АИС / Информационные технологии в экономике и управлении

пакете показывает, в каком состоянии находится данный тип операции. В зависимости от статуса типа операции возможны различные виды работы с данным типом операции в данном пакете. Для ввода операций необходимо создать новый пакет.

Статус типа операции может изменяться при работе с этим типом операции в пакете. Этот статус также зависит от работы других пользователей. Кроме того, статус также указывает, готов ли пакет для закрытия.

Для быстрого ввода типовых операций, которые имеют одну и ту же схему, например, расчет начислений на зарплату, распределение затрат по подразделениям и т.д. в системе BAAN IV предусмотрена возможность создания схем операций (сложных проводок). Эти схемы операций создаются один раз, и затем могут многократно использоваться, например, для обработки различных сумм.

Запросы и отчеты по главной книге можно формировать в произвольной форме. Для удобства работы пользователя с модулем "Главная книга" в системе BAAN IV предусмотрена возможность просмотра сальдо по счетам главной книги, номеров документов по выбранному счету, проводок по главной книге, а также реализован переход к просмотру первичных документов.

Модуль "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)"

Вмодуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" наряду с возможностью обработки счетов-фактур, поступающих из функциональной подсистемы "Сбыт, снабжение, склады", предусмотрена возможность выписки счетов-фактур непосредственно в функциональной подсистеме "Финансы". Для каждого счета фактуры создается график платежей с указанием сроков и сумм. Имеются средства анализа дебиторской задолженности, на основе которых производится оперативное управление кредитованием заказчиков и формируются письма напоминания должникам.

Каждый клиент в модуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" должен быть приписан к задаваемой произвольным образом финансовой группе. Финансовая группа клиентов - это группа клиентов, имеющих общие признаки, например: страна, направление деятельности и т.д. Созданные финансовые группы клиентов имеют общие счета главной книги для проводки операций продаж. Эти счета задаются один раз и используются по умолчанию при проводке операций по счетам-фактурам продаж.

Всистеме BAAN IV принято различать три вида счетов-фактур продаж (рис.9.2.4.4):

1.счета-фактуры продаж, поступившие в подсистему "Финансы" из

модуля "Управление продажами" подсистемы "Сбыт, снабжение,

склады". Эти счета-фактуры относятся к проданным товарам,

181

содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию";

2.счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе

"Управление счетами-фактурами". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий, но по ним возможна распечатка счетовфактур и отсылка их клиентам;

3.счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Этот способ создания счетов-фактур продаж предназначен только для занесения счетов-фактур продаж в финансовый учет и проводки их в главную книгу. Распечатка счетафактуры в этом случае невозможна.

После того как по счету-фактуре выполнены проводки, он становится доступен для просмотра в главной книге и файле открытых позиций счетов дебиторов.

Удалить счет-фактуру можно только в том случае, когда ему присвоен один из статусов: "проведенный" или "аннулированный". Удаление данных счетов-фактур производится только из таблиц "Счетафактуры продаж" и "Строки счетов-фактур продаж" модуля "Счета дебиторов" и не означает удаление счетов-фактур из учета.

Еще одной задачей модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" является управление кредитами.

Для того, чтобы напомнить клиенту о суммах по счетам-фактурам, которые он должен оплатить используются письма-напоминания. Для каждого из счетов-фактур в напоминания может быть включена как вся неоплаченная сумма, так ее часть. Имеется возможность включить в одно напоминание несколько счетов-фактур одного клиента. Письманапоминания содержат данные по неоплаченным счетам-фактурам, а также тексты. Для каждого номера напоминания имеется возможность создать отдельный вариант письма. Форматы этих писем, а также содержание текстов задаются пользователем.

