Информационные технологии управления / Учебные пособия / ИТУ_Ч2_Зубарев Ю.А., Орлова

Таблица 2.2.9. Структуризация проблем П1 и П2

1-2 представителя Департамента информационных технологий из проектной группы по АИС;

1-2 представителя департамента, отвечающего за выполнение соответствующих бизнес-процессов, в наибольшей степени были задействованы работники Департамента по обслуживанию зданий, сооружений и оборудования;

представитель смежного функционального подразделения например, Департамента материально-технического обеспечения, или основного производственного подразделения, или Департамента учета и отчетности;

представитель Планово-экономического подразделения.

121

В результате работы таких мини-групп на самом низшем уровне были выявлены те качественные улучшения, которые будут получены в результате внедрения 2-й очереди АИС. Было принято решение, что они должны быть сформулированы, как минимум, на двух уровнях:

1.с позиции непосредственного исполнителя данного бизнес-процесса;

2.с позиции менеджмента того департамента, который отвечает за выполнение соответствующей задачи.

После этого с помощью методической поддержки эксперта-экономиста мини-группы попытались сформулировать экономические выгоды, к которым приводят обозначенные качественные улучшения 2-го уровня. При этом, практически все их участники утверждали, что для них существенным первоначальным импульсом и практическим подспорьем стало использование на качественном уровне типовых эффектов из "Библиотеки показателей и факторов экономической эффективности внедрения информационных технологий" (Приложение к Методике). В частности, экспертами мини-групп были использованы следующие типовые экономические показатели экономического эффекта:

Сокращение средних сроков выполнения работ по ТО и

ремонтам;

Сокращение потерь от срыва графиков из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или утерянной информации;

Сокращение потребности в материально-технических ресурсах;

Сокращение налога на имущество за счет оптимизации активов;

Сокращение потребности в запчастях и их запасах на складе. Остальные экономические выгоды были сформулированы мини-

группами самостоятельно, а часть формулировок была адаптирована к типу решаемых задач. Результаты были обобщены в рамках оценочного блока сводной матрицы (фрагмент матрицы М1 приведен в Табл. 2.2.10).

В процессе данной работы специалисты подразделений-пользователей выступали как эксперты, которым наиболее достоверно известны потенциальные резервы предприятия. Поэтому после коллективного обсуждения и оценки обозначенные факторы получили экспертные количественные оценки, большинство из которых приведены в виде "вилки" - доверительного диапазона оценки - в последнем столбце матрицы М1 (см.

Табл. 2.2.10).

Этап 3 - Количественная оценка факторов экономической эффективности

Целью данного этапа было получение конкретных экономических оценок по тем факторам экономической выгоды поддающимся обобщениям. Для этого была поставлена задача их трансформации в такие показатели экономической эффективности, которые можно структурировать в соответствии с классификацией значимых факторов экономической эффективности:

Минимизация упущенного дохода или формирование новых

источников дохода;

122

Таблица 2.2.10. М1: Матрица формирования факторов экономической эффективности (фрагмент)

123

Снижение текущих производственных (эксплуатационных)

затрат;

Снижение административно-управленческих затрат;

Минимизация налоговых и других обязательных выплат;

Снижение потребности в капитальных затратах;

Увеличение оборачиваемости текущих активов;

Повышение капитализации компании.

По каждому такому фактору требовалось получить оценку, выраженную в абсолютных величинах, рассчитанных на основе фактических данных по организации. Допускалось разделение одного фактора экономической выгоды на несколько, по которым было легче получить количественную оценку в требуемой форме. Одновременно ставилась задача выявления дублирующих факторов, их обобщения и оценки их совместного эффекта.

Для выполнения данной работы была сформирована мини-группа по количественным экономическим оценкам, в состав которой входили:

представитель Планово-экономического департамента;

представитель Департамента учета и отчетности;

эксперт-экономист (специалист по методическим

вопросам).

Представители организации отвечали за получение достоверных

исходных данных для расчетов и обеспечение конкретных расчетов, а эксперт оказывал методическую помощь по применению логико-расчетных формул получения искомых оценок.

Коллективно полученные и одобренные результаты оценок были сведены в единую сводную ведомость - матрицу М2 (см. Табл. 4). Ячейки матрицы содержали количественное выражение эффекта, достигаемого по данному фактору эффективности (столбец матрицы, обозначенный буквой русского алфавита) за счет реализации данной задачи (строка матрицы). Отдельно были приведены пояснения по методике получения каждого конкретного показателя (см. Табл. 4). Помимо численных значений показателя в ячейках матрицы М2 определен целесообразный период влияния данного фактора.

Обобщение численных значений по столбцам (факторам экономической эффективности) матрицы М2 позволяет уже на предварительном этапе оценить значимость (степень влияния показателя) в соответствующей группе значимых факторов экономической эффективности.

