АИС / АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 2007

используя схему франчайзинга, то есть предоставляя возможность использовать им свою торговую марку (подробнее см. § 5.2).

Система управления ПАРУС выпускается корпорацией того же названия, которая возникла в 1990 г. и прошла путь от фирмы, написавшей программу расчета зарплаты для небольшой организации до производителя комплексной системы управления предприятием. Система управления ПАРУС поддерживает классическую модель управления предприятием: финансовое и материальное планирование ресурсов с целью обеспечения ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия; учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия; контроль и управление деятельностью предприятия; анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих причину этих отклонений. Реализация данной модели облегчает принятие управленческих решений. Системы управления ПАРУС включает ряд модулей, объединяемых в четыре подсистемы: 1. Управление финансами (финансовое планирование, бухгалтерский учет, консолидация); 2. Маркетинг и логистика (маркетинг (клиенты), закупки, склад, реализация, магазин); 3. Управление производством (учет затрат и калькуляция себестоимости, технико-экономическое планирование, техническая подготовка производства); 4. Управление персоналом (учет персонала, табельный учет рабочего времени, расчет заработной платы). Система ПАРУС ориентирована на предприятия малого и среднего бизнеса, органы государственного и муниципального управления, бюджетные организации и страховые компании. Корпорация планирует предлагать свои решения для предприятий агропромышленного сектора. Внедрена на многих предприятиях, в том числе в нескольких федеральных министерствах: внутренних дел, культуры, образования и др.

141

6.3 Система «Галактика»

Система «Галактика» представляет собой компьютерную программу, предназначенную для обработки информации, возникающей в процессе экономической деятельности предприятия, направленной на получение прибыли. «Галактика» относится к классу ERP-систем (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия). Системы подобного рода обеспечивают автоматизированное управление всеми видами ресурсов предприятия: материальными, финансовыми, кадровыми, позволяют осуществлять планирование и управление ходом производства, хранения и сбыта продукции, обеспечивают своевременное рациональное обеспечение производства необходимыми материалами и комплектующими, предоставляют достоверную оперативную информацию для принятия управленческих решений.

Корпорация «Галактика» ведет свою историю с 1986 г. Вначале выпускались программные продукты, автоматизирующие отдельные виды деятельности предприятия: склад, сбыт, зарплата и т.п., которые в 1995г. были интегрированы в комплексную систему автоматизации предприятия «Галактика», предназначенную для крупных и средних предприятий. В настоящее время система выпускается версия 7.1 системы, которая отличается от предыдущей версии 5.8 реализацией стандарта управления MRP II. Программа «Галактика» реализована по модульному принципу, каждый модуль предназначен для автоматизации отдельной функции предприятия, модули объединяются в группы, называемые контурами. Далее перечислены эти контура, в скобках указаны названия модулей:

Контур управления производством (Спецификации продуктов, Управление заказами, Управление ремонтами, Учет в производстве, Планирование производства, Контроллинг, Корпоративное планирование);

Финансовый контур (Финансовый анализ, Платежный календарь, Управление бюджетом, Планирование финансов, Управление проектами);

Контур бухгалтерского учета (Векселя и кредиты, Фактические затраты, Финансово-расчетные операции, Матценности, Малоценные и быстроизнашиваемые предметы, Ведение налоговых расчетов, Налоговые регистры, Основные средства, Нематериальные активы, Бухгалтерская отчетность, Консолидация, Хозоперации, Касса);

Контур логистики (Материально-техническое обеспечение, Управление договорами, Управление снабжением, Управление сбытом, Складской учет, Поставщики \Получатели);

Контур управления взаимоотношениями с клиентами (Клиент, Рекламные кампании);

Контур управления персоналом (Управление персоналом, Заработная плата).

В состав системы «Галактика» входят развитые средства для поддержки решения специализированных и отраслевых задач (Претензионно-исковая работа, Консигнация, Давальческое сырье, Управление строительством, Сервисное обслуживание, Спецодежда, Розничная торговля, Автотранспорт), а также инструментарий для администрирования системы (Настройка, Рабочее место пользователя, Клиент-банк, Документооборот, Конфигуратор, Экспорт/импорт, Генератор отчетов, Компилятор форм, Деловая графика, Компилятор интерфейсов, Обмен бизнес-документами, Права доступа и некоторые другие, предназначенные для настройки и администрирования системы).

