DOU_Lektsia_1

Лекция 1

Тема: Введение в дисциплину ДОУ.

1. Документоведение как научная дисциплина. Содержание и основные задачи современного ДОУ.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Первоначально термин появляется в устной речи (ок. XVII века) и означает сам процесс решения (производства дела). Уже в XVI веке употребляется слово дело, как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Параллельно с терном делопроизводство последние десятилетия используется термин ДОУ.

ДОУ – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления им управленческих функций.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы так и вся совокупность документации в целом.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов и надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практики предприятия.

2. Связь ДОУ с другими дисциплинами.

Документоведение относится к циклу наук об обществе со многими из которых находится во взаимосвязи. Например, ДОУ связано с исторической наукой (источниковедение), связано с дипломатикой, связано с архивоведением, тесно связано с книговедением (изучает источники информации), связано с правоведением, связано с экономическими науками, связано с теорией управления и менеджментом. ДОУ испытывает влияние прикладных дисциплин. Например, социология управления, психология управления, деловое общение. ДОУ связано с прикладной лингвистикой, связано с науками об информации.

3. Служба ДОУ, ее задачи и структура.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

• Обеспечение своевременного и грамотного создания документов.

• Организация работы с документами – получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив и уничтожение.

Основная задача служб ДОУ – своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

В практике управления действуют следующие службы ДОУ:

• Управление делами в министерствах и ведомствах РФ.

• Общий отдел в местных органах власти.

• Канцелярия в большинстве предприятий и организаций.

Функции службы ДОУ:

• Функция экспедиции – прием поступающей корреспонденции, ее сортировка и распределение по подразделениям, количественный учет документов, отправка и доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.

• Функции по учету и регистрации корреспонденции – учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, проверка правильности составления и оформления документов.

• Функция контроля – контроль за своевременным исполнением документов.

• Функция архива – прием, учет, хранение и использование дел.

• Функция печатания и размножения документов.

4. Документ, его свойства и функции.

Документ – это документированное на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, предназначенная для передачи ее во времени и пространстве, в целях хранения использования в том числе в качестве доказательства.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа, предающий ему юридическую силу (подпись, печать и др.).

Документ имеет два свойства:

• Информативное – способность предавать информацию (актуальность, достоверность, доступность).

• Эксплуатационное – определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма (долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям).

Функции документа:

• Информационная.

• Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

• Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия).

• Юридическая (содержание документа может использоваться в качестве доказательства).

• Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки).

• Учебная.

Основные свойства документа:

• Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых она существовать может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная – это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

• Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

• Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе т.е. сохранение основных свойств и различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть составляющим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Основные признаки документа:

• Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отожествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

• Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Такими образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

• Предназначенность для использования в социальной коммуникации т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

• Завершенность сообщения, что обуславливается область применения документа. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. При этом используется не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности из применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение, доказательное значение (юридическая сила), время появления документа, стадии изготовления, сроки действия, средства фиксации, вид деятельности, характер правоотношений, субъектность и т.д.

4. Классификация документов.

Группы документов:

По способу документирования:

• рукописные;

• электронные;

• графические;

• кино- и фотодокументы

По сфере использования:

• организационно-распорядительные;

• финансовые;

• научно-технические;

• отчетно-статистические.

По содержанию:

• простые;

• сложные.

По месту составления:

• внутренние;

• внешние.

По степени гласности:

• открытые;

• с грифом ограничения доступа (секретно, коммерческая тайна).

По происхождению:

• официальные (служебные);

• личные (интерес определенного лица).

По юридической силе:

• оригиналы (подлинники);

• копия (не имеет юридической силы);

• заверенная копия;

• отпуск (копия, изготовленная под копирку);

• выписки (часть документа с указанием из какого документа сделана выписка);

• дубликаты (равные по силе подлинники документов).

По форме изложения:

• индивидуальные;

• трафаретные;

• типовые;

• примерные;

• унифицированные.

По срокам исполнения:

• срочные;

• несрочные.

По срокам хранения:

• временного хранения (до 10 лет);

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• постоянного хранения).