Этап 4 - Обобщение факторов эффективности

Задачей данного этапа является обобщение выявленных факторов экономической эффективности в единый интегральный показатель

"доходной" части проекта путем выполнения экономической группировки. В соответствии положением Методики в качестве интегрального показателя "доходной" части инвестиционного проекта по внедрению информационных технологий для оценки коммерческой эффективности проекта целесообразно

124

рассматривать приведенный показатель суммарного денежного потока,

выраженного в элементах чистого дохода, остающегося в распоряжении отрасли/предприятия/самостоятельного подразделения. Он является интегральным выражением всех значимых эффектов, обеспечиваемых реализацией рассматриваемого проекта.

Для вычисления данного показателя необходимо, если это возможно, обобщить выявленные факторы в рамках однородной группы и распределить по элементам экономической группировки. Она должна обеспечивать разбиение показателей по способам приведения к величинам, выраженным в элементах чистого дохода и включает элементы:

I. Увеличение выручки/дохода II. Сокращение затрат

III. Непосредственное увеличение чистого дохода

Данная работа выполнялась силами мини-группы по количественным экономическим оценкам.

Было решено оценить эффективность рассматриваемой системы на 6- летнем горизонте планирования. Такой величиной был оценен минимальный целесообразный период эксплуатации системы. Поскольку по большинству эффектов был оценен диапазон вероятных значений, расчет интегрального показателя проводился по его минимальным и максимальным значениям.

Пересчет количественных величин по категории "Увеличение выручки/дохода" и "Увеличение затрат" в элементы чистого дохода проводился путем введения соответствующих поправочных коэффициентов. Так, например, поправка по фактору "Увеличение выручки/дохода" для основной деятельности определялась, исходя из фактически достигнутого в организации показателя рентабельности по чистой прибыли, равного 6,6%. Таким образом, поправка составляла 93,4% от величины дополнительной выручки.

Расчет дисконтированной величины чистого денежного дохода проводился при ставке дисконта, равной 9,1%. Она была определена как ставка дисконтирования денежных потоков в постоянных ценах в соответствии с порядком определения ставки дисконта, приведенном в постановлении Правительства РФ от 22 ноября 1997 г. N 1470. Согласно этому документу коэффициент дисконтирования (di) без учета риска проекта определяется как отношение ставки рефинансирования (r), установленной Центральным банком Российской Федерации, и объявленного Правительством Российской Федерации на текущий год темпа инфляции, т.е.

dI = [(1+0,21)/(1+0,14)-1]= 6,1%

Величина поправки на риск определена в размере 3% в соответствии с отраслевой методикой.

Таким образом, расчет интегрального показателя "доходной" части экономической эффективности проекта по внедрению 2-й очереди АИС "Управление основными средствами" в элементах чистого денежного дохода" на 6-летнем горизонте планирования позволил получить следующие интегральные показатели:

125

суммарный чистый доход - в размере 412-561 млн.руб.;

чистый дисконтированный доход - в размере 285-388 млн.руб.

Этап 5 - Анализ полученных результатов

Задачей данного этапа является проверка результатов и анализ полученных значений. Этой работе было посвящено отдельное совещание Рабочей группы по реализации проекта АИС "Управление основными средствами" с привлечением заместителя генерального директора по финансово-экономическим вопросам.

Во-первых, было выполнено сравнение полученного значения среднегодового эффекта за 3-6 гг. активной эксплуатации системы (93-126 млн.руб.) с "ценой" проблем, рассчитанной на этапе 1 (323,4 млн.руб.). Интерпретируя данные результаты, можно констатировать, что внедрение АИС может на 30-40% "смягчать" степень проявления обозначенных проблем. Такая интерпретация полученных результатов представляется достаточно реалистичной. В связи с этим было принято решение об отсутствии необходимости корректировки и более точной оценки результатов.

Кроме того, сравнение ожидаемого среднегодового эффекта (93-126 млн.руб.) с величиной ежегодных затрат организации на техническое обслуживание и ремонт ОС (около 1115 млн.руб.) показывает, что получаемый "выигрыш" может составить около 10% от суммарных затрат, что является вполне заметным вкладом в эффективность работы организации.

В-вторых, анализ показал, что полученные результаты имеют диапазон "разброса" величин в размере 36%. Учитывая, что основным способом получения количественных оценок был метод экспертных оценок, полученная величина разброса представляется вполне удовлетворительной. Более подробный анализ допустимости полученного "разброса" значений был проведен по отдельным значимым показателям.