Система «Галактика» внедрена на нескольких сотнях крупных и средних предприятиях, в том числе на нескольких нижегородских: Борский пищевой комбинат, Оргсинтез, Речной порт, Машиностроительный завод, Красный якорь, Сибурнефтехим и др.

142

В реальности внедряется промышленная сетевая версия и на отдельной рабочей станции возможен доступ к одному или нескольким модулям в соответствии с компетенцией работника, использующего данную рабочую станцию.

При ведении бизнеса, управлении хозяйственным предприятием, реализации проекта у руководителя возникает четыре комплекса проблем по управлению четырьмя компонентами:

1.люди, работники, человеческий ресурс;

2.товары, сырье, оборудование;

3.деньги, финансовые ресурсы;

4.сфера хозяйствования, производство.

В последнее время к ним добавляют еще две компоненты:

5.исследование рынка, реклама, маркетинг;

6.фирменная культура отношений в коллективе.

Без любых из этих компонент успешное ведение хозяйственной деятельности невозможно.

В основе модели построения информационной системы в экономике «Галактика» лежат следующие положения:

1.Все взаимодействия между юридическими субъектами (предприятиями, организациями) сводятся к заключению и реализации сделок. При этом одна из сторон является продавцом, другая – покупателем. Предметом сделки может быть материальная ценность (МЦ), работа, услуга или их комбинация.

2.При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ).

3.Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов – документы-основания (ДО), т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д. Второй класс документов – сопроводительные документы, т. е. операционные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций.

Все сопроводительные документы можно разделить на две группы:

документы, подтверждающие перемещение МЦ, либо операции выполнения работ, услуг. К ним относятся накладные различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг);

финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские

икассовые документы.

Сопроводительные документы, как правило, связаны с документамиоснованиями.

В данном пособии рассматриваются вопросы настройки программного комплекса, а также работа модулей контуров административного, производственного, оперативного, финансового управления и бухгалтерского учета.

При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации информационной системы «Галактика» каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

В результате работы всех пользователей информационной системы происходит наполнение Базы Данных (БД) предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о

143

движении матценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить эффективность работы предприятия по различным направлениям хозяйственной деятельности. При этом обеспечивается:

принцип однократного ввода в БД информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

легкость контроля на корректность и целостность данных, персонификация действий пользователя;

контроль над регламентом выполнения хозяйственных операций;

быстрая перестройка комплекса, изменение эксплуатационной схемы при изменении бизнес-процесса (технологии управления).

НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ

Начало работы

После загрузки системы «Галактика» появляется панель Главного меню (рис. 6.1) и главное окно последнего в использовании модуля.

Рис. 6.1 Главное меню Пункты Главного меню позволяют выбрать для работы один из модулей системы. При задержке

курсора мыши на пункте меню появляется всплывающая подсказка, комментирующая назначение и задачи соответствующего модуля. Черный треугольник на краю Главного меню означает, что меню не видно полностью и его можно прокручивать дальше. Видом Главного меню можно управлять, выбирая команды контекстного меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши по кнопке управления Главным меню (крайней слева), рис. 6.2.

Рис. 6.2 Команды настройки Главного меню Доступ к пунктам Главного меню можно получить почти в любом модуле «Галактики» через

пункт меню модуля =Н= \Главное меню.

Поводите мышью по всем кнопкам Главного меню, прочитайте всплывающие подсказки и отнесите каждый из модулей к одному из контуров: Управления производством, Финансового,

Бухгалтерского учета, Логистики, Управления взаимоотношениями с клиентами, Управления персоналом.

Окна всех модулей системы имеет одинаковый интерфейс, состоящий из меню, панели инструментов, основной части и кнопочного меню, расположенного внизу окна. Название модуля располагается вверху, в заголовке окна. Там же отображается путь на данные, с которыми в сейчас ведется работа. На рис. 6.3 для примера показано окно модуля Настройка.

Рис. 6.3 Окно модуля Настройка

144

При работе следите за кнопочным меню, расположенным внизу окна. Кнопочное меню зависит от модуля, от вызванного подчиненного окна, от текущего элемента управления в окне. Оно показывает команды, которые возможны в данный момент.

Краткая справка о назначении кнопок в окне и на панели инструментов появляется после задержки указателя мыши на этой кнопке.

