1 Язык и стиль деловых писем
Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
Классификация деловых писем
Соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.
По аспектам содержания деловых писем выделяют:
• факт напоминания — письмо-напоминание;
• выражение гарантии — письмо гарантийное;
• указание на достигнутую степень согласия — письмо-подтверждение;
• информирование об уже проведенных или намечаемых мероприятиях — письмо информационное;
• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — письмо сопроводительное;
• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — письмо- предупреждение.
Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.
По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.
Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.
По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.
По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.
Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должностного лица.
Рассмотрим некоторые виды деловых писем.
Сопроводительное письмо
Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые формулы:
Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)
Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...
Высылаем Наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой...
В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...
Гарантийное письмо
Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Письмо-приглашение
Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.).
В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции:
Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять участие в..., посетить... Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в..., посетить...
Письмо – благодарность
Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог, оказанное гостеприимство и т.п.).
В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:
Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благодарность... (за что).
Например:
Мы признательны Вам за приглашение принять участие в выставке...
Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благодарим за оперативность.
Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения:
Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...
Ставим Вас в известность...
Нам приятно сообщить...
Доводим до Вашего сведения...
В ответ на Ваш факс сообщаем...
В дополнение к нашему письму сообщаем...
Например:
В дополнение к нашему телефонному разговору уточняем срок прибытия иностранной делегации — 15 марта с.г.