Наконец, "внутренний" анализ эффектов, т.е. степени влияния отдельных эффектов на конечный интегральный показатель чистого дохода, позволил выделить:

фактор, обеспечивающий наибольший эффект - экономия операционных затрат ремонтных работ , которая составляет 60-64% итогового результата;

пять наиболее значимых эффектов, обеспечивающих 75% суммарного эффекта,В дальнейшем именно эти эффекты требуют наиболее пристального внимания и контроля, а также должны быть определены в качестве целевых показателей оценки эффективности внедрения проекта;.

наименее значимые эффекты, чьей оценкой в дальнейшем можно пренебречь.

На данном этапе была завершена процедура оценки "доходной" части инвестиционного проекта, результаты которой в полном соответствии с Методическими рекомендациями по оценке инвестиционных проектов были

126

применены для сопоставления с "затратной" составляющей и расчета показателей экономической эффективности инвестиционного ИTпроекта, а также идентификации целевых экономических ориентиров проекта.

Зачем, скажите, Вам:

Приведенный конкретный пример оценки экономической эффективности ИТ-проекта должен показать суровому скептику, что данным вопросом можно заниматься. Причем не на фантастическом западном предприятии, где внедрена система сбалансированных оценочных показателей (BSC), и где затраты оцениваются по методике ТСО, а на вполне реальном российском предприятии. Конечно, точность результата задана некоторым диапазоном. Но заметим, что если интегральный показатель эффективности даже по нижней границе данного диапазона удовлетворяет требованиям заказчика, то есть обеспечивает необходимую окупаемость затратной части проекта, приемлемые показатели эффективности инвестиционного проекта и т.п., то существующая погрешность оценки не так страшна. Если нижняя граница диапазона интегрального показателя не удовлетворяет требованиям заказчика, понимание и осмысление того состава факторов экономической эффективности, из которых он складывается, позволяет "перекроить" внедряемый проект: исключить избыточную, но не очень эффективную функциональность, усилить наиболее эффективные блоки, и т.п., - то есть сконфигурировать проект в пользу достижения желаемого (приемлемого, допустимого) интегрального показателя эффективности.

Итак, если нам удалось проиллюстрировать возможность оценивать экономическую эффективность ИТ-проектов, то возникает резонный вопрос: А насколько это применимо именно к Вашему предприятию? Исходя из нашего опыта, можем отметить, что до сих пор нам еще не встречались компании, в которых это сделать было бы нельзя. Разумеется, 'практика - критерий истины' и Вы, вполне возможно, все еще сомневаетесь.... Тогда, может быть, и Вам стоит придти к нам?

От частного к общему..

В заключение, немного статистики. Если еще лет пять назад оценка экономической эффективности была 'дорогой игрушкой', то сегодня - это 'услуга рыночной новизны', растущий спрос на которую предъявляется всеми участниками рынка ИТ-услуг. :

1.По данным исследования "ИТ на российских предприятиях: практика и перспективы", проведенного в рамках проекта iOne (2002), количественные методики оценки ИТ-проектов используют уже 26,2% российских предприятий. При этом качественную оценку экономической целесообразности внедрения ИТ выполняют около 60% потребителей.

2.Согласно рейтингу "100 крупнейших консалтинговых компаний России" среди компаний, занимающихся управленческим

127

консалтингом в области информационных технологий, 24% компаний в той или иной мере интересуются вопросами оценки экономической эффективности ИТ. Причем, на их долю приходится 65% объема выручки по категории "Информационные технологии - управленческий консалтинг" указанного рейтинга.

3. Очень похожие выводы вытекают из анализа "Рейтинга российского консалтинга", подготовленного журналом "Эксперт". Из 10 лучших фирм по разделу "Информационные технологии - управленческий консалтинг" (табл. 8) на долю фирм, уделяющих серьезное внимание вопросам экономической эффективности, приходится 64% выручки.

Так что, как свидетельствует статистика, оценка экономической эффективности инвестиций в ИТ уже нужна и потребителям, и поставщикам ИТ-решений. При этом, если каждый четвертый из первой группы за счет этого получает возможность эффективно вкладывать средства, то примерно каждый четвертый из второй группы - просто зарабатывать больше, чем те, кто все еще сомневается.

Кто лучше умеет оценивать экономические выгоды, тот больше их и получает!

2.2.3. Управление общей стоимостью владения КИС

Методика TCO (total cost of ownership) предназначена помочь руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем. Цель ее применения - получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.

Проблема оценки эффективности информационных технологий в последнее время активно обсуждается в прессе и это не случайно - обратим внимание на некоторые факты1:

годовые затраты на информационные технологии выросли за по следние несколько лет втрое;

непродуктивные затраты за тот же период увеличились в шесть

раз;

за год каждый корпоративный компьютер прямо или косвен но "съел" более 10 тыс. дол.;

для 55% американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль.

