2602

НИ

средств в пользу организации «Мир вашему дому». Думаю, что Вы получите

удовлетворение

от

того, что

Ваши

усилия

пойдут

на пользу

вышеназванной организации.

Г

Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.

А

2

Уважаемый г. Павлов!

Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в нашем

ресторане «Харбин» 30.12.10 г.

е

Мы приложим все усилия, чтобы кухня и сервис о азались сверх Ваших

ожиданий.

т

ка

Благодарим за возможность обслуживать Вас.

3

и

л

Уважаемый г. Матвеево!

К сожалению,

мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать

б

пожертвования Вашему фонду. Наша компания делает пожертвования только в

крупные многоцелевые кампании,

как, например, Ассоциация национальных

музеев.

и

Жертвуя средства чтим орган зац ям,

мы содействуем не одному, а ряду

полезных дел, не оказывая никому предпочтения

Надеемся, что Вы поймете нашу позицию. Тем не менее мы

поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха в Вашей

кампании

ая

б

н

4

еобходимую нам

документацию по

эксплуатации

Просим выслать

н

машин последней модели, закупленных у вас во II квартале 2009 г.

р

5

т

запрошенную Вами дополнительную документацию по

Высылаемо

эксплуа ации машин

модели УК.Ш-17.

Получение

просим

подтвердить.

к

Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.

л

е

6

Подтверждаем

получение

71

нами

документации.

Э

Благодарим за быстрое выполнение заказа.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

НИ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Г

Справка 1. Ознакомьтесь с «Правилами рубрицирования», рекомендованными

для оформления деловых документов, и оцените графическое оформление

А

текста, взятого из «Справочника по делопроизводству, архивному делу и

основам работы на компьютере» (М -СПб, 2000 С. 11).

Правила рубрицирования

Деловые тексты, в том числе и письма, часто содерж т различные

перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда -

е

словосочетания. Четкость в членении рубрицированного (разделенного на

части графически) текста достигается при соблюдении следующих правил:

1) римскими цифрами обычно нумеруются асп кты письмака , графически

часто совпадающие с абзацами;

о

1…

2) арабские цифры без скобок представляют средний уровень членения, в

конце рубрик среднего уровня ставится точка

и

дажетесли они представляют

части одного предложения.

л

2…

б

3…

3) арабские

цифры со ско ками и строчные

буквы со скобками

и

в качестве низшего уровня членения. При рубрицировании со скобками

используются части текста отделяются л бо запятыми, либо точкой с запятой.

б

Точка ставится после заключительной рубрики.

Справка 2. Классификация документов.

ая

Предметом нашего изучения является административная, система

документирования.

н

Административ

видам документов

ая система документирования по

делится на:

1. Орга изацио

о – распределительную (ОРД):

1.1. Положе ия.

р

н

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

т

1.4. Приказыо

1.5. Решения.

к

е

1.6. Про околы.

2. Справочно-информационную:

л

2.1. Письма.

72

2.2. Телеграммы.

Э

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

НИ

2.6. Акты.

3. По личному составу:

Г

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

А

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1.

Повышение оперативности работы

аппар та

упр вления и

ответственности исполнителей путем разграничения фун ций структурных

подразделений и обязанностей исполнителей,

чет ого

распределения

информации.

ка

2.

Экономия труда за счет использования информационно-справочного

аппарата (предметно-тематического каталога).

и

о

т

е

Справка 3. Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица,

адресованный организацией или должностному лицу учреждения

б

л

Ректору Альметьевского государственного

нефтяного института

и

проф. А.А.Емекееву

ая

баспирантки кафедры менеджмента

Ивановой А.А.

н

заявление.

Прошу к мандироватьн

меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии

наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме

диссертации.

о

к

т

р

Дата

(подпись)

л

е

73

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Э

В отдел фотокопий

НИ

Государственной библиотеки РФ

от акад. Жереха Н.И.,

проживающего по адресу:

Москва, ул. Волгина, д. 6, кв. 13

А

Г

Заявление

Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л.С. "Вопросы теории

и истории психологии, т. 2. - М , 1982, необходимую для н учной работы.

Дата

т

е

ка

(подпись)

Обратите внимание! 1. Расположен е частей заявления:

1)

наименование пишется вверху с отступом

о

треть строки,

2)

фамилия, имя и отчество заявите я — пол адресатом, с предлогом

от или без него;

и

3)

после слова заявление ставится точка если нет предлога от;

4)

л

текст заявления пишется с красной строки;

5)

дата ставится слева, подп сь – справаб

.

2. Оформление наименования адресата:

и

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном

падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже

б

Справка 4. Резюме

Резюме (от фр. resume) – это вид деловой бумаги, в которой кратко

излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на

предложенную работу.

ая

Международ ыйн

стандарт предписывает набрать текст резюме на

компьютере. Если вы

направляете бумаги в иностранную фирму, то текст

н

должен быть на ин странном языке.

В езюме в следующем порядке указываются:

о

I. - фамилия, имя, отчество;

- да а, мес о рождения,

р

- семейное положение;

т

- гражданство

II. - Знаниек

языка;

- владение компьютером и пр.

