26. Управление и эффективность коммуникаций. Преграды и конфликты в деловых коммуникациях.

Управление и эффективность коммуникаций.

Коммуникация в фирме - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия решений, и доводит принятое решение до исполнителей.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом. Если люди не смогут обмениваться информацией, то ясно, что они не смогут работать вместе, формулировать общие цели и достигать их.

Обмен информацией существует:

а) между фирмой и внешней средой;

б) между иерархическими уровнями управления фирмы (по вертикали);

в) между подразделениями одного уровня (по горизонтали);

г) между руководителем и подчиненными (составляет 2/3 общего объема);

д ) неформально между работниками фирмы ("слухи", уровень точности которых может быть довольно высок).

Для обмена информацией в фирме используются разные средства. Деловые беседы, обсуждения, совещания, телефонные разговоры, собрания, служебные записки, отчеты, справки и тому подобная документация, циркулирующая внутри фирмы, которая зачастую является реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации должны осуществляться в нужное время (своевременно), должны быть достоверными (не должны расходиться между словом и делом) и достаточно полными (чрезмерные коммуникации вредны).

Руководитель тратит на деловое общение (коммуникации) от 50% до 90% своего рабочего времени. Примерно 70% руководителей считают главным препятствием на пути достижения эффективной работы плохие коммуникации. Способность руководителя общаться (его коммуникабельность) является одним из основных его качеств.

Эффективно работающие руководители - это люди, которые эффективны в деловом общении. Они понимают суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения, представляют, как среда влияет на обмен информацией.

Если коммуникации налажены плохо, то и решения могут оказаться ошибочными; люди могут неверно понимать, чего от них хочет руководство. Наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Поэтому эффективность коммуникаций определяет не только качество принимаемых решений, но и то, как они в действительности будут реализованы.

Преграды и конфликты в деловых коммуникациях.

Коммуникативный барьер – это психологическое препятствие на пути адаптивной информации между партнерами по общению. Какие же это барьеры и как их преодолевать?

К преградам, возникающим в организационных коммуникациях относятся такие:

1) недостаточное внимание важности коммуникации;

2) искажение сообщений;

3) информационные перегрузки;

4) неудовлетворительная структура организации.

В процессе делового общения возможно возникновение, по крайней мере, трех коммуникативных барьеров и их различные модификации:

1)"авторитет";

2)"избегание";

3)"непонимание".

Первые два обеспечивают защиту от источника информации, последней защиту от самого сообщения.

1. Барьер "авторитет".

Разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в доверии другим.

2. Барьер "избегание".

Человек избегает источников воздействия, уклоняется от контакта с собеседником. Если уклониться невозможно, то он прилагает все усилия, чтобы не воспринимать сообщение (невнимателен, не слушает, не смотрит на собеседника, использует любой предлог для прекращения разговора).

3. Барьер "непонимание".

Зачастую источник информации заслуживает доверия, авторитетен, однако информация "не доходит"

Коммуникативные барьеры:

1) Некомпетентность;

2) Неумение выражать свои мысли;

3) Плохая техника речи;

4) Неумение слушать;

5) Барьер модальности;

6) Барьер характера.

Наши типичные ошибки: неправильные отношения в ожидании партнера; нам кажется, что партнер должен догадываться о том, что мы чувствуем; не улавливаем подтекст разговора; если поведение человека нам неприятно, нам кажется, что он плохо к нам относится или даже делает это нам назло; мы стараемся оправдать ожидания собеседника. Чтобы преодолеть барьеры в общении, нужно поставить "диагноз" себе или партнеру и так построить свое поведение, чтобы уменьшить или устранить барьер.

В процессе коммуникации важно, чтобы говорящий и слушающий адекватно воспринимали друг друга.