ISvE_chast_1_Polyakov_S_V

такой стиль работы выливается в дополнительные затраты на обучение сотрудников, обслуживание их рабочих мест и оплату затраченного впустую времени. Если же этот стиль применяется для организации бизнес процессов, критически важных для работы предприятия, передача пользователю функций координатора согласованных воздействий на корпоративную информацию создает угрозу ее непротиворечивости. Например, если принятый на предприятии распорядок разрешает отпускать товар только после его оплаты, и выписывание накладных технологически не связано с бухгалтерией, то ответственность за выполнение распорядка ложится на сотрудников. Неизбежные ошибки приведут к расхождениям товарного и финансового учета. Если рассматривать все аспекты деятельности предприятия, количество логических взаимосвязей столь велико, что подобные расхождения становятся практически неконтролируемыми.

2.6.Обслуживание информационной системы

Модель и базовые технологии — это потенциал ИС. Ее реальная эффективность и затраты на эксплуатацию зависят от организации работы с пользователями и обслуживания системы.

Информационная система, как и любая техническая система, состоит из ненадежных элементов, которые подвержены внезапным отказам и требуют проведения регламентных работ, например, при замене версий программного обеспечения или вводе в эксплуатацию новых модулей ИС. Процедуры обслуживания должны своевременно выявлять отказы, изолировать их влияние на систему и восстанавливать работоспособность ИС за прогнозируемое время и без нарушения согласованности данных. Выполнить эти требования далеко не просто, особенно в распределенных ИС. Чтобы обслуживание не превратилось в серию авралов, требуются тщательное проектирование и верификация регламента обслуживания, а также использование специализированного программного обеспечения для мониторинга состояния ИС и управления ею.

Актуальный пример такого рода трудностей дает проблема сохранения информационной безопасности предприятия при подключении к Internet. Опыт показывает, что бреши в системе защиты, как правило, имеют не технологическую, а организационную природу. Отсутствие единой концепции защиты всех частей ИС и четкого регламента обслуживания систем безопасности позволяет злоумышленнику достаточно легко проникать в корпоративные сети, несмотря на использование мощного программного обеспечения, предназначенного именно для подобной защиты.

2.7.Совместимость информационной системы со старыми приложениями

Корпоративные ИС никогда не создаются на пустом месте. Предприятия приходят к осознанию необходимости их создания на основании опыта использования отдельных приложений. Более того, даже после начала промышленной эксплуатации ИС некоторые унаследованные приложения продолжают использоваться в течение длительного времени.

Соседство новых и унаследованных приложений значительно усложняет обслуживание системы и снижает эффект от ее внедрения. Поэтому нужно максимально ускорить переход на новые системы. К счастью, на российских предприятиях груз унаследованных систем не так тяжел, как в крупных иностранных компаниях.

На переходный период нужно продумать и постараться обеспечить взаимодействие новых и унаследованных приложений. Решение этой нелегкой задачи упрощает связующее ПО, предназначенное специально для координации взаимодействия частей системы в неоднородной вычислительной среде.

21

2.8.CASE-средства проектирования информационных систем

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности информационных систем (ИС), создаваемых в различных областях экономики. Современные крупные проекты ИС характеризуются, как правило, следующими особенностями:

сложность описания (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая тщательного моделирования и анализа данных и процессов;

наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования (например, традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объема);

отсутствие прямых аналогов, ограничивающее возможность использования каких-либо типовых проектных решений и прикладных систем;

необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений;

функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах;

разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств;

существенная временная протяженность проекта, обусловленная, с одной стороны, ограниченными возможностями коллектива разработчиков, и, с другой стороны, масштабами организации-заказчика и различной степенью готовности отдельных ее подразделений к внедрению ИС.

Для успешной реализации проекта объект проектирования (ИС) должен быть прежде всего адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Однако до недавнего времени проектирование ИС выполнялось в основном на интуитивном уровне с применением неформализованных методов, основанных на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования ИС. Кроме того, в процессе создания и функционирования ИС информационные потребности пользователей могут изменяться или уточняться, что еще более усложняет разработку и сопровождение таких систем.