182

Следует отметить, что в процессе работы модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" формируется большое количество документов для отчетности: книга продаж, ведомости распределения дебиторской задолженности, ведомость операций по клиентам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)"

В модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" для поступающих счетов фактур предусмотрены процедуры регистрации и акцепта, а также сверки с заказами. Ответственный отдел или лицо может как вручную, так и с помощью электронных средств акцептовать счет фактуру перед его вводом в финансовый учет и оплатой. Сверка счетов фактур и заказов на покупки происходит автоматически.

Каждый поставщик в модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" должен быть приписан к своей финансовой группе. Финансовые группы поставщиков имеют общие счета главной книги для проводки операций закупок.

В системе BAAN IV различаются три вида счетов-фактур закупок (по аналогии со счетами-фактурами продаж - рис. 39):

1.счета-фактуры закупок, распечатанные в модуле "Управление закупками" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады". Эти счетафактуры относятся к закупаемым товарам, содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию". Такие счета-фактуры имеют предварительный характер и не проводятся в подсистему "Финансы".

2.счета-фактуры закупок, прошедшие процедуру предварительной регистрации, утверждения, а затем зарегистрированные (копированные в учет) в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий;

3.счета-фактуры закупок, занесенные в подсистему "Финансы" непосредственно в сеансе "Работа с операциями". Эти счета-фактуры также не имеют связи с файлом изделий.

184

Рис. 39. Виды счетов-фактур закупок

185

Алгоритм обработки счетов-фактур закупок представлен на рис.40.

Рис.40. Алгоритм обработки счетов-фактур закупок

Для полученных и зарегистрированных счетов-фактур должны быть указаны полномочия. Полномочия показывают, какие работники и/или подразделения должны санкционировать счет-фактуру перед его дальнейшей обработкой. Посредством этих полномочий можно получить обзор работников и/или подразделений, которым не удалось утвердить счета-фактуры.

В качестве валюты счетов-фактур можно использовать любую введенную в систему валюту. При задании курса обмена валюты сумма по документу будет переведена в сумму в национальной (учетной) валюте. Кроме того, в системе BAAN IV существует возможность расчета нереализованных и реализованных курсовых разниц.

Счета, по которым производится разноска курсовых разниц в главную книгу, определяются по финансовым группам поставщиков. Списание курсовых разниц производится по закрытым операциям.

В случае, если необходимо задержать оплату счета-фактуры или не оплачивать его совсем, то это можно отразить в системе BAAN IV,

186

присвоив счету-фактуре код блокировки. Для кода блокировки указывается ответственный по блокировке и возможность включения счетов-фактур с этим кодом блокировки в пакеты платежей.

Следует отметить, что в системе BAAN IV предусмотрена работа с двумя типами поставщиков - это поставщики постоянные и разовые.

Обычный (постоянный) - это поставщик, с которым имеются постоянные деловые связи. По таким поставщикам в систему заносится подробная информация.

Разовый (случайный) - поставщик, у которого предприятие делает разовые закупки (например, закупки за наличные канцелярских товаров или других мелочей, сделанные в различных магазинах). Данные о разовом поставщике те же самые, что и об обычном поставщике. Однако, при каждом вводе операции по закупке у разового поставщика система просит ввести адрес "случайного" поставщика. Использование разовых поставщиков приводит к уменьшению объема данных и ускорению ввода информации.

В процессе работы модуля "Счета кредиторов" формируется большое количество документов для отчетности: книга покупок, ведомости распределения кредиторской задолженности, ведомость операций по поставщикам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Управление денежными средствами"

Модуль "Управление денежными средствами" предназначен для автоматизированной обработки платежей и поступлений денежных средств, в том числе поддерживает электронные банковские операции. Предусмотрено создание и обработка платежных документов на различных носителях (бумага, дискета, файл данных). На основе данных функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Финансы" может быть составлен прогноз движения денежных средств предприятия.

187

Общая схема движения денежных средств на предприятии представлена на рис. 41.