Было выявлено парадоксальное отсутствие достоверной взаимосвязи между размерами инвестиций и ростом прибыли. По мнению ряда авторов, использование компьютерных технологий приводит к увеличению производительности, но не всегда приводит к достоверному и продолжительному увеличению рентабельности.

128

Краткосрочное преимущество может быть получено, если ИТ используются способами, которые конкуренты не в состоянии быстро скопировать. Поэтому большинство компанийлидеров в своих сегментах сознательно идут на максимально быструю смену технологий. На конкурентном рынке преимущества, полученные от творческого использования ИТ, приводят к тому, что новым рыночным игрокам недостаточно производить конкурентоспособную продукцию.

Появление новых участников рынка при ограниченных темпах его роста приводит к уменьшению при были в исчислении на каждого участника. Однако разумное использование ИТ и снижение расходов приводят к тому, что предприятие получает преимущество перед конкурентами в стратегическом плане. При невозможности увеличения прибыльной составляющей бизнеса производится оптимизация затрат с целью получения конкурентного преимущества. Естественно, что у кого на удельную единицу продукции при прочих равных условиях затрат меньше, тот и выигрывает - если не сразу, то в обозримом будущем. Однако сокращение издержек на обработку информации приводит к росту затрат на сами технологии. Особенно часто рост затрат на технологии бывает вызван попытками оснастить рабочие места просто компьютером ("компьютерное обжорство"). Анализ эффективности информационных технологий в США выявил, что, как минимум, четверть затрат на них является паразитной. Они не создают ничего: ни добавочной стоимости, ни новых рабочих мест.

В результате исследований, проведенных П. Страсманом на нескольких тысячах предприятий в полусотне стран, были получены следующие данные:

расходы на ИТ возрастают, если компания в течение прогнозируемого периода времени устойчиво получает прибыль, и сокращаются, если прибыли нет, либо ее уровень снижается;

чем больше квалифицированных сотрудников, тем выше расходы на информационные технологии;

компьютерные ресурсы больше всего увеличиваются для "конторского служащего", не занятого в непосредственном получении прибыли;

у большинства компаний уровень расходов на ИТ превышает величину собственного капитала.

На первый взгляд, нет ничего хорошего в том, что величина расходов на ИТ не связана напрямую с увеличением прибыли. Но почему же предприятия идут на такие расходы? Все станет яснее, если вспомнить, каким образом происходит финансирование предприятий на Западе.

Фактор первый: большинство западных компаний являются открытыми и любой человек может эти акции приобретать. Следовательно, компания заинтересована в росте курса акций и выпуске их дополнительных пакетов для привлечения финансовых ресурсов. А привлечь ресурсы и спровоцировать интерес к своей компании можно, форсируя рост курса акций.

129

Фактор второй: успешное применение компьютерных технологий для упрощения бизнес процессов позволяет снизить издержки и, соответственно, привлечь инвестиции. Поэтому демонстрация "крутизны" решений на предприятии - не что иное, как попытка сделать его привлекательным для инвесторов.

А больший размер финансовых ресурсов и вливаний позволяет, в свою очередь, достаточно долго выдерживать предметную конкуренцию.

Но борьба за снижение издержек с помощью информационных технологий дело само по себе достаточно затратное. Хуже всего, что такие затраты могут превысить сумму экономии. Как же правильно определить размер и направление инвестиций в ИТ?

Ответ на этот вопрос последние несколько лет в мировой практике формируется на основе методологии оценки совокупной стоимости владения.

Определение TCO

TCO (total cost of ownership) - это методика расчета, созданная чтобы помочь потребителям и руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем. Цель ее применения - получить итоговую картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.

Например, когда принимается решение о приобретении компьютера и при этом используется анализ совокупной стоимости владения, то высокая цена "HiEnd" компьютера может рассматриваться как аргумент в пользу более дешевого варианта. Но если к стоимости компьютера добавить затраты, которые могут возникнуть в процессе его эксплуатация, то может оказаться, что общая сумма затрат на покупку и эксплуатацию "дешевой" техники оказывается выше.

Значение показателя TCO для каждой закупки должно сравниваться с показателем совокупных выгод владения (Total benefits of owner ship - TBO) для определения реальной ценности приобретения.

История возникновения

Впервые вопросами подсчета стоимости владения (в упрощенном виде) занялась Gartner Group еще в 1987 году. Тогдашняя методика высокой точностью не отличалась и особого успеха не имела изза своего основного недостатка: отсутствия дифференциации между аппаратными платформами, операционными системами и сетями.

Образованной в 1994 г. фирме Interpose удалось за небольшой срок создать принципиально новую модель анализа финансовой стороны ИТ. Большой объем работы выполнила и Gartner Group, осуществившая трудоемкие анкетирования и исследования рынка, которые потом использовались для совершенствования модели.

130