Информационные технологии управления / Учебные пособия / ИТУ_Ч2_Зубарев Ю.А., Орлова
.pdfВоснове технического проекта лежит техническое задание (о котором говорилось выше). Он содержит результаты детального проектирования, спецификации каждого компонента, интерфейсы между компонентами, требования к тестам, план интеграции компонентов.
Вроссийской практике результаты предпроектного обследования, техническое задание и технический проект часто сводятся в один документ (техническое задание). Реализация описываемого плана в полном объеме предполагает, что в этом случае данные будут хотя бы тематически разделены.
Начальная переподготовка
Цель начальной переподготовки – обучение персонала, который затем будет работать над внедрением системы.
В первую очередь, следует определить предметных экспертов – сотрудников компании-заказчика, которые знают автоматизируемый участок лучше, чем кто-либо другой, и смогут стать лучшими преподавателями.
Большое значение имеет переподготовка по обеспечению необходимой точности данных (см. ниже ―Управление данными‖).
Планирование
Как правило, на предприятии существуют два плана автоматизации: стратегический и оперативный.
Стратегический план содержит базовые принципы, в том числе:
цели;
способ автоматизации (комплексная, кустовая и т. д.);
долгосрочную техническую политику (стандарты и т. д.);
ограничения (финансовые, временные и т. д.).
Стратегия автоматизации должна соответствовать общей стратегии бизнеса.
В некоторых компаниях с большим успехом использовался подход, связанный с определением критических факторов успеха. Эти факторы часто не совпадают с целями и задачами организации.
Например, стратегическими задачами предприятия, работающего в автомобильной промышленности, являются: рост производства, капитализация, ввод новых мощностей, перенос части производства в другие регионы. Эти задачи определят стратегический план автоматизации.
Критическими факторами успеха для того же предприятия могут быть: экономия топлива, усовершенствование дизайна автомобиля, эффективная организация торговли, жесткий контроль за стоимостью изготовления. В плане автоматизации этим моментам также должно быть уделено значительное внимание.
Критические факторы успеха целесообразно пересматривать раз в три месяца. Соответственно, важно своевременно корректировать и стратегический план автоматизации.
201
В оперативном плане определяются основные этапы автоматизации и сроки их реализации (переподготовка, внедрение новых алгоритмов управления данными, переход на новую систему и т. д.).
Управление данными
Уайт делит данные на первостепенные и второстепенные. В первостепенных данных неточность недопустима. Второстепенные позволяют некоторый разброс параметров.
Приведем примеры управления данными в различных областях автоматизации.
Управление производственными запасами (MRP). Входные данные:
Контрольный график. Показывает, какие конечные продукты будут произведены, когда они потребуются и в каком количестве. Как правило, составляется на основе требований, а не возможности, поэтому начальный график не всегда выполним.
Файл списка материалов. Содержит перечень всех узлов, подузлов, деталей и сырьевых материалов, необходимых для производства одной единицы конечного продукта. Минимальная точность данных – 98%.
Файл данных по материально производственным запасам. Используется для хранения информации о состоянии каждого элемента производства. Минимальная точность – 95%.
Торговля (упрощенный вариант управления запасами). Входные данные:
Планируемые объемы продаж.
Данные по номенклатуре товаров. Требуют максимальной точности. На всех складах и в подразделениях необходимо использовать единый иерархический справочник продукции. Механизмы изменения, добавления и удаления элементов справочника следует строго регламентировать. Любая ошибка приведет к труднообратимым последствиям и дополнительным психологическим сложностям.
Пример. Оператор не слишком уверенно работает со справочником товаров. Не найдя нужного наименования, он добавляет новый элемент, который отличается от искомого, скажем, одним пробелом (―водка особая‖ – ―водка особая‖). После чего оформляется поступление товара на склад.
Результат: на складе числится недостача, хотя на самом деле получение отражено. Вывод? Компьютер ―напутал‖. Сотрудники перестают верить программе, и во всех последующих бедах автоматически оказывается виноват компьютер.
Если ошибка не выявлена сразу, она может привести к полному хаосу (по мере отражения новых приходов и расходов).
