АИС / Информационные технологии в экономике и управлении
.pdf
Выбор счетов-фактур для платежей
|
|
|
|
Рекомендации по |
|
||
|
|
|
|
платежам |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Автоматическое |
|
|
Составление платежей |
|||
|
составление платежей |
|
|
|
вручную |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Автоматическое назначение |
|
|
Назначение банков для |
|||
|
банков для платежей |
|
|
|
платежей |
||
|
|
|
|
|
|
автоматическое/вручную |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проверка платежей
Создание платежных поручений
Передача платежей
Проводка платежей
Анонсированные платежи
Количество шагов: 0 |
|
Количество шагов: 1, 2 |
|
|
|
Изменение статусов анонсированных платежей
Выверка анонсированных 
платежей
Запись в главной книге:
Дебет : Расчеты с поставщиками Кредит: Счет банка
Рис. 43. Процедура платежей поставщикам
191
Наряду с понятием авансовые поступления\платежи в системе
BAAN IV существует понятие нераспределенные суммы.
Нераспределенные и авансовые суммы могут быть распределены на открытые счета-фактуры, а также перераспределены на другие авансовые\нераспределенные суммы. Есть только одно ограничение - документы должны иметь одну валюту и курс этой валюты.
Могут быть использованы разные критерии распределения. Одним из способов может являться распределение на основе сроков платежей. Также для закрытия могут быть выбраны открытые счета других компаний и дочерних подразделений.
По платежам клиентов можно периодически получать и обновлять статистику. При обновлении статистики пересчитываются следующие статистические данные:
-средний период поступления денежных средств;
-полученная сумма;
-неоплаченная сумма по счетам-фактурам продаж;
-среднее число дней просрочки платежей;
-предоставленная сумма скидки;
-использованная сумма скидки;
-предполагаемая сумма начислений за просроченные платежи;
-фактическая сумма начислений за просроченные платежи;
-сумма разниц в платежах.
Для оценки притока и оттока денежных средств в заданный период создается прогноз потока денежных средств (рис. 44). При расчете учитываются:
-счета-фактуры закупок;
-счета-фактуры продаж;
-постоянные поручения;
-заказы на закупку;
-заказы на продажу;
-заказы по проектам;
-финансовый план.
Возможен учет, как всех этих параметров, так и отдельных из них.
192
Рис. 44. Прогноз движения денежных средств
Модуль "Финансовые планы"
Модуль "Финансовые планы" предназначен для облегчения финансового планирования деятельности предприятия. В нем предусмотрена возможность разработки и сравнения различных вариантов финансовых планов. Оптимальный план принимается в качестве действующего и используется для сравнения фактических показателей с плановыми при анализе деятельности предприятия, а также в финансовых отчетах.
В общем случае управление финансами можно представить в виде четырех функциональных уровней (рис. 45):
1)финансовое планирование деятельности предприятия (финансовый план)
2)финансовый контроль деятельности (бюджеты и бюджетный контроль)
3)контроль за финансовыми процессами (контроль финансовых операций)
4)реализация финансовых процессов (ведение финансовых операций)
193
Рис. 45. Принципиальная схема управления финансами
Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной степени независимые от типа деятельности. В качестве примера можно привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д. Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности организации управленческого учета предприятия. Например, для типа деятельности "сборка на заказ" с точки зрения финансового планирования и контроля могут быть определены центры затрат (подразделения) и единицы затрат – производимые изделия. Для типа деятельности "конструирование на заказ" в качестве объектов финансового мониторинга могут определяться конструкторские проекты.
Модуль "Финансовые планы" системы BAAN IV позволяет составлять финансовые планы на различных уровнях. Предусмотрена возможность связывания нескольких финансовых планов с одним головным финансовым планом для распечатки сводной информации.
Имеются два способа составления финансовых планов: "снизу вверх" и "сверху вниз".
194
При использовании метода "снизу вверх" финансовые планы составляются в подразделениях, находящихся на самом нижнем уровне иерархии системы управления. Затем система BAAN IV автоматически рассчитывает соответствующие значения для более высоких уровней и осуществляет их агрегирование.