III.е- Домашний адрес, телефон;

л

74

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Э

- служебный адрес, телефон;

- место работы, должность

НИ

IV. - Места, где вы учились в обратном хронологическом порядке.

V. - Опыт работы в обратном хронологическом порядке.

Иногда к резюме прикладывается письмо, в котором должны быть

изложены аргументы в пользу выбора вами именно этого учреждения, фирмы, а

Г

также доказательство того, почему именно вы им нужны, копии статей о вас и

вашей деятельности, отзывы о вашей работе.

ка

А

Субботина Юлия Константиновна.

Резюме

е

5 марта 1980 к, город Рязань.

Не замужем.

Гражданин РФ.

Свободно владею французским и немецким языками.

Имею навыки стенографирования, машинописи, раб тыт

на компьютере.

Домашний адрес 143561, г Москва, ул. Пилюгина, д. 7, кв. 456 Тел 164-34-58

В 1996 году закончила школу № 1201 г. Москвы.

о

и

В 1995 году работала в международном мо одежном лагере помощником

переводчика с французского языка

л

(К резюме приложен отзыв о работе Субботиной Ю.К. в международном

молодежном лагере (г. Лодзь)

б

и

б

Справка 6. Доверенность

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет

другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще

всего — получить что-либо)

ая

Доверенность

Я,

аспира

т второго курса исторического факультета Беликов Александр

н

Иванович, доверяю аспирантке первого курса Карась Светлане Сергеевне

получить м ю стипендиюн

за февраль 1995 г.

Дата

(подпись)

Подпись аспирантао

Беликова А.И удостоверяется

Да а

р

(подпись)

т

Обратитек

внимание! 1. Расположение частей доверенности:

1) наим нование документа пишется в центре строки;

2) тексте

начинается с красной строки,

л

75

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Э

3) дата - слева, подпись - справа;

4) под датой и подписью необходимо

предусмотреть место, чтобы

заверить документ.

Г

НИ

Справка 7. Приказ

Приказ является самым распространенным видом распорядительного

документа, применяемого в практике управления Он издается по основным

А

вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации,

предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганиз ции учреждений

или их структурных частей, утверждения положений, инстру ций, правил и т.п.

документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема,

перемещения, увольнения работников и др.

о

т

е

ка

и

Московское городское объединение

книжной торговли «Москнига»

Приказ

15.05.93

л

№

Об активизации работы по пропаганде и распространению

б

печатных здан й среди молодежи

и

Во исполнение решения Правительства Москвы от 24 04 93 № 4281 "Об

активизации работы по пропагандеб

и распространению среди молодежи

печатных изданий раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику

российского государства»

ая

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные

выставки, раскрывающие роль молодежи в перестройке к 01.07.93 г.

2.

Директорам

н

районных книжных объединений утвердить планы

пропаганды и распрн

странения книг среди молодежи через народные книжные

магазины и тделения Всероссийского общества любителей книги к 15 07.93

3.

Ди екторуо

магазина Т. Зайцевой Л.А. разработать предложения о

создании молодежного клуба книголюбов на базе магазинов № 185 "Молодая

р

гвардия" до 05.07 93.

4.

тКонтроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела

организации торговли т Петрова И.В.

к

е

А. В. Горбунов

Генеральный директор (личная подпись)

Э

л

76

Обратите внимание!

1.

Текст

НИ

распорядительного документа

должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и

формулируется при помощи существительных, называющих основную тему

документа.

Г

Например: О назначении…; Об утверждении…; Об итогах…; О мерах…

и т.п.

А

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей -

констатирующей и

распорядительной.

ка

Констатирующая часть – это введение в существо рассм триваемого

вопроса В ней могут быть перечислены факты, события, д на оценка. Нередко в

е

констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во

исполнение которого издается данный-распорядит льный

документ. В этом

т

номер и дата, те.

случае указывается вид акта, его автор, полное название,

о

приводятся все поисковые данные. Констатирующая час ь необязательна, она

может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения

3. Основную нагрузку

в

и

документах несет

распоряд тельных

л

распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В

зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в

постановлении, решает (решил)

- в решении;

предлагаю - в распоряжении;

приказываю - в приказе.

Вид

и

распорядительного документа предопределяет

и характер

изложения

его

текста. Слова постановляет, решает (решил),

предлагаю,

б

прописнымиб

буквами и таким образом

приказываю печатаются

отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Располагаются это слова

с отдельной

строки

от

табулятора. В

ая

постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает

указывается название коллективного органа.

4. С новой строки (с

бз ца) следует текст постановляющей части.

Если

распорядительн я

часть

предполагает

различные

по

характеру

н

действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые

нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель

о

подразделение,

конкретное

должностное лицо),

(организация, структурноен

предписываем е действие

и

срок

исполнения. Исполнитель

указывается в

р

дательном падеже. Можно указывать и обобщенно.

т

Нап имер: Директорам заводов...; Руководителям архивов...

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной

форме.

л

е

кНапример: Кому?

Что

сделать?

—

подготовить;

зачислить;

77

Э

организовать; обеспечить и т.д.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Справка 8. Деловые письма.

НИ

Деловые

письма

применяются

для

решения

многочисленных

Г

оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда

вытекает разнообразие

содержания

писем. Классификация деловых

писем

позволяет

построить

классификацию

производственных

А

ситуаций,

вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две

группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба;

письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

е

2) письма,

не

требующие

письма-ответа

(письмо-предупреждение;

письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать инд кс тогокаписьма, которое

явилось причиной для переписки.