Использование возможностей ms Excel при автоматизации учета первичных показателей
В качестве примера простого учетного приложения рассматривается типовая задача учета движения ТМЦ (товарно-материальных ценностей). В учетном приложении выполняется собственно первичный учет через регистрацию следующих операций:
приход ТМЦ (закупка у Поставщиков или собственное производство);
расход ТМЦ (продажа Клиентам);
списание ТМЦ (в случае обнаружения брака).
После регистрации массива данных по этим операциям в приложении рассчитываются показатели эффективности (прибыль, рентабельность) по отдельному товару и предпринимательской деятельности в целом, а также строятся графики по динамике закупок и выпуску товара, динамике продаж, активности клиентов, эффективности работы менеджеров и т.д. для последующей обоснованной корректировки планов по ведению бизнеса.
В качестве прикладной области рассматривается деятельность по выпуску и реализации продуктов питания – эта задача понятна каждому, так как все мы являемся потребителями такой продукции.
Вместе с тем, фирма, деятельность которой будет регистрироваться в учетном приложении, кроме выпуска хлебобулочной продукции может заниматься производством, закупкой и реализацией ТМЦ любого назначения и ассортимента – это самостоятельный выбор студента, выполняющего работу.
Структура учетного приложения
В любой прикладной области структура учетного приложения для регистрации движения ТМЦ примерно одинакова (рис. 1):
Создаются базовые справочники, в которые заносится вся необходимая информация для последующей удобной работы: ФИО ответственных за операции, Поставщики, Клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и т.д.
Определяются поля для регистрации прихода/расхода ТМЦ;
Задаются формулы для расчета контролируемых показателей (наличие товаров на складе, выручка от продажи товара, процент брака при списании товара и т.д.) и рассчитанные значения выводятся в наглядной форме.
Рис. 1. Структура учетного приложения
Итак, Вы – начинающий предприниматель, организовали цех по выпуску хлебобулочной и кондитерской продукции. Кроме этого, Вы оптом закупаете некоторый ассортимент продуктов у нескольких поставщиков для последующей реализации товара в розницу.
У Вас есть ассортимент выпуска: 5 и более товарных групп, в каждой из которых 5–10 товаров, также известны данные по затратам, объему выпуска, продажам и т.д. Первоначально работа с учетным приложением заключается в многократной регистрации элементарных операций: приход товара на склад, расход товара и списание товара со склада в течение определенного периода. Длительность анализируемого периода (производственного цикла) составляет 1 месяц.
Задание 1 (1 балл)
Переименовать первый лист книги MS Excel в ТитЛист, оформить титульный лист – указать свою фамилию, имя, группу, придумать название фирмы, описать направления ее хозяйственной деятельности, разработать логотип.
Задание 2 (5 баллов)
Переименовать второй лист книги MS Excel в Справочники-1. Для каждого справочника:
указать прописными буквами его название;
отделить название от списка пустой строкой;
в первой строке списка привести полужирным шрифтом имена полей (в дальнейшем они будут использоваться при присвоении имен соответствующим диапазонам);
закрепить строку имен полей, чтобы она не исчезала при перемещении по экрану (Вид / Закрепить области);
внести в справочник необходимую информацию, предусмотрев возможность ее добавления.
Создать и заполнить справочники:
«Должности сотрудников организации» – одно текстовое поле с названием «должность». Заполнить 3-5 строк, предусмотреть возможность расширения до 10 позиций.
«Сотрудники организации»
текстовое поле «сотрудник» с указанием Ф.И.О. сотрудника – вводится пользователем (5–10 сотрудников).
текстовое поле «должность» занимаемой сотрудником должности – организовать с помощью создания раскрывающегося списка из диапазона ячеек справочника Должностей (Приложение 1):
присвоить имя «должность» диапазону должностей (предусмотреть место для новых данных);
в заполняемом поле выполнить Данные / Проверка данных / Тип данных: список; Источник: =должность.
«Поставщики» – текстовые поля: «поставщик» (указать название организации), «адрес», «ФИО контактного лица», «телефон», «эл. почта».
