АИС / Информационные технологии в экономике и управлении
.pdfТаблица 2
Перечень методов выявления информационных потребностей
Метод |
|
|
Сущность метода |
|
|
|
Методы, |
В данных методах исходят из предположения, что |
|||||
основанные на |
необходимая информация в общественном тезаурусе |
|||||
анализе |
уже есть (или будет поступать в ближайшем |
|||||
функционально- |
будущем). И задача службы сводится к тому, чтобы |
|||||
должностных |
определить, какая именно нужна специалисту |
|||||
обязанностей. |
информация, чтобы ему соответствовать своему |
|||||
|
служебному положению, грамотно, обоснованно (а не |
|||||
|
по наитию) принимать решения в сфере своей |
|||||
|
профессиональной деятельности. |
|
|
|||
|
Информационный работник на основе системного |
|||||
|
анализа должностных функций того или иного |
|||||
|
специалиста |
устанавливает |
необходимый |
объем |
||
|
знаний, которым должен владеть специалист данной |
|||||
|
категории, чтобы соответствовать занимаемому им |
|||||
|
положению. Системный анализ здесь используется |
|||||
|
потому, что служебный статус специалиста в |
|||||
|
современных |
|
условиях многочисленными |
нитями |
||
|
связан со статусами других специалистов (как по |
|||||
|
вертикали, так и по горизонтали). |
|
|
|||
|
Для выполнения своих функций ему нужна не только |
|||||
|
узкотематическая, профильная информация, но и |
|||||
|
значительный объем непрофильной, социальной, |
|||||
|
экономической |
организационной |
и |
прочей |
||
|
информации. |
|
|
|
|
|
|
Эти связи сам специалист далеко не всегда четко себе |
|||||
|
представляет. Они и выявляются в результате |
|||||
|
системного |
|
анализа, |
который |
позволяет |
|
|
сформировать перечень должностных обязанностей и |
|||||
|
вытекающий из него перечень должностных задач. |
|||||
31
Таблица 2
Перечень методов выявления информационных потребностей
Метод |
|
|
Сущность метода |
|
|
|
||
|
Последние трансформируются в типичные вопросы, |
|||||||
|
упорядоченная |
совокупность |
которых |
образует |
||||
|
информационную |
модель |
специалиста, |
его |
||||
|
информационный "паспорт". |
|
|
|
|
|||
|
По |
всем |
этим |
вопросам |
необходимо |
|||
|
систематическое |
|
информирование. |
Однако, |
||||
|
естественно, что режим информирования (раз в |
|||||||
|
неделю, месяц или квартал) и форма представления |
|||||||
|
информации (краткая информационная справка, |
|||||||
|
техническая записка, "итоги анализа информации", |
|||||||
|
обзор, статья и т.п.) по различным вопросам |
|||||||
|
различные и определяются исходя из характера |
|||||||
|
вопроса и имеющегося у "абонента" бюджета |
|||||||
|
времени. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Подобные модели могут разрабатываться не только |
|||||||
|
для руководителей высокого уровня, но по сути дела |
|||||||
|
для любой категории специалистов. |
|
|
|
||||
|
Созданные на основе системного анализа |
|||||||
|
должностных |
обязанностей |
специалистов |
|||||
|
информационные модели, отражающие потребность |
|||||||
|
в потенциально необходимой для них информации, |
|||||||
|
представляют собой абстракцию, поэтому при |
|||||||
|
реальном "наложении" на конкретных специалистов |
|||||||
|
они должны обязательно учитывать особенности |
|||||||
|
этих специалистов, т.е. быть скорректированными в |
|||||||
|
соответствии с их индивидуальными субъективными |
|||||||
|
потребностями. |
|
|
|
|
|
|
|
32
Таблица 2
Перечень методов выявления информационных потребностей
Метод |
|
|
|
Сущность метода |
|
|
|
||||
|
|
Однако роль заранее сформулированной модели очень велика, |
|||||||||
|
|
поскольку |
она |
активно |
влияет |
на |
формирование |
||||
|
|
информационных потребностей специалистов и позволяет |
|||||||||
|
|
организовать |
рациональное |
|
систематическое |
текущее |
|||||
|
|
информирование, отвечающее требованиям современного |
|||||||||
|
|
управления. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Аналогичным |
|
способом |
|
- |
способом |
|
построения |
||
|
|
информационной |
модели |
- |
выявляют |
потенциально |
|||||
|
|