В основной части окна модуля располагаются окна форм, с помощью которых ведется работа с системой, то есть вводятся и редактируются данные, просматриваются отчеты. Выход из любого подчиненного окна производится нажатием клавиши Esc. При этом введенные данные сохраняются в базе без специального предупреждения.

Выбор нужного варианта данных

Для применения комплекса «Галактика» в учебных целях удобно воспользоваться его возможностью работать с несколькими наборами данных. Для указания набора данных, с которым следует работать, нужно в Главном меню выбрать модуль Настройка и выполнить команду меню

Администратор \Изменить путь на данные или в текущем модуле найти пункт меню –А- \Изменить путь на данные. Операция позволяет установить путь на альтернативные данные, не выходя из программы.

Рис. 6.4 Установка возможности переключения на другие данные Для обеспечения возможности переключения на различные данные необходимо сделать

соответствующую настройку. В модуле Настройка нужно выполнить команду Настройка \Настройка, в результате появляется окно =Настройка=, рис.6.Ошибка! Закладка не определена.. В его левой части расположено дерево разделов настроек. Первый уровень раскрывается двойным щелчком по значку Настройка, затем выбирается раздел Доступ к таблицам. В правой части окна выбираем наименование настройки Переключение на другие данные разрешено и устанавливаем значение Да в правой части окна, выбирая его из списка, вызываемого щелчком по кнопке с тремя точками.

Файлы базы данных системы располагаются в каталоге DATA, включающем в свою очередь несколько каталогов. Для создания нового варианта данных можно просто создать каталог, в который нужно скопировать существующий каталог DATA, а затем произвольно изменять эти данные. Необходимо также, чтобы в каталоге EXE, содержащем исполняемые модули, находился файл datadirs.txt с указанием путей к альтернативным наборам данных. Файл datadirs.txt – это обычный текстовый файл, который можно создать в любом текстовом редакторе.

В каждой строчке файла datadirs.txt должен быть указан путь к одному набору данных. На рис. 6.5 приведен пример содержимого файла datadirs.txt, открытого в текстовом редакторе.

145

Если каталог был не заполнен, то на экране появится запрос «Введите информацию о собственной организации». Если в каталог ранее заносились какие-либо данные, то на экран выдается список имеющихся в каталоге предприятий, рис. 6.8.

Верхняя панель данного окна =Организации и банки=, рис. 6.8,содержит основные данные об организациях, нижняя панель – данные о банках, в которых у организации открыты счета и информацию о том, к каким группам контрагентов Вы отнесли текущую организацию.

Рис. 6.8 Заполнение каталога Организации и банки Форма, представленная на рис. 6.Ошибка! Закладка не определена., называется табличной. В

ней отображаются сведения о ряде записей, включенных в базу данных, в данном случае обо всех предприятиях. Выбрав какой-либо элемент из списка, и нажав Enter, F4 можно перейти к редактированию данных о выбранном элементе. По нажатию F7 происходит переход к вводу данных о новом элементе.

Редактирование отдельной записи в таблице или ввод новых данных производится с помощью анкетной формы. В ней представляются все атрибуты выбранной записи, а не только те, которые видны в таблице. Анкетная форма для ввода данных о предприятии показана на рис. 6.Ошибка! Закладка не определена..

Пополните каталог Организации и банки, внеся туда информацию о Вашем предприятии. При вводе данных о предприятии заполняются следующие поля:

Тип организации – юридическая форма предприятия согласно Гражданскому кодексу: ООО

(общество с ограниченной ответственностью), ЗАО, ОАО, АОЗТ, АООТ (акционерные общества), ПБОЮЛ (предприниматель без образования юридического лица). Введите себя как ПБОЮЛ.

Наименование организации – введите «ЧП» и свои ФИО.

ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика, присваиваемый налоговым органом при регистрации предприятия, 10 цифр для юридических лиц и 12 цифр для физических (ПБОЮЛ), начинается с цифр 52 для Нижегородской области;

ОКПО – код из 8 цифр в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций,

присваиваемый предприятию органами статистики;

ОКДП – код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности,

продукции и услуг7, 7 цифр, например, 5020020 – Услуги по ремонту автомобилей;

ОКВЭД – код из 7 цифр по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг8;

Государство, город – выбираются из соответствующих каталогов по клавише F3. Пополните эти каталоги при выборе страны и города с помощью кнопки [F7] Добавить. Обратите внимание, что как только курсор попадает в эти поля, в строке кнопочного меню появляется ссылка [F3] Выбор. Если какойлибо каталог пуст, система предложит начать его заполнение. При вводе информации о странах, с которыми

7Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).– http://nalog.consultant.ru/doc36623.html.

