользоваться функциями Excel.

Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип

вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо

предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы

функции. Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций

можно ввести тремя способами, а именно:

. Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

. Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

. Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

Каждая функция должна начинаться со знака равенства (=), в противном

случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя

функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем

все аргументы заключаются в круглые скобки.

После того, как введен знак равенства, имя функции и левая круглая

скобка можно щелкнуть на ячейке (либо диапазоне ячеек), содержание которой

будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать

координаты вручную.

Когда последний аргумент введен, следует набрать правую круглую

скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем необходимо щелкнуть

на кнопке ВВОД в строке формул, или нажать , или клавишу управления

курсором – и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат

вычислений.

3. Работа с мастером функций

Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако

Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка

функции. В открывшемся диалоговом окне (см. рис.2) Мастер функций – шаг 1

указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы

функции, в котором необходимо ввести аргументы функции (рис. 3).

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, рис. 2, здесь содержится

три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически

выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция

отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать

соответствующую категорию из списка, а именно:

. 10 недавно использовавшихся,

. полный алфавитный перечень,

. финансовые,

. дата и время,

. математические,

. статистические,

. ссылки и массивы,

. работа с базой данных,

. текстовые,

. логические,

. проверка свойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в

нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной

функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с

выбором функции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка

функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в

ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда

необходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1 и

щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный

диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо

адрес диапазона) и одновременно в окне справа – числовое значение,

введенное в эту ячейку, а также внизу диалогового окна после слова Значение

отразится итоговое значение функции.

В пользователя всегда есть возможность уменьшить диалоговое окно до

размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этого достаточно щелкнуть по

кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможность и просто

перетащить окно на другое место.

Если необходимо просуммировать содержимое нескольких ячеек, либо

диапазонов, то нужно нажать клавишу или щелкнуть в поле Число2 чтобы

переместить в него курсор (Excel реагирует на это

списка аргументов – появляется текстовое поле Число3). В поле Число2

указываем вторую ячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны для суммирования,

щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести

СУММ в текущую ячейку.

26) А) Работа с таблицами.

Работа с таблицами

Продолжайте работать с файлом pr8.doc из папки kurs. Откройте его и сохраните с именем pr9.doc

Абзацные отступы и символы табуляции не всегда позволяют сделать необходимую разметку документа. Для составления текста, произвольно расположенного на экране, используются таблицы. Например, в сайтостроении таблица является главным инструментом разметки документов. Важность таблиц подчеркнута даже в интерфейсе программы Microsoft Word — в пункте меню существует отдельный элемент Таблица, в котором приведены все доступные в программе возможности по работе с таблицей.

Основным элементом таблицы является ячейка. После выделения необходимых ячеек, задаются параметры левой, правой, верхней и нижней границы, параметры шрифта, способ выравнивания текста внутри ячейки, а также способ заливки. Для удобства форматирования в программе предусмотрена возможность автоформатирования и автоматического подбора ширины и высоты ячеек в зависимости от содержимого. Также имеются возможности производить несложные расчеты и сортировать содержимое. При этом программа Microsoft Word позволяет эффективно работать только с простыми таблицами. Для составления сложных объемных таблиц, а также для ведения расчетов необходимо пользоваться программой Microsoft Excel.

Рассмотрим основные приемы создания и форматирования таблиц.

Для создания простейшей таблицы:

1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу для того чтобы появилась специальная панель инструментов для работы с таблицами, затем щелкните кнопку Добавить таблицу.

2. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов и строк.  

3. Щелкните кнопку ОК.

4. Проанализируйте формы указателя мыши при перемещении в области таблицы. Маленькая черная стрелка используется для выделения ячеек. Двойная черта с двумя стрелками используется для перемещения границ. Вертикальный курсор используется для ввода текста. Значок используется для выделения таблицы целиком.

5. Введите в таблицу необходимую текстовую информацию.

6. Скорректируйте размер ячеек. Для этого переместите вертикальные границы указателем мыши с прижатой левой кнопкой.

7. Сохраните документ.

Замечание. Корректировка таблицы осуществляется с помощью инструментов карандаш и ластик — создающих и стирающих отдельные границы. Например, требуется разбить столбец пополам. Для достижения цели щелчком активизируйте карандаш и начните рисовать вертикальную линию внутри столбца. Программа корректирует рисуемую вами границу, отпустите левую кнопку мыши, когда граница отобразится в нужном вам виде.

Хитрости работы. Для перемещения по ячейкам таблицы в процессе ввода текста удобно использовать клавиши со стрелками на клавиатуре, а также клавишу Tab. Если установить курсор в последнюю ячейку и нажать Tab, то добавится строка. Если таблица находится в начале документа, то написать текст перед ней можно, если установить курсор в начало первой ячейки и нажать Enter.Перед таблицей вставится пустая строка.

Возможности работы с ячейками таблицы представлены в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши на ячейке таблицы.

Таблицу также можно нарисовать с помощью карандаша.

1. Выберите команду Таблица/Нарисовать таблицу  

2. Возьмите инструмент Карандаш и нарисуйте контур вашей таблицы.

3. Поставьте карандаш в нужное место и нарисуйте ячейки.