необходимую информацию не только для одного потребителя, |
|||||||||
|
|
но и для группы потребителей. Исследование задач и функций |
|||||||||
|
|
группы |
потребителей |
дает |
возможность |
|
определить |
||||
|
|
тематические, хронологические и другие рамки при |
|||||||||
|
|
комплектовании |
|
справочно-информационных |
фондов, |
||||||
|
|
подготовке текущих и ретроспективных библиографических |
|||||||||
|
|
изданий и др. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Методы |
на основе |
Получили распространение |
там, |
где большинство разработок |
|||||||
сетевых |
графиков |
носит вырожденный комплексный характер. Анализ такого |
|||||||||
проведения НИОКР. |
сетевого |
графика дает возможность |
службе |
информации |
|||||||
|
|
определить наиболее емкие участки разработки и |
|||||||||
|
|
заблаговременно |
|
распланировать |
работу по информационному |
||||||
|
|
обеспечению групп потребителей исходя из своих |
|||||||||
|
|
возможностей, |
|
заблаговременно |
предвидеть |
"пики" |
|||||
|
|
информационной активности специалистов. |
|
|
|||||||
Таблица 2
Перечень методов выявления информационных потребностей
Метод |
Сущность метода |
|
Большинство творческих операций, требующих значительного |
|
объема информации, приходится на этап технического задания. |
|
Следует, конечно, иметь в виду, что информационный анализ |
|
сетевого графика представляет собой лишь предварительный |
|
этап в изучении информационных потребностей специалистов, |
|
занятых разработкой, и ничего конкретно не говорит о |
|
потребностях этих специалистов. Эти потребности на каждом |
|
участке должны изучаться соответствующими методами. Тем не |
|
менее, практика показывает, что анализ совокупности сетевых |
|
графиков в организации позволяет информационной службе |
|
надежно планировать свою работу, свести к минимуму |
|
возникновение "всплесков" информационной активности и |
|
соответственно сократить и число авральных ситуаций. |
33
1.8.Классификация "непотребителей" информации
Втабл. 3 приведена классификация "не потребителей" информации данная О.Е.Бурым-Шмарьяном. Их основной довод не потребления - "в фонде нет нужной мне информации", "не удовлетворяются мои частные запросы по информационному обеспечению". Причина такого положения вещей в непонимании специалистами задач использования информации в повседневной работе, незнание возможностей существующих информационных служб, неумение работать с информацией, неумение сформулировать информационный запрос и многое другое. Отсюда следует, что информационное обеспечение должно быть достаточно гибкими и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся специфическим потребностям данных категорий специалистов.
|
Таблица 3 |
|
Классификация «непотребителей» информации |
||
|
|
|
Название группы |
Характеристика группы |
|
"Всезнающие". |
Убеждены, что знают все в сфере своей деятельности и |
|
|
никакая информация им не нужна. |
|
"Скептики". |
Уверены, что по роду выполняемой ими работы никакая |
|
|
информация им не нужна. |
|
"Деловые". |
Не используют информацию из-за перегруженности |
|
|
работой. |
|
"Безразличные". |
Информация вроде бы нужна (они это осознают), но |
|
|
могут обойтись и без нее. |
|
"Послушники". |
Для них вся научная информация - это указания |
|
|
непосредственных руководителей. |
|
"Самостоятельные" |
Отказываются от услуг информационной службы, т.к. по |
|
|
их словам, поиск информации никому передоверить не |
|
|
могут и при необходимости отыщут сведения |
|
|
самостоятельно. |
|
"Отрицатели". |
Считают, что "информация себя не окупает" или "затраты |
|
|
времени на информационные процессы не оправдывают |
|
|
себя" (хотя они никогда не пытались сравнивать или |
|
|
оценивать эти затраты). |
|
А сколько нужно информации потребителям, тем, кто достаточно активно контактирует с информационными службами? Подводя итоги анализа ответов на данный вопрос потребителей информации, можно сделать вывод, что большинство специалистов не нуждается в непрерывном поиске информации и в определенные периоды времени (иногда весьма длительные) может продолжать успешно работать, не получая ее.