– Данные по материально-производственным запасам. К ним относится информация по запасам на складах, товарам в пути, браку, товарам, отданным на реализацию, планируемым закупкам. Требуется высокая точность. Наиболее распространенная ошибка – хронологически неверный ввод документов.
202
Пример. Данные о разгрузке фуры задерживаются, хотя товар на склад уже поступил. Клиент торопит. Дилемма: побыстрее обслужить клиента или ждать прихода выверенных данных. Нередко выбирается первое. Некоторые фирмы ухитряются постоянно работать с отрицательным остатком на складе. Приход товара оформляется, ―когда есть время‖ (отгрузка – вот настоящая работа, которую надо своевременно выполнять!).
Чтобы организовать эффективное управление данными, следует:
провести переподготовку персонала (объяснить сотрудникам, почему необходима требуемая точность данных);
создать систему персональной ответственности;
обеспечить контроль.
Это самый трудоемкий этап внедрения.
Параллельное внедрение
Новые технологии целесообразно внедрять параллельно в различных областях производственной деятельности (бухгалтерия, кадры, производство, контроль качества, САПР и т. д.).
Сокращается общее время внедрения, возрастают интеграционные возможности модулей. Проведение интеграции на раннем этапе значительно уменьшает трудоемкость работ.
Выбор системы
В России этот этап имеет свои особенности. Как правило, проект по внедрению реализует поставщик конкретного программного обеспечения, так что речь о реальном выборе не идет. Однако в последнее время увеличился спрос на услуги консалтинговых фирм, не ―привязанных‖ к конкретной системе. Их подход более объективен. Они не стремятся выполнить план продаж определенного продукта и могут сосредоточиться на исследовании бизнес-процессов и поиске средства повысить эффективность работы предприятия.
Безусловно, многое зависит от конкретных участников проекта. Помню случай, когда компания, продвигающая R3, проанализировав деятельность предприятия-заказчика (представитель автомобильной промышленности), предложила ему установить систему Baan. В то же время так называемая ―независимая консалтинговая компания‖ активно ―впаривала‖ всем подряд ПО конкретного производителя, который ей за это приплачивал.
Ввод в эксплуатацию
Есть несколько способов приступить к использованию новой системы:
Параллельная стратегия. Одновременная работа вручную, на ―старой‖ системе и на внедренной. Результаты постоянно сравниваются, новая система адаптируется. Недостаток – значительные трудозатраты (вследствие дублирования), большие сроки внедрения.
Скачок (шоковая терапия). ―С понедельника работаем на новой системе!‖ Эффективно, но иногда приводит к провалу.
203
Опытная эксплуатация пилотного проекта. Скачок в рамках одного производственного участка. Такой пошаговый запуск наиболее надежен, существенно снижает риск неудачи.
Узкое место. Автоматизация самого ―узкого‖ производственного места с постепенным расширением области автоматизации.
Этапы развития функциональности
Независимо от способа ввода в эксплуатацию, достижение максимальной функциональности системы обычно проходит в несколько этапов:
Создание прототипа (прототопирование). Под прототипом понимается набор программ, моделирующий в общих чертах работу системы. Прототип демонстрируется сотрудникам заказчика, чтобы они могли ознакомиться с системой, внести свои предложения относительно функциональности.
Создание рабочих проектов. Рабочий проект – система с неполной функциональностью, на которой, тем не менее, можно проводить основные операции и обучение.
Разработка и внедрение. Функциональность доведена до оптимального состояния, система готова к эксплуатации.
Оценка результатов
Получение ―обратной связи‖: результаты деятельности системы сравниваются с целями, сформулированными на начальном этапе и скорректированными в процессе внедрения. Данный этап позволяет понять, насколько успешен проект внедрения.
Анализ текущего состояния
Анализ текущего состояния выявляет, какие задачи, процессы выполнены эффективно, какие требуют изменений и доработок; обеспечена ли необходимая точность данных.
Постоянная переподготовка
Переподготовка не завершается после внедрения системы. Она должна проходить регулярно.