В случае использования метода "сверху вниз" финансовые планы составляются на более высоких уровнях (например, для каждого из рабочих центров в целом) и в дальнейшем детализируются по отдельным счетам главной книги или направлениям учета.
Для одного и того же подразделения можно создавать несколько вариантов финансового плана. При этом для каждого из создаваемых финансовых планов можно указать головной финансовый план.
Для каждого из счетов главной книги и направлений учета можно задать отдельный способ распределения годового бюджета. Для тех счетов главной книги, для которых отдельно не указан способ распределения бюджета, используется способ распределения, указанный в основных данных финансового плана. Код распределения бюджета используется для распределения плановых сумм и количеств, которые заданы для комбинации счет главной книги/направление учета (например, центр затрат, код проекта и т.д.) по периодам планирования. Перед заданием плановых сумм и количеств необходимо определить общие данные по финансовым планам.
После ввода годовых сумм и количества для распределения их по периодам система автоматически распределяет введенные значения по периодам в соответствии со способом распределения. Рассчитанные системой данные можно изменить. Система использует данные финансового плана для сравнения с фактическими показателями и расчета различий фактических и плановых показателей.
Годовой бюджет может быть распределен по периодам на основе процентов и/или коэффициентов (рис.46).
195
Рис.46. Процесс составления бюджета предприятия
Одной из важных функций системы является возможность копирования финансовых планов (рис.47). Эта функция служит для копирования данных в финансовый план. Могут быть копированы фактические суммы и количества, а также данные финансовых планов, умноженные на коэффициенты. В том числе, копирование может осуществляться для одного и того же финансового плана из одного периода в другой период.
Рис.47. Функция копирования данных финансовых планов
196
Можно вручную произвести ввод и корректировку плановых сумм и количеств для комбинации год/код финансового плана/счет главной книги/направления учета. Эти суммы могут быть сравнены с фактическими суммами и суммами других финансовых планов.
Кроме того, возможен ввод и изменение годовых сумм по счетам главной книги и направлениям учета для финансовых планов. Эти суммы затем, распределяются по периодам планирования.
На основе данных финансового плана и фактических данных за период можно скорректировать данный финансовый план на последующий период.
При пересчете плановых данных по фактическим данным для выбранного счета главной книги/направления учета будут выполнены следующие действия:
1.Суммируются фактические данные за базовый период, указанный для них.
2.Суммируются данные выбранного финансового плана за базовый период для плановых данных.
3.Первая сумма делится на вторую.
4.Данные периода перерасчета умножаются на полученное соотношение.
Показатели по созданным финансовым планам можно сравнить со
значениями по счетам Главной книги и со значениями по направлениям учета.
Модуль "Распределение затрат"
Модуль "Распределение затрат" предназначен для анализа затрат предприятия и учета косвенных затрат при расчете себестоимости продукции в модуле "Учет затрат" функциональной подсистемы "Производство". Возможно использование как традиционных методов учета затрат, так и метода Activity Based Costing.
Перед тем, как приступить к распределению затрат (рис.48), их нужно зарегистрировать по счетам главной книги и направлениям учета, а также определить носитель затрат.
Носитель затрат дает возможность импорта данных в модуль "Распределения затрат" из функциональных подсистем "Сбыт,
снабжение, склады" и "Производство". Значения показателя
"количество", указанного для каждого из носителей затрат являются базисом для распределения затрат с помощью процедуры
"Функционального бухгалтерского учета", а также для распределения между направлениями учета.
Направления учета представляют собой разделы в бухгалтерских субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для группировки данных, поступивших на счета главной книги. Полная
197
структура направлений учета может быть сформирована посредством создания иерархических связей.
Во всех модулях подсистемы "Финансы" могут быть использованы направления учета пяти типов, а в модуле "Распределение затрат" кроме того может использоваться дополнительный тип направления учета, названный "работы". Этот тип направления используется, если необходимо передать сумму, полученную в результате перераспределения затрат в подсистему "Сбыт, снабжение, склады" для учета в качестве начисления на себестоимость изделия.
