attachments_25-01-2012_07-46-46 (2) / ГОСЫ / Билеты / 4 / 58.Подготовка и проведение переговоров в организации

58. Подготовка и проведение переговоров в организации.

Всякий раз, когда двум или более людям необходимо прийти к согласию, и условиях договоренности еще не выявлены, они должны проводить переговоры.

Переговоры – обмен мнениями с определенной деловой целью.

Переговоры – взаимное общение с целью достижения совместного решения.

Цель любых переговоров – получение коммуникативного эффекта в виде уточнения позиции, выяснения мнений противоположной стороны, снижение противоречия, принятия опред решения.

Любые переговоры требуют серьезной подготовки

Подготовка переговоров

При подготовке к переговорам необходимо уделить внимание следующим пяти аспектам: содержанию переговоров, атмосфере, в которой будут происходить переговоры, силовому балансу, клиентам и процедурам.

I. На подготовительном этапе можно выделить 3 ступени:

1) Диагноз: сбор и обмен информацией по содержанию переговоров, атмосфере, в которой будут происходить переговоры, силовому балансу, клиентам.

2) Цель: определение желаемых нами результатов.

3) Процедуры: тактическая и стратегическая подготовка к переговорам. Наиболее важные элементы этих процедур:

- Разработка плана переговоров с альтернативами для того, чтобы придерживаться принципа гибкости в отношении участников переговоров;

- Создание тактического плана вступительных действий;

- Создание генерального стратегического плана.

Следует отметить, что есть небольшая разница в том, каким образом и на что тратят время, предназначенное для подготовки, опытные субъекты процесса переговоров («переговорщики») и их неопытные коллеги. Опытные уделяют больше времени на диагностирование и меньше времени целям. Им необходимо больше времени для разработки альтернатив и меньше на тактические вопросы.

Различая в распределении времени будет тем белее очевидны, если мы сравним затраченное обоими «переговорщиками» время на определение целей: опытные «переговорщик»» расходуют отведенное им время на развитие альтернатив, тогда как их неопытные собратья расходуют eго на прояснение цели и результатов, вдаваясь подчас, в ненужные тонкости. Разница во времени, затраченном на вопросы тактики, объясняется тем, что опытные «переговорщики» ограничиваются выработкой арсенала вступительных ходов.

Контрольный лист

Контрольный лист используется с целью занесения в него информации о различных спектрах подготовительной фазы. Его цель - помочь переговорщику быстро зафиксировать пункты, которые необходимо знать. Этот лист поможет ему не забыть о хорошем ходе, который пришел к нему в голову, и который он может использовать в дальнейшем.

Тактический план вступительных действий

В данном пункте обсуждаются тактические шаги, относящиеся к атмосфере, расстановке сил и клиентам.

II. Оптимальность атмосферы определяется ответами на след вопросы:

1. Удобно ли работать в данном месте переговоров и с данным режимом?

2. Насколько личной видится эта атмосфера?

Пункты, заслуживающие внимания здесь:

- Должно ли поведение, одежда быть официальными либо более демократичными?

- Будет ли возможным неформальное общение во время переговоров для кафе?

III. Силовой баланс

- Как поступить с ожидаемыми манипуляциями и др силовыми уловками?

- Будем ли мы работать с председательствующим?

IV. Клиенты

- Удастся ли нам влиять на клиентов так, чтобы их держать подальше от переговоров?

- Могут ли обе стороны друг у друга не потерять авторитет?

Стратегический план

Существует 4 основных стратег понятия, которые могут быть полезны на подготовительной стадии:

1.детальное планирование действий – стратегический инструмент для увеличения возможностей маневра и импровизации, в большей степени позволяет обдумывать примерные действия в переговорах.

2. фазы переговоров

3. переговорные стили

4. разделение ролей среди членов делегации – если делегация состоит более чем из одного человека, то необходимо заранее распределить роли среди ее членов.

Проведение переговоров

Председательствующий в переговорах

Иногда в переговорах участвует председательствующий. В заседаниях внутри организации, носящих переговорный характер, председательствующий – представитель руководства. В других случаях это может быть независимый не принадлежащий ни к одной из сторон человек.

Фазы переговоров

Знания о фазовой природе переговоров необходимы переговорщику. Они помогут ему лучше разобраться в том, что происходит и подготовить себя к тому, что из всего этого выйдет. События в этой ситуации легко предсказуемы, т.к. председательствующий вооружен направляющим принципом.

Можно выделить 4 фазы переговоров:

1. подготовительная

2. фаза официальных заявлений

3. фаза психологической борьбы

4. фаза кризиса и завершения.

1.Подготовительная фаза.

В совместных обсуждениях стороны определяют свои взгляды на содержание переговоров и выбирают стратегию. Очень часто председательствующий не принимает участие в такого рода совместных обсуждениях. Если он участвует в них, то его задача - удержать обе стороны от обоюдных принуждений к какому- то одному соглашению. Он должен задавать вопросы об их насущных интересах и конечных целях, вдохновить обе стороны на поиск нескольких альтернатив.

2.Фаза официальных заявлений

Обычно переговоры начинаются с заявлений обеих сторон об их желаниях и интересах. При помощи фактов и принципиальной аргументации (например, «задачи компании», «общий интерес»), стороны пытают укрепить свои позиции. Председательствующий должен дать каждой из них возможность высказаться и сделать все возможное, чтобы оппоненты их не перебивали.

3. Фаза поиска: психологической борьбы

Стороны проверяют друг друга. Насколько реальны требования каждой из них? Они также испытывают своего рода запасные интересы и идеи. На этой фазе председательствующий должен увидеть и привести в действие комбинации их желаний и интересов.

Стороны пытаются создать себе как можно больше вариантов для маневра, используя следующие способы:

- они пытаются оставить за собой как можно больше из обсуждаемых пунктов при этом, не уступая ничего

- они испытывают упорство своих оппонентов

- они ищут возможные комбинации интересов.

На этой фазе стороны вносят предложения. Предложения эти часто предполагают уступки. В этом председательствующему отводится важная роль. Он может вдохновить стороны на исследования «интегральных возможностей»: он побуждает стороны дать информацию об их основных интересах и намерениях. Даже более того, он может прекратить бесконечные споры, сделав вce, что в его силах для того, чтобы направить переговоры в русло поиска конкретных предложений. И, наконец, он может положить конец спорам носящим резкий характер.

4.Фаза кризиса и завершения

Удачный итог развития событий – достижение компромисив. Удачный компромисс удовлетворяет следующим условиям:

- он дает преимущество сторонам, которые преуспели в комбинировании своих требований с общественными интересами и целями

- он придает большую выразительность отношениям силы и зависимости;

- он сочетает в севе интегральные возможности (например, комбинация интересов в выгодном для всех пакете соглашений)

- он не оставляет ни одну из сторон на изолированной позиции, либо в роли «крупного выигрыша».