Старый добрый ГОСТ
Сейчас нередко звучат призывы активнее обращаться к старому доброму ГОСТу, а не выдумывать какие-то новые сомнительные методики внедрения.
Несомненно, придерживаться стандартов полезно, но, на наш взгляд, существующий ГОСТ 34.601-90 (от 1992 г) не может служить эффективной методологией. Слишком сильно в нем влияние социалистической, плановой экономики. Кроме того, он чересчур универсален.
204
Рассмотрим содержание отечественного ГОСТа ТЗ 34.601-90 ―Автоматизированные системы стадии создания‖ (дата введения 01.01.92 г.).
Стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС) для различных видов деятельности (исследование, проектирование, управление и т. п.), в том числе на их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях.
Устанавливаются следующие стадии и этапы создания АС:
формирование требований к АС;
разработка концепции АС;
техническое задание;
эскизный проект;
технический проект;
рабочая документация;
ввод в действие;
сопровождение АС.
По аналогии с планом Уайта, первые три пункта резонно отнести к нулевому этапу проекта.
Формирование требований и разработка концепции
Формирование требований к АС включает в себя:
обследование объекта и обоснование необходимости создания АС (сбор данных об объекте автоматизации и видах деятельности, оценка технико-экономической, социальной и др. целесообразности создания системы);
формирование требований пользователя к АС (характеристика объекта автоматизации, описание требований к системе).
Разработка концепции предполагает:
изучение объекта (―детальное изучение объекта автоматизации и необходимые научно-исследовательские работы, связанные с поиском путей и оценкой возможности реализации требований пользователя‖);
проведение необходимых научно-исследовательских работ;
разработку вариантов концепции АС, удовлетворяющих требованиям пользователя.
Некоторые комментарии
Что бросается в глаза в первую очередь? Требование проводить оценку целесообразности уже на первом этапе обследования. Это напоминает советское время, когда автоматизация отделов и структур предприятия осуществлялась ―планово-хаотически‖: решения принимались заранее и последующие обоснования фактически были отпиской.
Очевидно, что принять обоснованное решение о целесообразности внедрения можно только после полноценного исследования, проведенного в рамках работ нулевого этапа.
205
Втексте стандарта используется термин ―объект автоматизации‖ (―изучение объекта автоматизации‖, ―требования к объекту автоматизации‖ и т. д.). Однако под таким объектом можно понимать структуры предприятия, а можно – его бизнес-процессы.
Взависимости от этого, участники проекта ориентируются либо на ―структурный‖ (малоэффективный), либо на ―процессорный‖ подход (что далеко не одно и то же).
Формирование требований и разработку концепции можно (с некоторой ―натяжкой‖) отнести к предпроектному обследованию. В первом случае процессы предприятия описываются ―как есть‖, во втором – ―как будет‖.
Вкомментариях к пункту ―Обследование и оценка необходимости‖ перечислены требования, определяемые заказчиком: ―ограничения допустимых затрат на разработку, ввод в действие и эксплуатацию, эффект, ожидаемый от системы, условия создания и функционирования системы‖.
Ограничения затрат и эффект от системы стоит, наверное, отнести к разделам ―Технико-Экономическое Обоснование‖ (ТЭО) и ―Выработка целей‖. Определить их корректно на первом этапе все равно не удастся.
На последней стадии разработки концепции стандарт предлагает в общем случае создавать альтернативные варианты и планы их реализации; оценивать преимущества и недостатки этих вариантов, а также объем необходимых средств.
Как нам кажется, столь масштабные исследования можно было проводить лишь в неторопливые времена развитого социализма. К тому же, не совсем понятно, о каких концепциях идет речь и по какому критерию эффективности их надо сравнивать.
Таким образом, в первых трех пунктах ГОСТа, которые мы отнесли к нулевому этапу, относительно четко описаны только две стадии: Предпроектное обследование и Техническое задание.
Следующие пункты относятся непосредственно к процессу внедрения.
Эскизный проект, технический проект, рабочая документация
Создание эскизного проекта включает:
разработку предварительных проектных решений по системе и ее
частям;
разработку документации на АС и ее части.