Классификатор ОКДП используется с 1.01.1994, содержит описание принципов классификации и коды всех видов экономической деятельности, товаров и услуг, согласован с международными системами классификации.

8Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД).– http://www.oblstat.permregion.ru/okved_info.htm.

Классификатор ОКВЭД используется с 1.01.2003, отменяет части I и IV классификатора ОКДП в части экономической деятельности. Построен на основе гармонизации с официальной версией на русском языке Статистической классификации видов экономической деятельности в Европейском экономическом сообществе.

147

имеет хозяйственные связи ваше предприятие, стране присваивается произвольный код и указывается, взимается или нет НДС (налог на добавленную стоимость).

Адрес организации – введите свой адрес,

Телефон - введите свой контактный телефон;

Применять налоги – значение поля: всегда, только в закупках, только в продажах, никогда,

выбирается из выпадающего списка. Анализируется при расчете налогов в ДО и накладных, где данная организация фигурирует в качестве контрагента;

При закупке автоматически применять налоги для таможенной декларации –

указывается Да или Нет;

Процент скидки по умолчанию – задается процент постоянно действующей скидки. Вводится 0, если таковой нет;

Максимальный долг – задается максимальный долг для данного предприятия перед Вашим в национальной денежной единице (НДЕ) и в базовой валюте;

Рис. 6.9 Ввод данных о предприятии Для внесения информации о Ваших банковских реквизитах надо перейти в правую нижнюю

панель с помощью мыши или используя комбинации клавиш ALT+стрелки. В этой панели вводятся банковские реквизиты по всем имеющимся у Вашей организации счетам (рублевым, валютным, реквизиты для расчетов телеграфом). Заполните реквизиты для основного рублевого счета вашей организации:

Банк – наименование вашего банка, город;

БИК\код МФО – БИК вашего банка(9 цифр);

Счет – Ваш расчетный счет в банке (20 цифр);

МФО для РКЦ;

Счет для РКЦ – Кор/счет Вашего банка;

Адрес – адрес Вашего банка;

Примечание – Основной рублевый счет.

Добавьте новую карточку для ввода банковских реквизитов (F7) и введите реквизиты валютного счета вашей организации.

Закройте анкетную и табличную формы по организациям и банкам. Данные о Вашей организации

введены.

Подразделения, склады

Перейдите к каталогу Подразделения, склады. В этом каталоге содержится информация обо всех подразделениях Вашей организации, в том числе и о складах.

Проверьте в окне =Каталог подразделений= наличие или введите с помощью кнопки [F7]Новая подразделения:

-Склад «Вспомогательный»,

-Склад готовой продукции,

-Магазин запчастей.

148

Если подразделение является складом или торговым залом, то необходимо установить соответствующее значение в поле Тип подразделения, рис. 6.Ошибка! Закладка не определена.. По умолчанию оно имеет значение подразделение. Для Магазина запчастей установите тип розничная торговля, для складов установите тип склад. Поле Производственная функция заполняется по кнопке с многоточием […] в правой части поля или по кнопке [F3]Выбор кнопочного меню. Поле Вышестоящее подразделение не заполнять. Цена МЦ – с налогами.

В окне =Каталог подразделениий= распечатайте список подразделений, складов (клавиши Ctrl+P). По этой команде появляется окно =Выберите отчет= с двумя вкладками, рис. 6.Ошибка! Закладка не определена.. Слева представлен перечень форм отчета, нужную форму можно выделить клавишей Insert. По кнопке [Сформировать] выбранная форма отчета заполняется необходимыми данными из базы данных и открывается созданный отчет.

Рис. 6.10 Ввод подразделения

Рис. 6.11 Окно настроек отчета Убедитесь, что подразделения Склад «Вспомогательный», Склад готовой продукции, Магазин

запчастей присутствуют в отчете. Закройте 2 окна.

Курсы валют

Этот каталог содержит список валют, с которыми вы можете работать, а также курсы валют, рис.

6.12.

Рис. 6.12 Каталог валют

149