Общая характеристика компьютерных систем

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Модели учета. Элементы метода бухгалтерского учета при компьютеризации

 

Компьютерная система бухучета должна обеспечивать исполнение функций и требований бухучета. Основой бухучета является учетная политика предприятия. В учетной политике предприятия утверждается:

    Рабочий план счетов бухучета,

    Формы документов,

    Порядок проведения инвентаризации,

    Методы оценки активов и обязательств, правила документооборота и технология обработки учетной информации,

    Порядок контроля совершения хозяйственных операций и т. п.

План счетов бухучета – систематизированный перечень синтетических счетов бухучета. Стандартный план счетов бухучета является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия. Для программной реализации алгоритмов бухучета используются следующие признаки счетов:

    Тип сальдо для балансовых счетов;

    Периодичность, алгоритм закрытия счета (ежемесячно, ежеквартально, один раз в год);

    Валютный учет по счету;

    Структура кода счета;

    Соответствие группе, подгруппе или раздела плана счетов.

       Бухучет обеспечивает  синтетический и аналитический учет. Синтетический учет – это обобщение данных об активах, капитале и обязательств в стоимостном выражении. Детализация объектов учета на синтетических счетах выполняется путем  открытия субсчетов к ним. Субсчета обеспечивают возможность дополнительной классификации и анализа хозяйственных операций. 

         Аналитический учет в ручном варианте ведется в особых, материальных и других аналитических счетах бухучета. Аналитический учет обеспечивает группирование информации в середине каждого синтетического счета в стоимостном или количественном выражении. Объектами аналитического учета являются:

    ТМЦ, необоротные активы, МБП;

    организации (поставщики, покупатели, дебиторы, кредиторы), с которыми совершаются расчеты;

    материально-ответственные лица, подотчетные лица;

    учредители, акционеры;

    структурные подразделения, статьи и элементы затрат.

В компьютерных бухгалтерских системах код счета определяет вид обработки учетной информации. В коде счета может быть включена информация:

    Код плана счетов,

    Раздел плана,

    Тип сальдо счета,

    Признак валютного счета,

    Классификационный код счета,

    Идентификатор синтетического счета,

    Идентификатор субсчета,

    Идентификатор аналитического счета.

Таким образом, в структуре кода счета можно отобразить всю необходимую информацию.

Применение компьютеров вносит значительные изменения в организацию документирования: во-первых, в использовании электронных носителей первичной информации и электронных первичных документах, во-вторых, в автоматическом составлении первичных документов.

Отличия технологии первичного документирования в компьютеризированных системах следующие:

1. Накопление и первичная обработка учетных данных выполняется с   применением персональных компьютеров, которые установлены непосредственно на рабочих местах учетных работников (в цехах, на складе, в бухгалтерии). При этом сокращается поток бумажных документов и совершается переход к без бумажной технологии учета;

2. Обработка данных первичного учета совершается по принципу объединения процесса составления первичного документа и ввода его в компьютерную базу данных;

3. Возможность автоматической регистрации первичной информации с помощью таких средств, как технологические датчики, сканеры штрих кодов (для учета материально-производственных запасов), кассовые аппараты (для учета выручки от реализации в розничной торговле), смарт-карточки ( для учета труда и зарплаты), весы, часы, счеты, измерительная тара.

Для того, чтобы автоматизированная система могла воспринимать внешнюю информацию на этапе внедрения системы, как правило, проводится кодирование. Разработано и применяется много разнообразных систем и правил кодирования ( например, коды  номенклатуры товаров, инвентарные номера объектов, бухгалтерские проводки хоз. операций).

Штриховой код – особая система кодирования символьной информации о товарах или других ТМЦ в виде последовательных темных или светлых полос, которая может быть прочитана автоматическим цифровым устройством.

Штриховое кодирование базируется на следующих элементах:

    штриховом коде;

    аппаратных средствах его нанесения и считывания;

    автоматизированной системе распознавания товара по коду;

    компьютерной системе бухучета, которая способна работать с кодированной информацией.

Штриховое кодирование в Украине начало свое существование с начала 90-х годов.

Наиболее распространенной международной системой кодирования товаров является ЕАN, европейская товарная нумерация.

Первые три цифры штрих кода указывают на страну, где был зарегистрирован данный код. В Украине какой-либо штрих код начинается с цифр 482. Следующие четыре цифры  отведено для номера предприятия.

Пять следующих указывают на код товара и присваиваются самим предприятием.

Последняя тринадцатая цифра кода выполняет роль контрольной. И используется для определения правильности считывания кода специальным устройством.

При использовании  компьютеров особенно радикальное перестроение происходит в системе счетов. Нет необходимости в ограничении количества показателей, которые получаются в системе бухучета. Существует возможность одновременного ведения бухучета в нескольких планах счетов. Значительно расширены возможности аналитического учета.

Двойная запись при компьютерном учете сохраняется. Она реализуется путем кодирования всех учетных операций и разработке соответственных алгоритмов  для получения учетных показателей. Записанная один раз информация в зависимости от программы может быть использована много- разово.

При введении информации в компьютер пользователь составляет учетные записи. Учетные записи состоят из следующих частей:

    Дата хозяйственной операции;

    Шифры счетов, которые дебетуются и кредитуются  (включая характеристику в аналитическом разрезе);

    Количество;

    Сумма;

    Сумма хозяйственных операций;

    Название и номер первичного документа;

    Короткое содержание хозяйственной операции.

Существенно изменяется порядок составления отчетности. Отчетность формируется как в регламентированном, так и в режиме вопросов к базе данных, а не составляется один раз для использования на протяжении длительного срока.