Специальные элементы управления

Данные в формы можно вводить не только непосредственно с клавиатуры, но и с по­мощью так называемых специальных элементов управления, обеспечивающих возможность выбора вводимых значений из ограниченного набора опций, а также контроль данных при вводе. Для формы могут быть созданы такие специальные элементы управления, как список, поле со списком, переключатели, флажки, выключатели, группа переключателей и кнопки.

Создание списка или поля со списком

Элементы управления Список и Поле со списком используются в тех случаях, когда заранее известно, что данное поле будет содержать некоторые повторяющиеся значения и для их ввода достаточно просто просмотреть список предложенных вариантов и вы­брать необходимый. Как списки, так и поля со списками могут содержать несколько столбцов или строк. Между двумя этими сходными типами элементов управления суще­ствует и ряд различий.

• Список всегда отображается уже открытым, и та его часть, которая умеща­ется в окне с заданными размерами, видна на экране постоянно, поэтому список за­нимает в форме больше места, чем такие элементы управления, как поля или поля со списками. Пользователь может выбрать только те значения, которые перечислены в списке. Для выбора нужного элемента из списка его следует выделить, поместив на него указатель, а затем выбрать, нажав клавишу <Enter> или щелкнув мышью.

• Поле со списком выглядит как обычное поле формы, в правой части которого расположена кнопка со стрелкой. В отличие от списка, поле со списком позволяет, помимо предложенных вариантов, вводить и другие значения. Для выбора значений поле со списком следует открыть.

Чтобы создать в режиме конструктора формы список или поле со списком, необходимо выполнить следующее.

1. Удостовериться, что кнопка Использовать мастера в группеЭлементы управле­ния активизирована.

2. Щелкнуть на кнопке Поле со списком (Список ) группы Элементы управления. Указатель изменит свой вид в соответствии с выбранным типом элемента управ­ления.

3. Поместить указатель в то место формы, где будет размещаться новый элемент управления, щелкнуть левой кнопкой мыши и, удерживая ее, переместить указа­тель в нужном направлении, вычерчивая прямоугольник, определяющий границы нового элемента. Отпустив кнопку мыши, запустится мастер создания списка или поля со списком.

4. В открывшемся окне мастера необходимо указать способ получения значений для нового элемента управления. Если набор значений будет вводиться сразу в про­цессе работы мастера, выбрать переключатель Будет введен фиксированный набор значений. Определившись с источником значений, щелкнуть на кнопке Далее.

5. Во втором окне мастера ввести в столбец полей (Столбец1) значения, которые должны отображаться в списке. Переход к следующему значению вы­полняется нажатием клавиши <ТаЬ> или клавишами со стрелками. Кроме того, установите подходящую ширину столбца. По окончании ввода щелкнуть на кнопке Далее.

6. В заключительном окне мастера указать текст подписи для нового поля со спис­ком или списка, а затем щелкнуть на кнопке Готово. В форме появится новое поле со списком или список.

Кроме того, если список или поле со списком создается действительно как список значений, изменить его версия Access 2007 позволяет непосредственно в режиме формы, не переходя в режим конструктора. При открытом списке видна специальная кнопка с изображением нумерованного списка и пишущего каранда­ша. Щелчок на ней открывает диалоговое окно Изменение элементов списков, в кото­ром можно отредактировать существующие элементы списка, ввести новые, а также ука­зать значение, используемое по умолчанию для новых записей данной таблицы.

Создание группы переключателей

Для отображения данных логического типа в Access предусмотрено три элемента управления – переключатели, флажки и выключа­тели, – которые выглядят по-разному, но выполняют одну и ту же функцию: при ис­пользовании по отдельности они возвращают значения Да/Нет (-1/0 или Истина/Ложь). Если же элементы управления такого типа поместить в группу переключателей, они будут функционировать согласованно, причем каждый из них будет связан с группой, а не с по­лем таблицы. Как правило, количество опций выбора в группе невелико, и принцип ее действия одинаково независим от реализации. Итак, при создании группы переключате­лей каждому ее элементу ставится в соответствие некоторое числовое значение. В группе может быть выбран только один переключатель, числовое значение которого присваива­ется всей группе, а затем передается в поле таблицы.

Чтобы создать в режиме конструктора с помощью мастера элемент управления Группа переключателей, необходимо выполнить следующее.

1. Удостовериться, что кнопка Использовать мастера в группеЭлементы управле­ния активизирована.