Этот этап является фактически предварительной фазой построения технического проекта. Оно предполагает:
разработку проектных решений по системе и ее частям;
разработку документации на АС и ее части;
разработку и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) по их конструированию;
разработку заданий ―на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации‖.
206
В рамках формирования рабочей документации предусмотрены:
разработка рабочей документации на систему и ее части;
разработка или адаптация программ.
Ввод в действие, сопровождение
Ввод в действие – самый емкий раздел ГОСТа. В него входят:
подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие;
подготовка персонала;
комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);
строительно-монтажные работы;
пусконаладочные работы;
проведение предварительных испытаний;
опытная эксплуатация;
проведение приемочных испытаний.
Впоследовательности, представленной в ГОСТе, можно обнаружить элементы управления данными. Предусмотрены классификация и кодирование информации (―Разработка проектных решений по системе и ее частям‖), внедрение классификаторов (―Ввод в действие‖), загрузка информации в базу данных и проверка ведения этой базы (―Пусконаладочные работы‖).
Вэтот довольно ограниченный список действий не входят: определение точности данных, контроль, общая классификация и т. д.
На подготовку персонала выделен всего один пункт, чего явно недостаточно.
Этапы Опытный пример, Получение результата, Анализ текущего состояния отражены в процессе ―Ввод в действие‖ сравнительно полно:
предварительные испытания;опытная эксплуатация;приемочные испытания.
Сопровождение АС включает:
выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;
послегарантийное обслуживание.
Выводы
Недостатки стандарта:
ГОСТ ТЗ 34.601-90 не ориентирован на конкретный вид программного продукта. В нем не учтены особенности внедрения комплексных систем автоматизации предприятия (особенно – в области обучения персонала и управления данными). Многие понятия определяются слишком широко.
ГОСТ содержит рудименты ―планово-социалистического‖ подхода к управлению предприятием. Нулевой этап внедрения плохо
207
проработан. Отсутствует этап предварительной переподготовки. Неубедительно и непоследовательно сформулированы процессы Выработка целей и ТЭО.
Стандарт имеет и ряд достоинств. В частности, хорошо проработана технологическая цепочка: Обследование – Техническое задание – Технический проект и Опытный Пример – Получение результата – Анализ текущего состояния. Это универсальные элементы внедрения, необходимые для автоматизации во всех областях деятельности.
ГОСТ – открытый, публично доступный стандарт внедрения. Несмотря на все недостатки, он превосходит по качеству многие ―уникальные‖ и ―эксклюзивные‖ методики.
Знающему достаточно
В последней части раздела хотелось бы рассмотреть внедренческие методики некоторых ИТ-компаний. Мы не ставим целью подвергнуть критике эти разработки (как и прорекламировать их). Основным источником послужили сайты и общедоступные материалы рассматриваемых фирм.
Не исключено, что в недрах уважаемых компаний хранятся пухлые фолианты, посвященные внедрению и предназначенные для служебного пользования. Не имея доступа к этим документам, мы не претендуем на полное знание реального процесса и анализируем планы, представленные на широкий суд потенциальных пользователей систем.
При том что методология внедрения является такой же интеллектуальной собственностью, как и сама программа, было бы странно, если бы компания-производитель скромно замалчивала свои достижения в этой области.
Scala
Фирма Scala представляет свою методологию внедрения Signature. Особо подчеркивается основная идея: участники проекта действуют как единая команда.
Процесс внедрения включает шесть этапов:
анализ;
организация проекта;
настройка системы;
подготовка данных;
тестовое испытание системы;
сдача проекта.
Первые два этапа можно отнести к нулевой фазе эталонного плана проекта. ―Анализ‖ аналогичен ―Предпоектному обследованию‖ с естественным для него изучением требований бизнесс-процессов.
―Организация проекта‖ включает несколько пунктов эталонного плана. Выдержка из описания: ―…составляют план проекта, в котором определены сроки проекта, его участники и бюджет. На данном этапе создается рабочая группа проекта, которая состоит из консультантов Scala и основных
208
пользователей системы. Также назначаются руководители проекта со стороны клиента и компании Scala. Для больших проектов создается управляющий комитет, в обязанности которого входит контроль за проведением проекта от начала до конца‖.