Справочник заполняется пользователем с помощью Формы (Приложение 2). Предварительно следует вывести кнопку Форма на панель быстрого доступа: правая кнопка мыши на ленте / Настройка панели быстрого доступа / Выбрать команды из: Все команды / Форма / Добавить >>.
Ввести данные для 4–5 поставщиков. Так как по условиям задачи имеется собственное производство хлебобулочных изделий, то одним из поставщиков должно собственное производство.
«Клиенты» (потребители продукции) – текстовые поля: «клиент» (указать название организации), «адрес», «ФИО контактного лица», «телефон», «эл. почта». Справочник заполняется пользователем с помощью Формы, ввести данные для 4–5 клиентов.
Переименовать третий лист книги MS Excel в Справочники-2. Создать и заполнить справочники:
«Товарные группы» – столбец «товарная_группа» (3–5 названий товарных групп); код группы (целочисленное значение, например, 100, 200 и т.д.). Обязательная товарная группа «хлебобулочные изделия» с кодом 100.
«Постоянные затраты»: фиксируются все постоянные затраты в течение месяца (аренда склада, кондитерского цеха, автотранспорта, зарплата персоналу, реклама оплата электроэнергии и т.д.). Структура справочника: «статья затрат»; «затраты, руб/месяц» – вводятся пользователем.
«Единицы измерения»: столбец «ед_измерения» (шт., кг, коробка, упаковка, …).
«Тип операции»: столбец «тип_операции» (приход, расход, списание).
Переименовать четвертый лист книги MS Excel в Товары. Создать и заполнить справочник «Товары (ТМЦ)». Регистрируемые поля:
|
№ поля |
Имя поля |
Источник данных |
Примечания |
|
1 |
товарная группа |
справочник товарных групп |
выпадающий список |
|
2 |
наименование товара |
вводится пользователем |
5 товаров для каждой товарной группы |
|
3 |
артикул |
вводится пользователем |
уникальное число, характеризующее товар, составляется на основе кода товарной группы, к которой относится товар. Например, если коды товарных групп равны 100, 200, 300 и т.д., то артикулы первой товарной группы могут быть 101, 102, 103 и т.д., артикулы второй товарной группы 201, 202, 203 и т.д. |
|
4 |
ед. измерения |
справочник единиц измерения |
выпадающий список |
|
5 |
цена реализации, руб/ед. |
вводится пользователем |
|
|
6 |
цена закупки, руб/ед. |
вводится пользователем или, если известна себестоимость производства 1 кг продукта, вычисляется: ЦЗед=ЦЗкг*М |
при наличии собственного производства переменные затраты на производство единицы измерения продукции |
|
7 |
масса ед. измерения (М) |
вводится пользователем |
вес одной коробки, вес одной штуки, упаковки |
|
8 |
цена закупки, руб/кг |
вводится пользователем или, при известной цене закупки за единицу измерения, вычисляется: ЦЗкг=ЦЗед/М |
при наличии собственного производства себестоимость производства за 1 кг продукции |
|
9 |
цена утилизации брака, руб./кг |
вводится пользователем |
весь брак продается на переработку по низкой цене за 1 кг, вне зависимости от единицы измерения товара |
Часть товаров и товарных групп задается студентом самостоятельно, исходя из его интересов и предпочтений. Вместе с тем, часть товаров должна быть одинакова для всех, чтобы можно было легко проверять правильность работы расчетных формул у всех студентов по одинаковым товарам. Поэтому в справочник товарных групп должна быть включена товарная группа «хлебобулочные изделия». В справочник товаров нужно занести товары из этой группы со следующими характеристиками:
|
Наименование товара |
Единица измерения |
Вес единицы измерения, кг |
Цена реализации за ед. измерения, руб |
Цена закупки (затраты на производство), руб/кг |
Цена утилизации брака, руб/кг |
|
Батон |
шт. |
0,7 |
15 |
6 |
2 |
|
Торт |
шт. |
1,2 |
1000 |
500 |
2 |
|
Сушка |
упаковка |
0,5 |
40 |
30 |
2 |
|
Крекер |
коробка |
0,3 |
45 |
90 |
2 |