Рис. 41. Общая схема движения денежных средств на предприятии

В системе BAAN IV используются два основных способа обработки платежей и поступлений денежных средств (рис.9.2.4.8):

1)самостоятельный ввод платежей и поступлений денежных средств. В этом случае невозможна распечатка платежных документов;

2)автоматическая процедура обработки платежей и поступлений денежных средств. Системой предоставляются гибкие способы выбора счетов-фактур для платежей и прямых дебетовых списаний, возможна распечатка платежных поручений (стандартных и созданных пользователем) на различных носителях информации (бумага, дискета, файл для электронных систем банковских расчетов и т.д.).

Обработка платежей и поступлений денежных средств происходит посредством ввода данных из банковских выписок и последующей обработкой введенных данных.

Каждый платеж/поступление денежных средств обрабатывается в соответствии с комбинацией "банковское отношение - способ расчетов". Для каждой такой комбинации определяются данные проводок платежей/поступлений денежных средств, которые система будет использовать при автоматических процедурах. Под банковским

188

отношением понимается описание банковского счета компании, с которого производятся платежи и на который поступают денежные средства. Под способом расчетов понимается описание того, как будет производиться обработка платежей и поступлений денежных средств. При этом учитывается формат платежного документа, носитель информации (бумага, дискета, файл данных), этапы обработки и т. д.

Рис.42. Основные способы обработки платежей и поступлений денежных средств

Для каждого типа платежа/поступления денежных средств (файл, чек, платежное поручение) в необходимо создать свой отдельный способ расчетов. Группа отчетов может содержать различные типы, например, платежных поручений. Способ расчетов может быть указан как для платежей, так и для прямых дебетовых списаний, как по счетам фактурам, так и без них. В случае платежей и прямых дебетовых списаний по счетам-фактурам способ расчетов указывается в сеансах при работе со счетами-фактурами. Также способ расчета может быть указан в данных по поставщикам и клиентам и тогда он будет устанавливаться по умолчанию при проведении операций, связанных с оплатами счетов-фактур.

Для каждой комбинации "банковское отношение - способ расчетов" необходимо определить данные, которые будут использованы системой BAAN IV для проводок при автоматических процедурах обработки платежей/поступлений денежных средств.

189

С целью упрощения процесса создания платежей и их обработки в системе BAAN IV реализована автоматическая процедура платежей

(рис.43). Данная процедура предоставляет возможность выбора счетовфактур для платежей по различным критериям: срокам платежей, поставщикам, номерам счетов-фактур и т.д. После выбора счетов-фактур предоставляется возможность исключать выбранные счета-фактуры, а также добавлять новые, менять суммы платежей, способы платежей и т.д.

Для каждого поставщика при использовании автоматической процедуры платежей все платежи объединяются на основе имеющихся одинаковых параметров (валюта, способ платежа, банковское отношение поставщика, дата платежа, основание для платежа). Количество объединяемых воедино платежей определяется на основе способа расчета. Для каждого способа расчета необходимо указать тип составления и ограничения по составлению (количество счетов-фактур, количество символов в ссылке к платежу, неограниченное количество, в последнем случае будет распечатано сопроводительное письмо). Кроме того, если превышено ограничение по составлению, то необходимо указать:

-объединять платежи в следующий набор,

-не объединять платежи,

-объединить все платежи в один набор и отправить с сопроводительным письмом.

Всистеме BAAN IV платежи, не относящиеся к конкретным счетам-фактурам (например, коммунальные платежи, юридические услуги и т.д.) фиксируются как постоянные поручения. Эти платежи могут быть созданы один раз и выполняться по определенному графику.

Постоянные поручения бывают двух типов:

-поручения, создаваемые для операций затратного типа. Эти операции будут записаны только в главную книгу и не будут учтены по открытым позициям;

-поручения, рассматриваемые как авансовый платеж. Операция учитывается по открытым позициям. Данные проводки постоянного поручения могут быть изменены только в том случае, если статус поручения и соответствующего графика "Свободный".

190