Вариант распределения затрат по различным типам направлений учета определяют коды распределения затрат. Это дает возможность проводки результатов в главную книгу.
Для каждого кода распределения определяются источники распределения - типы направлений учета, с которых будут распределяться суммы, количества, проценты и цели распределения – типы направлений учета, на которые распределяются затраты.
Кроме того, в системе BAAN IV предусмотрена возможность распределения затрат с одного типа направлений учета на другой и с категорий затрат на направления учета. Способ распределения затрат определяется посредством выбора соответствующего типа распределения.
Предусмотрены следующие типы распределения затрат:
-проценты (от суммы, которая будет распределена на каждое из направлений учета);
-сумма (сумма, которая может быть распределена на каждое из направлений-целей);
-фиксированное количество (в процессе распределения система распределяет сумму на направления-цели пропорционально этим количествам);
-переменное количество (количества импортируются из других функциональных подсистем BAAN IV).
198
Рис. 48. Принципиальная схема процедуры распределения затрат
Счета главной книги должны быть обязательно связаны с категориями затрат, используемыми для распределения затрат. Счета книги по категориям затрат используются для импорта сумм из модуля
"Главная книга" в модуль "Распределение затрат" и для отнесения их на данную категорию затрат. Каждой категории затрат приписывается группа счетов или счет главной книги и процент использования суммы по каждому счету. Для каждого из счетов главной книги можно задать процент для отнесения суммы по этому счету на данную категорию затрат.
Результаты распределения можно провести в главную книгу, для включения в финансовый учет. Проводка возможна только в соответствии с заданными заранее кодом распределения и типом операции, указанными в параметрах модуля "Распределение затрат". Результаты распределения записываются на счета главной книги, указанные в параметрах модуля "Распределения затрат".
199
Процедура функционального бухгалтерского учета обеспечивает возможность расчета распределения затрат основываясь на базе работ, которые определяются как направления учета шестого типа - “работы”. Работы, выступая в качестве объектов затрат связаны, в свою очередь, с проектами или изделиями (группами изделий) с помощью носителей затрат. База начислений указывает носитель затрат, данные по которому должны служить базисом для расчета начислений на выбранную работу. Начисления, которые будут рассчитаны, отразятся на компоненте себестоимости, который укажет пользователь. Компоненты себестоимости это виды (статьи) затрат, которые служат для более подробного распределения затрат по видам.
Для включения начислений в расчет себестоимости необходимо сопоставление направлений учета объектам затрат. В качестве объектов затрат, представленных как направления учета, могут рассматриваться: группы изделий, изделия (анонимным изделиям), проекты (заказным изделиям). Что именно выступает в качестве объекта затрат указывается в параметрах модуля "Распределение затрат". Проводимые при этом начисления в расчет себестоимости основываются на данных главной книги (подсистема "Финансы") и носителей затрат (подсистема "Сбыт, снабжение, склады"). С направлением учета может быть связано только одно изделие, группа изделий или проект. В результате происходит экспорт результатов распределения затрат в модуль "Учет затрат" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады" для использования их в качестве начислений при расчете себестоимости.
Работа с процедурой финансового бухгалтерского учета должна начинаться с генерации списка работ, после чего можно уже специфицировать начисления для суммирования затрат в соответствии с выбранными работами.
Список работ представляет собой аналог спецификации изделия. В этом списке указывается, какая часть, какой именно работы относится на данный объект затрат. При генерации списка работ количество, на основе которого данная работа распределяется на определенный объект затрат, делится на сумму всех количеств, которые относятся к данной работе. Результатом является значение нормы (доли) потребления данной работы объектом затрат. Это значение хранится по комбинации:
код распределения → работа → объект затрат. При каждой новой генерации списка работ старые значения заменяются новыми.
Результаты распределения затрат проводятся в подсистему “Сбыт, снабжение, склады” в виде начислений на изделие или группу изделий.
200