3.4 Материальные носители учетной информации.

Под носителями первичных учетных данных понимают то, на чем они фиксируются, отражаются. Наиболее распространенным способом отражения информации о хозяйственной деятельности являются бухгалтерские документы. Они являются основанием для отражения данных о фактах хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.

Однако составленные на бумаге бухгалтерские документы не могут использоваться в машинных системах обработки информации. Для механизированной обработки данных из бухгалтерских документов необходимо переносить на машинные носители информации. Поэтому в условиях автоматизированной обработки учетной информации важное значение приобретает вопрос о носителях первичных данных бухгалтерского учета.

Все материальные носители учетной информации подразделяются на три вида:

- приспособленные для восприятия человеком;

- приспособленные для восприятия вычислительными машинами;

- приспособленные для восприятия и человеком и машиной.

Материальные носители первого и третьего вида могут обеспечивать юридическую обоснованность достоверности учетной информации. Они отвечают требованиям документирования в бухгалтерском учете.

Регистрация первичной учетной информации на машинных носителях второго вида позволяет обходится без традиционных бумажных документов. Человекочитаемые бухгалтерские документы в этом случае не создаются, а учетная информация отражается на экране дисплея и записывается непосредственно на машинный носитель. Из системы первичного наблюдения исключается бумажный документ с подписями ответственных лиц. Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности прямо вводятся в ЭВМ.

Исключение из учетного процесса бумажных бухгалтерских документов требует разработки способов юридического подтверждения достоверности регистрируемых данных.

Это обеспечивается при разработки программы за счет:

- специальных условий блокировки ввода данных в случае пропуска каких-либо реквизитов;

- наличие в программе средств идентификации личности, работающей с ЭВМ;

- специальных средств защиты информации.

Контроль над правильностью и достоверностью введения в ЭВМ информации может быть организован путем распечатки первичных данных на бумажном носителе или визуального просмотра данных, выведенных на экран компьютера.

3.5 Внесение исправлений в учётные документы.

Бухгалтерская работа непосредственно связана с оформлением первичных учетных документов.

Принимая во внимание человеческий фактор, при оформлении документов ошибки неизбежны. Однако при своевременном их обнаружении и исправлении они не уменьшают достоверности учета, его доказательной силы. Следует отметить, что если ошибки, допущенные в документах, не исправляются в соответствии с требованиями законодательства, то документы могут терять юридическую силу.

Все документы по отношению к допускаемым ошибкам можно подразделить на две группы:

1) составленные корректно;

2) составленные с ошибками (описками).

Происхождение ошибок может быть различным: описки при записи цифр, наименований ценностей и т.п. Ошибки, встречающиеся в учете, принято классифицировать:

- по причинам возникновения;

- по значению;

- по месту возникновения.

По значению выделяют два типа ошибок: локальные и транзитные:

Локальные ошибки допускаются только в одном документе и не приводят к ошибкам в других документах, регистрах. Транзитные ошибки автоматически переносятся из одного документа в другие.

По месту возникновения выделяют ошибки в записях,в тексте и в числах.

В ФЗ Законе РФ «О бухгалтерском учете» определено, что в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, при этом необходимо также проставить дату исправления. Если в слове неверна хотя бы одна буква, а в сумме - одна цифра, следует полностью зачеркнуть слово или сумму.

При оформлении документа и исправлении ошибок не допускаются стирание и замазывание корректирующей жидкостью, заклеивание неправильных записей, помарки, подчистки и любые другие исправления.

Следует отметить, что возможность исправления распространяется не на все документы. Внесение исправлений, в т.ч. и оговоренных, например, в кассовые документы не допускается. В данном случае необходимо составить новый документ. При этом, если он не является бланком строгой отчетности, испорченный бланк выбрасывается, а если является - его аннулируют (погашают путем перечеркивания и проставления надписи «аннулировано») и хранят в соответствии с установленными требованиями. Однако нередко ошибки обнаруживаются после того, как документ составлен и проведен в учете. Можно ли в такой ситуации внести исправления и как это сделать, чтобы документ сохранил юридическую силу?

Должностные лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Инструкцией о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2005 № 83, определено, что сторно - способ исправления ошибок в регистрах бухгалтерского и налогового учета путем составления бухгалтерской проводки с отрицательными числами. Эти числа записываются красными чернилами («красное сторно»). При подсчете итогов в регистрах бухгалтерского и налогового учета числа, записанные красными чернилами, вычитаются.

Исходя из этой нормы законодательства можно сделать вывод, что исправления в первичных бухгалтерских документах методом «красное сторно» не делаются.