- •Судебный департамент при верховном суде
- •Инструкция по делопроизводству в аппарате судебного департамента при верховном суде российской федерации
- •I. Общие положения
- •II. Организация документооборота
- •2.1. Организация доставки документов
- •2.2. Прием, регистрация и распределение
- •2.3. Учет и хранение отдельных видов документов
- •2.4. Регистрация и отправка исходящих документов
- •2.5. Порядок оформления и прохождения
- •2.6. Прием и передача документов по каналам связи
- •2.7. Организация делопроизводства
- •2.8. Работа исполнителей со служебными документами
- •2.9. Порядок размножения и копирования документов
- •2.10. Учет объема документооборота
- •III. Порядок подготовки и оформления служебных документов
- •3.1. Основные виды служебных документов
- •3.2. Бланки служебных документов
- •3.3. Требования к оформлению
- •IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
- •4.1. Проекты нормативных правовых актов
- •4.2. Приказы, распоряжения
- •4.3. Решения и протоколы коллегиальных органов
- •4.4. Служебные письма
- •V. Контроль за исполнением
- •VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
- •6.1. Составление и ведение номенклатуры дел
- •6.2. Формирование дел
- •6.3. Оформление дел
- •6.4. Экспертиза ценности документов
- •6.5. Составление описи дел
- •6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение
- •6.7. Организация оперативного хранения документов
- •VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
2.4. Регистрация и отправка исходящих документов
2.4.1. Отправка документов в аппарате Судебного департамента производится в централизованном порядке через экспедицию Управления делами.
2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).
2.4.3. Исходящие документы регистрируются:
за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей - в Управлении делами;
за подписью руководителя структурного подразделения - в делопроизводстве структурного подразделения.
2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированной системе "Дело" путем внесения соответствующих реквизитов документа в электронную карточку после их подписания.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 6) и порядкового номера документа.
Например, N СД-6/88 означает: СД - индекс Судебного департамента; 6 - индекс Управления делами; 88 - порядковый номер исходящего документа.
Зарегистрированные документы сдаются исполнителями на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 7).
2.4.5. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.
Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.
Копии распорядительных документов, сдаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.
Документы на электронном носителе принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.
За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.
2.4.6. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, их заклеивание, составление сопроводительных документов (реестров, списков) и сдачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.
В целях установления единого порядка обработки и оформления отправляемой корреспонденции в Управлении делами для работников экспедиции разрабатывается Инструкция о порядке обработки отправляемой корреспонденции, которая утверждается управляющим делами.
2.4.7. Полученные экспедицией документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, отправляются два раза в неделю (вторник и четверг).
2.4.8. Отправка документов осуществляется, как правило, через работников почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров.
Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, министерства, ведомства и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными - работниками структурных подразделений, которые подготовили указанные документы.
2.4.9. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента, сдаются в экспедицию для их последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи <*>.
--------------------------------
<*> Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
2.4.10. Главное управление обеспечения деятельности военных судов регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет самостоятельно через общий отдел.