5. Обеспечение сохранения служебной и коммерческой тайны

Оптимизируя систему коммуникаций организации, управляющий обязан подумать о сохранении информации от многочисленных угроз, к числу которых относятся кража документов и перехват информации в других каналах связи, случайное или сознательное уничтожение и искажение информации. Реализация хотя бы одной из этих угроз может причинить фирме значительные убытки и привести к разорению. По мере развития фирмы и повышения ее статуса проблема становится все более актуальной. Ее решение постоянно усложняется из-за быстрого развития шпионских технологий, включающих не только методы прямого проникновения на территорию проникновения, но и обработку потоков общедоступной информации (что, как утверждается, позволяет получить до 95 % необходимой разведывательной информации).

В связи с этим крупные предприятия вынуждены создавать службы безопасности или прибегать к услугам частных охранных фирм, расходуя на эти цели до 15 % от общего объема затрат фирмы. Малым же предприятиям часто приходится рассчитывать на собственные силы и создавать упрощенную систему безопасности.

Многочисленные публикации на данную тему позволяют представить весь процесс защиты информации предприятия от несанкционированного доступа в виде трех этапов:

1) определение сведений, оставляющих коммерческую тайну;

2) разработка системы защитных мер;

3) обеспечение установленного порядка защиты информации

Определение служебной и коммерческой тайны имеет не только экономическое, но и юридическое значение. Поэтому его формулировка определяется главным управляющим организации с учетом действующего законодательства. Так, согласно статье 139 Гражданского кодекса Российской Федерации информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Состав и объем сведений, являющихся коммерческой тайной, порядок их защиты определяются управляющим организации. Следует учесть, что в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 года N 35 часть сведений о деятельности организации не могут быть отнесены к коммерческой тайне. В частности, это учредительные документы, информация о численности, составе работающих, их заработной плате, об условиях труда и наличии рабочих мест. Также не могут являться коммерческой тайной сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий руда, о реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также о других нарушениях законодательства Российской Федерации и размерах причиненного этим ущерба.

После определения перечня сведений, составляющих коммерческую тайну организации, необходимо решить:

- в каком документальном или ином виде и в какой форме будет проявляться коммерческая тайна;

- каковы ориентировочные сроки ее защиты;

- в каких подразделениях, на каких рабочих местах и при помощи каких технических средств будет производиться обработка, накопление и передача информации, представляющей коммерческую тайну.

В зависимости от важности защищаемой информации необходимо применить грифы "весьма конфиденциально" или "конфиденциально", которые показывают, что права на данную информацию охраняются законом. Должны быть определены сроки действия указанных грифов и порядок их пересмотра.

После выделения коммерческих секретов необходимо наладить систему их защиты. К числу наиболее известных и доступных организациям защитных мер относятся:

- определение круга сотрудников, которым информация, составляющая коммерческую тайну, действительно необходима для выполнения служебных обязанностей;

- предоставление доступа к такой информации только лицам, имеющим на то разрешение (это обеспечивается размещением сотрудников в различных помещениях и соблюдением принципа "чистых столов" при отсутствии сотрудников на рабочих местах);

- соблюдение правил обеспечения безопасности информации в процессе служебной переписки, ведения деловых переговоров, при пользовании средствами связи, обработки и накопления информации;

- обеспечение технической, а при необходимости и физической защиты помещений, систем связи и средств накопления информации, образцов изделий и т.п.;

- своевременное и в установленном порядке уничтожение ставших ненужными секретных документов, копирок, оптических и магнитных носителей информации и т.п.

Обеспечивая установленный порядок защиты информации, реализуют разработанные защитные меры, а также, в случае необходимости, предпринимают дополнительные меры защиты. К их числу относят: меры направленные на учет "кадрового фактора" и поддержание нормального нравственного климата в коллективе. Специалистам известно, что сохранность секретов фирмы более чем на 80 % зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания кадров. Сотрудники должны быть предупреждены об ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, и дать письменное обязательство об их неразглашении и неиспользовании в ущерб организации.

О важности нравственного климата говорили многие классики теории управления. К их числу относится знаменитый американский предприниматель Ли Якокка, который сравнивает фирму, имеющую плохой нравственный климат, с решетом. Сквозь него секретные данные начинают просачиваться наружу ... возможность утраты фирменных секретов утраивается.

Реализуя воспитательный фактор, специалисты в области борьбы с промышленным шпионажем рекомендуют следующие простые, но весьма эффективные меры:

- использовать любые возможности для выработки у сотрудников чувства "фирменного патриотизма" и личной ответственности за сохранность коммерческих секретов;

- поощрять сотрудников фирмы за добросовестное выполнение норм и правил защиты фирменных секретов и одновременно наказывать всякого, кто их нарушает;

- обучать сотрудников правилам и методам защиты коммерческой тайны, указывая при этом, что выполнение таких правил - неотъемлемая часть служебных обязанностей.