34
Таким образом, говоря об оперативности информационного обеспечения, можно выделить три ее вида:
-оперативность подготовки документа - срок от создания новой информации автором до ее опубликования;
-оперативность поиска информации по запросу;
-оперативность текущего информирования - срок от появления информации в фонде до выдачи ее потребителю.
1.9.Информационное обеспечение системы управления экономическим объектом
Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому её обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных. Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.
Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развития объекта управления его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.
В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем - большей частью внутренняя и частично - внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует программное обеспечение, позволяющее автоматизировать деятельность экономического объекта. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей:
внемашинной и внутримашинной.
К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).
35
Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов4. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, счетов-фактур), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав записей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения - систем управления базами данных.
Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.
Входные документы, а значит, и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условнопостоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).
Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзиты) и решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные файлы и рабочие, уничтожающиеся после каждого решения задачи.
Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.
4 Файл - это совокупность данных, хранящаяся в электронной форме по определенным правилам.
36
Рис.4. Принципиальная структура корпоративной информационной автоматизированной системы
Информационное обеспечение системы менеджмента - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений и эффективности функционирования системы.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
-отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
-сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
-канал - средство передачи информации;
-получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование и выбор канала; передача; декодирование. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
На рис. 5 представлена принципиальная схема обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.
37
Рис.5. Принципиальная схема обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.
38
1.10. Основные требования к качеству информации
Среди требований, предъявляемых к информационному обеспечению объекта управления можно выделить следующие:
-своевременность;
-достоверность (с определенной вероятностью);
-достаточность;
-надежность (с определенной степенью риска);
-комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
-адресность;
-правовая корректность информации;
-многократность использования;
-высокая скорость сбора, обработки и передачи;
-возможность кодирования;
-актуальность информации.
39
Глава 2. Применение информационных технологий в экономике и управлении
2.1.Понятие информационной технологии
Любому предприятию, фирме, организации в процессе экономической деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими информационными потоками: международными, экономическими, политическими, конкурентными, технологическими, рыночными, социальными и т.д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям [1]. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными.
Всложившихся условиях все более важной становится роль информационных технологий (ИТ).
Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.
Необходимо отметить, что такие понятия как “данные”, “информация”, “знания” не являются тождественными, и их принято различать (об этом более подробно говорилось в 1 главе). Систематизируя многие существующие и рассмотренные выше подходы
ктрактовке этих понятий, можно сформулировать следующие их определения. Фиксируемые воспринимаемые факты окружающего мира представляют собой данные. При использовании данных в процессе решения конкретных задач - появляется информация. Результаты решения задач, истинная, проверенная информация (сведения),
обобщенная в виде законов, теорий, совокупностей взглядов и представлений представляет собой знания [3,4,5].
2.2.Свойства информационных технологий
Вчисле отличительных свойств информационных технологий, имеющих стратегическое значение для развития общества, представляется целесообразным выделить следующие семь наиболее важных.
1. ИТ позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития. Опыт показывает, что активизация, распространение и эффективное использование информационных ресурсов (научных знаний, открытий, изобретений, технологий, передового опыта) позволяют получить
40