Языковые формулы
-
«Надеемся получить ответ в ближайшее время…»
-
«Надеемся, что наша просьба будет выполнена …»
-
«Надеемся, на продолжение сотрудничества …»
-
«Ожидаем Вашего согласия …»
-
«Убедительно просим Вас не задерживать ответ…»
-
«Заранее благодарим…»
-
«С уважением … (подпись)»
Выбор языковых моделей
-
Служебная записка. Сопроводительное письмо. Информационное письмо – информативная цель:
«Довожу до Вашего сведения…»
«Сообщаем …»
«Уведомляем, что…»
-
Приказ. Распоряжения. Указания. Решения. Постановления – побудительная цель:
«В связи с … приказываю …»
«Ужесточить контроль за …»
«Обязать всех сотрудников …»
3. Договор – правовая цель
Наименование сторон, «заключаем договор о нижеследующем…», «Фирма … в лице … обязуется …»
-
Доверенность – правовая цель
«Я, нижеподписавшийся, доверяю …»
-
Справка – различные цели
«Дана в том, что … действительно работает в .. (является членом кооператива)»
-
Гарантийное письмо – цель – поддержание отношений
«Фирма … гарантирует …»
-
Письмо – просьба
«Прошу рассмотреть мое заявление…»
«Прошу рассмотреть мой вопрос»
«Просим сообщить»
8. Письмо – напоминание – предупреждение, требование, отказ, приглашение
«Напоминаем, что…»
9. Письмо – требование (рекламация)
«Предъявляем претензию к ...»
«Вынуждены выразить несогласие с …»
10. Письмо – ответ
«Ваши рекомендации приняты к сведению…»
«Договор не может быть заключен в силу следующей причины»
Типовые тексты и тексты-трафареты
Типовой текст – это текст шаблон , способствует типизации (приказ о назначении на должность, протоколы)
Текст – трафарет – это способ описания информации виде текста с пробелами, заполняющийся информацией о конкретной ситуации, например, бланки справок, контрактов, договоров и тп.
С точки зрения языковых формул, постоянная информация располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.
Классификация документов
-
По наименованиям:
-
Приказы;
-
Протоколы;
-
Анкеты;
-
Записки;
-
Договора.
По месту составления:
-
Внутренние (между должностными ицами одной организации);
-
Внешние.
По содержание:
-
Простые;
-
Сложные.
По форме:
-
Индивидуальные;
-
трафаретные и типовые.
По скорости исполнения:
-
Срочные;
-
Не срочные.
По происхождению:
-
Служебные (интересы предприятия);
-
Личные (заявление).
По виду оформления:
-
Подлинные;
-
Копии;
-
Выписки;
-
Дубликаты.
По средствам фиксации:
-
Письменные;
-
Графические;
-
Фото- кинодокументы и т.д.
По форме отправления:
-
Почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация);
-
Электронные письма и факсы.
Все документы следуют по вертикали управления от работника к руководителю, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Необходимо четко соблюдать правила оформления документов в соответствии с ГОСТ.
Язык и стиль организационно распорядительных документов
Распорядительные документы, т.е, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Кооперативная организация – решения;
Общественная организация – постановления, решения.
Язык, стиль, структура распорядительных документов имеет особенности: жесткую регламентированность, стандартность языковых моделей, четкую структуру.
Текст распорядительных документов состоит из констатирующие и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются мотивы и цели распоряжения «в соответствии с…, в целях…, во исполнение…». Перечисляются факты, события, дается оценка. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости. Основную нагрузку несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий, их исполнители и сроки.
В зависимости от вида, она начинается словами: «постановляет, решает, приказываю, предлагаю.
Далее следует постановляющая часть, в которой формулировки должны быть конкретными, не противоречащими по смыслу с ранее изданными распорядительными документами, не допускающими разных толкований:
«создать комиссию в составе…», «назначить на должность»
Следует избегать глаголов с абстрактным значением: усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать.
Исполнитель указывает в дательном падеже:
«Руководителям структурных подразделений создать комиссии по аттестации…»
«Начальникам отделов…»
Текст распорядительных документов должен иметь заголовок с предлогом о/об:
«О реорганизации»
«О выполнении»
«Об утверждении»
Для типовых управленческих ситуаций созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и Нои порядок расположения информации.