Здесь можно выделить (с некоторым допущением) элементы ―ТЭО‖, ―Выработки целей‖ и собственно ―Организацию проекта‖. Не упоминается составление Технического задания. Как это часто бывает, не представлена ―Предварительная переподготовка‖.
Следующие этапы относятся непосредственно к внедрению. Не приводя исходного текста методологии, ограничимся некоторыми комментариями.
Этап 3:
настройка системы;
создание прототипа;
создание руководства пользователя;
обучение.
Удивительным образом игнорируется такой немаловажный документ, как Технический проект. Возможно, он неявно предусмотрен в пункте ―Прототопирование‖.
Этап 4:
подготовка данных;
перенос, конвертация, загрузка данных в систему Scala;
проверка результатов (например, входящее сальдо и аналитика). Этап 5:
тестовое испытание системы.
Этап 6:
сдача проекта;
аудит системы;
проверка подготовленной в рамках проекта документации;
передача проекта группе ключевых пользователей.
Заключение: ―Наша главная задача – совместно с клиентом, используя методологию внедрения Signature, достичь поставленной цели в срок и в пределах запланированного бюджета‖.
Сильные стороны приведенного плана:
много внимания уделяется эффективной организации проекта, взаимодействию заказчика и исполнителя;
подробно расписан этап предварительного обследования;
выделена в отдельный пункт работа с данными (что бывает
нечасто). Недостатки:
не упомянуты Техническое задание и Технический проект;
недостаточно времени отводится на обучение;
ничего не говорится о классификации данных на концептуальном уровне и проектировании процессов с точки зрения точности данных.
209
1С-Рарус
Задача фирмы – ―разработка и внедрение продуктов 1С и оригинальных конфигураций, созданных на платформе 1С‖.
Компания высоко оценивает собственный план: ―Специалисты внедренческого центра 1С-Рарус разработали уникальную технологию внедрения, которая позволяет максимально сократить время от приобретения программного продукта до начала его эффективного использования‖.
Методика предусматривает следующие этапы:
предварительное обследование;
составление перечня работ и план-графика его исполнения;
конфигурирование;
тестирование и ввод в эксплуатацию;
сопровождение.
Впервом пункте приводится сравнительно подробное описание стандартного предпроектного обследования.
Второй раскрывается следующим образом: ―По построенной ранее на этапе предварительного обследования модели автоматизации подготавливается подробный перечень работ. Каждый его пункт детально обсуждается и согласовывается с заказчиком. План-график отражает согласованные сроки выполнения каждого пункта перечня работ‖.
Как можно предположить, имеется в виду некое сочетание Технического задания, Технического проекта и Календарного плана.
Конфигурирование: ―Основной по продолжительности этап внедрения, на котором производится модификация ―1С:Предприятия‖ в соответствии с разработанным и согласованными ранее перечнем работ в сроки, определенные в плане-графике. Может быть разбит на несколько промежуточных, каждый из которых контролируется, тестируется и сдается отдельно‖.
Впроцессе тестирования и ввода в эксплуатацию на созданной конфигурации отрабатывается тестовая задача с полным циклом документооборота. На том же этапе: проводится обучение персонала, составляется описание конфигурации и руководства пользователя, при необходимости осуществляется подготовка сети и оборудования.
Не осмелимся усомниться, что ―уникальная‖ методика 1С-Рарус обеспечивает успешность многочисленных внедрений фирмы, однако часть ее, представленная на сайте, не слишком впечатляет.
Компания является весьма ―раскрученной‖ в своей ценовой нише. Она одной из первых (если не первой) создала на платформе 1С модуль ―Производство‖ (цена за одно рабочее место – более 500 долларов).
Услуги специалистов 1С-Рарус не дешевы. По собственному опыту: работа постановщика и программиста по доработке упомянутого модуля была оценена в 10 000 долларов за два месяца. Правда, за эту сумму нам обещали действительно классных профессионалов.
Вкомпании проводятся семинары по MRP и MRPII и сертификация специалистов в этой области.
210