2. Щелкнуть на кнопке Группа переключателей группыЭлементы управления. Вид указателя изменится, напоминая пиктограмму группы переключателей.

3. Поместить указатель в то место формы, где будет размещаться новый элемент управления, щелкнуть левой кнопкой мыши и, удерживая ее, переместите указа­тель в нужном направлении, вычерчивая прямоугольник, определяющий границы будущей группы переключателей. Отпустив кнопку мыши, запустится процесс создания группы под руководством мастера.

4. В первом окне мастера ввести подписи для каждого переключателя (флажка или выключателя) (рис.10). По окончании ввода щелкнуть на кнопке Далее.

Рис. 10. Окно мастера для ввода подписи для каждого элемента группы

5. Во втором окне мастер предложит задать переключатель, используемый по умол­чанию. Если необходимость в таком значении есть, нужно щелкнуть на опции Да, выбор по умолчанию, открыть список, расположенный правее, и щелкнуть на той оп­ции, которая будет выбираться по умолчанию. В противном случае щелкнуть на оп­ции Нет. Перейти к следующему окну мастера, щелкнув на кнопке Далее.

6. В следующем окне мастера ввести значения, которые будут присвоены каждому элементу группы переключателей. При выборе определенного переключателя (флажка или выключателя) его числовое значение (по умолчанию это 1, 2, 3 и т.д.) запоминается программой Access как значение всего элемента управления Группа переключателей, а следовательно, и связанного с ним поля. Щелкнуть на кнопке Далее.

7. В следующем окне мастера необходимо указать, какие действия следует предпри­нять программе Access после того, как будет выбран один из элементов группы. Если значения, присвоенные надписям, следует запомнить для последующего ис­пользования, щелкнуть на переключателе Сохранить значение для дальнейшего применения. А если необходимо связать группу переключа­телей с полем таблицы, щелкнуть на переключателе Сохранить значение в поле, а затем выбрать из раскрывающегося списка, расположенного правее, нужное поле. Чтобы продолжить процесс создания группы, щелкнуть на кнопке Далее.

8. В новом окне мастера выбрать тип элементов управления и стиль оформления группы переключателей. Область слева демонстрирует, как будет выгля­деть группа переключателей в форме. Необходимо задать подходящие вам настройки и щелкнуть на кнопке Далее.

9. В заключительном окне мастера указать текст подписи для группы переключате­лей и щелкнуть на кнопке Готово.

Создание элемента управления Кнопка

Кнопка помещается в форму как механизм запуска некоторого определенного про­цесса. Примеры таких процессов приведены ниже.

Переходы по записям. Нажав кнопку, можно перейти к следующей, предыдущей, первой или последней записи.

Обработка записей. Кнопки этого типа позволяют удалить, добавить, продублировать, сохранить, восстановить или напечатать запись.

Работа с формой. С помощью этих кнопок можно открыть или закрыть форму, распечатать ее или открыть страницу в многостраничной форме.

Работа с отчетом. Используя такие кнопки, можно отправить отчет в файл или по почте, просмотреть или распечатать его.

Приложение. Кнопки этого типа позволяют запустить некоторые другие приложе­ния, например Microsoft Word или Microsoft Excel, а также выйти из приложения Access.

Разное. С помощью кнопок можно выполнить запрос или макрос, инициировать автонабор указанного в форме телефонного номера или распечатать таблицу.

Кнопки чаще всего размещают в разделах заголовка или примечания формы.

Чтобы создать в режиме конструктора формы элемент управления Кнопка, необходимо выполнить следующее.

1. Удостовериться, что кнопка Использовать мастера в группеЭлементы управле­ния активизирована.

2. Щелкнуть на инструменте Кнопка группыЭлементы управления. Указатель при­мет вид, напоминающий пиктограмму кнопки.

3. Щелкнуть указателем в том месте формы, где будет размещаться новый элемент управления Кнопка. Запустится процесс создания кнопки под руководством мастера.

4. В первом окне мастера в области Категории щелкнуть на требуемой категории действия (например, Работа с формой), а затем выбрать в списке Действия подходящее действие (например, Печать текущей формы), которое будет выполнено, если щелкнуть на кнопке. Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкнуть на кнопке Далее.

5. В следующем окне мастера необходимо указать, что будет отображаться на кнопке текст или рисунок. После выбора, чтобы продолжить работу, щелкнуть на кнопке Далее.

6. В заключительном окне мастера указать имя новой кнопки (например, ПечатьТекущейФормы) и щелкнуть на кнопке Готово. В форме появится новый элемент управления Кнопка.