Глава 2 Учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами

2.1 Учет денежных средств в кассе

Для осуществления производственной деятельности каждое сельскохозяйственное предприятие должно иметь в необходимых размерах оборотные средства, то есть средства, которые обслуживают процесс кругооборота и полностью потребляются и восстанавливаются из выручки после каждого цикла. В составе оборотных средств важное место занимают денежные средства. Они необходимы для приобретения различных производственных материалов, для оплаты труда и всевозможных хозяйственных расходов, для платежей финансовым органам, банку и прочим учреждениям. Обращение наличных денег в России регулируется Положением ЦБ РФ от 05.01.98г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Все организации вне зависимости от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства на счетах в банках. Необходимые для текущей хозяйственной деятельности суммы наличных денег находятся в кассе организации.

В МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративный культуры» имени Н.С. Плохова организован учет денежных средств: наличных и безналичных. Наличные денежные средства в кассе организации хранятся в специально оборудованном помещении с несгораемым сейфом. Кассир, который осуществляет прием и выдачу наличных денежных средств является материально-ответственным лицом, с которым заключается договор на материальную ответственность. При этом он отвечает за обеспечение сохранности наличных денежных средств.

Организация имеет в своей кассе постоянно хранящийся (переходящий) остаток наличных на следующий рабочий день на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд, но не более лимита, установленного банком. Лимит денежных средств в Армавирском совхозе «Декоративные культуры» составляет 50 тыс. руб. Сверх лимита в кассе предприятия могут находиться денежные средства, поступившие на выплату зарплаты в течение трех дней с даты получения их в банке.

Ведение кассовых операций подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов. Поэтому к оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования. Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения кассовых операций в МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова, являются:

- Закон о бухгалтерском учете;

- Положение по ведению бухгалтерского учета;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В соответствии с этими документами, а также Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (Приложение 22)" в МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова применяются типовые первичные документы и учетные регистры. Это:

• Ф КО-1 "Приходный кассовый ордер";

• Ф КО-2 "Расходный кассовый ордер";

• Ф КО-4 "Кассовая книга";

Выдача наличных денежных средств под отчет в Армавирском совхозе «Декоративные культуры» осуществляется при наличии заявления на имя директора и на срок не более 3 дней. При этом подотчетное лицо должно быть ознакомлено с Порядком выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию, и не должно иметь долгов по ранее выданному авансу.

Основой организации по операциям с денежными средствами является первичные документы по поступлению и расходованию денежных средств. Непосредственно по ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием денежных средств организации.

Движение наличных денежных средств в кассе МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. КО - 1, ф. КО - 2). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. В кассовых документах все реквизиты заполняются четко и ясно, подчисток, помарок или исправлений не допускается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязательно проверяет: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - подпись руководителя организации; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые документы после получения или выдачи денег подписываются кассиром.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам платежным ведомостям, с наложением на этом документе штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и, главным бухгалтером.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Приходные, расходные кассовые ордера регистрируются кассиром в Журнале регистрации приходных и расходных документов. В нем кассовым документам присваивается порядковый номер, пишется краткое содержание операций и сумма, по каждому месяцу побивается итог. При этом приходные ордера записываются отдельно от расходных и имеют свою нумерацию (Приложение 6,7). Журнал регистрации контролирует целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег организации, присвоенные номера кассовым документам позволяют проверить полноту произведенных кассиром операций.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в пронумерованную, прошнурованную и опечатанную сургучной печатью кассовую книгу(Приложение 29). Количество листов в ней заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведется в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывной, и является отчетом кассира(Приложение 29). К Записи в кассовой книге производятся после получения или выдачи денег. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре)(Приложение 29). Кассовая книга заполняется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого месяца.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Первого числа каждого месяца в хозяйстве проводят инвентаризацию денежных средств в кассе с полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации генеральный директор МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии(Приложение 22). Обычно это бывает главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера. При инвентаризации присутствует кассир. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей оприходуют соответствующим образом. Одновременно выясняют причины их возникновения. По итогам инвентаризации составляется акт, в котором отражаются ее результаты.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Счет 50 «Касса» в МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова не имеет субсчетов. Все сведения о движении денежных средств отражаются в валюте Российской Федерации – рублях.

В таблице 5 приведены операции учета денежных средств в МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова

Таблица 5. Корреспонденция счетов по движению денежных средств в кассе МП г. Армавира «Армавирский совхоз «Декоративные культуры» им. Н.С. Плохова

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание хозяйственной операции
50 50 50 71.1 70	51 71.01 62 50 50	20 358 8 675  27 175 10 404  15 672	Получены денежные средства с расчетного счета Возвращены неиспользованные подотчетные суммы Поступили денежные средства за оказание транспортных услуг Выданы денежные средства под отчет Выдана заработная плата сезонным рабочим