3. Компьютерная система учета

 

На предприятиях рассмотрение учетных данных может происходить не только в истоке комплексной проблемы информационного обеспечения менеджмента (т.е. компьютеризация только учетного процесса), а совершаться в рамках единой компьютерной системы управления предприятием и бизнес процессами.

Компьютерная система учета – это удачное объединение профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями компьютеров, которые дают возможность получения необходимой информации для управления и оперативного контроля.

Компьютерная система бухгалтерского учета характеризуется  полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом какие-либо данные могут отражаться в учете сразу после их ввода в информационную базу данных.

Основные принципы компьютерной системы учета:

    Компьютер из вспомогательного устройства  становится определяющим фактором организации работы бухгалтера;

    Распределенная обработка учетных данных;

    Компьютеризация охватывает все этапы обработки учетной информации: сбор первичной информации, накопление и обработка данных, формирование отчетности;

    Возможность организации без документального накопления первичных учетных данных и передачи их по дистанционным каналам с последующим автоматическим составлением бухгалтерских проводок путем использования зависимости  между корреспондирующими счетами;

    Обеспечение сохранения, выявления и недопущения несанкционированного доступа к учетной информации, которая хранится на магнитных носителях;

    Получение информации по запросу на какой-либо момент времени;

    Возможность моделирования на основании учетных данных в процессе анализа хозяйственной деятельности операций;

    Создание объективных условий, которые исключают дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, контроля (оперативного, предыдущего и последующего), а также совершение экономического анализа.

 

4. Создание компьютерных систем бухгалтерского учета на предприятии

 

Организация бухгалтерского учета требует определенных предусловий:

    Детального изучения технологии производства;

    Высокой квалификации главного бухгалтера;

    Наличия денежных средств для инвестиций в создании и эксплуатации информационной системы;

    Заинтересованность руководителя и главного бухгалтера.

Создание компьютерных систем бухгалтерского учета должно базироваться на таких принципах:

Экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение, сопровождение;

Гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на изменения внешних факторов. Основными требованиями к гибкости бухгалтерских систем являются такие возможности:

1.    Смена (настройка) плана счетов;

2.    Ввод аналитического учета по соответствующим счетам и признакам;

3.    Смена (настройка) шаблонов типовых бухгалтерских операций;

4.    Смена (настройка) форм типовых отчетов и пополнение новыми отчетами.

Контроль. Создание параллельных информационных течений, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных.

Защита и безопасность данных. Качественная компьютерная система бухгалтерского учёта должна выполнять следующие функции безопасности данных:

       разделение доступа к функциям и данным системы путем авторизации пользователей по паролю;

       шифрование данных;

       наличие контроля за входом в систему и ведение журнала рабочего времени;

       контроль за периодичностью создания резервных копий информации.

Совместимость. Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ.

Универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать  конкретную задачу как отдельный случай более общей. Поэтому при составлении алгоритма следует обратить внимание на массовые операции. Разработчик должен собрать данные о типах хозяйственных операций и их частоту на конкретном предприятии. После этого следует разделить информационный массив на стандартные и нестандартные операции. Алгоритм должен быть ориентирован на массовые операции, но предусматривать обработку и не массовых.

Непрерывность развития предусматривает постоянное усовершенствование всех видов его обеспечения.

В процессе хозяйственной деятельности, совершающейся в бухгалтерии, или во время настройки компьютерных систем, часть учетной информации становится доступной для посторонних лиц. Поэтому следует с помощью особых внутренних положений (приказов, инструкций)  ограничить доступ посторонних лиц к информации, которая является коммерческой тайной предприятия, а также установить или предусмотреть механизм проверки отчетной информации, выходящей за границы предприятия. Необходима также кадровая работа с персоналом бухгалтерии. Она заключается, с одной стороны, в обеспечении физической безопасности бухгалтеров, охраны помещений и документов, а с другой стороны – в обеспечении строгого контроля за действиями бухгалтеров. Информация, которая накопляется подсистемой управленческого учета, обычно является основным объектом промышленного шпионажа.

Кроме  применения средств защиты, которые встраиваются в программное обеспечение (пароли, шифрование данных), также должен быть ряд административных и организационных мероприятий. Служба безопасности предприятия должна следить за возможностью акустического прослушивания помещения бухгалтерии, отсутствием подслушивающих устройств в компьютерах, компьютерных сетях, телефонах, копировальной технике.

Создание КСБУ на предприятии состоит из трех основных этапов:

       Изучение особенностей хозяйственной деятельности предприятия;

       Проектирование системы и утверждение проекта;

       Внедрение и усовершенствование системы.