В 70-х и 80-х годах при разработке ИС достаточно широко применялась структурная методология, предоставляющая в распоряжение разработчиков строгие формализованные методы описания ИС и принимаемых технических решений. Она основана на наглядной графической технике: для описания различного рода моделей ИС используются схемы и диаграммы. Наглядность и строгость средств структурного анализа позволяла разработчикам и будущим пользователям системы с самого начала неформально участвовать в ее создании, обсуждать и закреплять понимание основных технических решений. Однако, широкое применение этой методологии и следование ее рекомендациям при разработке конкретных ИС встречалось достаточно редко, поскольку при неавтоматизированной (ручной) разработке это практически невозможно. Действительно, вручную очень трудно разработать и графически представить строгие формальные спецификации системы, проверить их на полноту и непротиворечивость, и тем более изменить. Если все же удается создать строгую систему проектных документов, то ее переработка при появлении серьезных изменений практически неосуществима. Ручная разработка обычно порождала следующие проблемы:

22

неадекватная спецификация требований; неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях;

низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества; затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.

Сдругой стороны, разработчики ИС исторически всегда стояли последними

вряду тех, кто использовал компьютерные технологии для повышения качества, надежности и производительности в своей собственной работе (феномен "сапожника без сапог").

Перечисленные факторы способствовали появлению программнотехнологических средств специального класса - CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения ИС. Термин CASE (Computer Aided Software Engineering) используется в настоящее время в весьма широком смысле. Первоначальное значение термина CASE, ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения (ПО), в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ИС в целом. Теперь под термином CASE-средства понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектирование прикладного ПО (приложений) и баз данных, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управление проектом, а также другие процессы. CASEсредства вместе с системным ПО и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС.

Появлению CASE-технологии и CASE-средств предшествовали исследования

вобласти методологии программирования. Программирование обрело черты системного подхода с разработкой и внедрением языков высокого уровня, методов структурного и модульного программирования, языков проектирования и средств их поддержки, формальных и неформальных языков описаний системных требований и спецификаций и т.д. Кроме того, появлению CASE-технологии способствовали и такие факторы, как:

подготовка аналитиков и программистов, восприимчивых к концепциям модульного и структурного программирования;

широкое внедрение и постоянный рост производительности компьютеров, позволившие использовать эффективные графические средства и автоматизировать большинство этапов проектирования;

внедрение сетевой технологии, предоставившей возможность объединения усилий отдельных исполнителей в единый процесс проектирования путем использования разделяемой базы данных, содержащей необходимую информацию о проекте.

CASE-технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. Большинство существующих CASEсредств основано на методологиях структурного (в основном) или объектноориентированного анализа и проектирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для описания внешних требований, связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программных средств.

Согласно обзору передовых технологий (Survey of Advanced Technology), составленному фирмой Systems Development Inc. в 1996 г. по результатам анкетирования более 1000 американских фирм, CASE-технология в настоящее время попала в разряд наиболее стабильных информационных технологий (ее использовала половина всех опрошенных пользователей более чем в трети своих проектов, из них 85% завершились успешно). Однако, несмотря на все потенциальные возможности CASE-средств, существует множество примеров их неудачного вне-

23

дрения, в результате которых CASE-средства становятся "полочным" ПО (shelfware). В связи с этим необходимо отметить следующее:

CASE-средства не обязательно дают немедленный эффект; он может быть получен только спустя какое-то время;

реальные затраты на внедрение CASE-средств обычно намного превышают затраты на их приобретение;

CASE-средства обеспечивают возможности для получения существенной выгоды только после успешного завершения процесса их внедрения.

Ввиду разнообразной природы CASE-средств было бы ошибочно делать ка- кие-либо безоговорочные утверждения относительно реального удовлетворения тех или иных ожиданий от их внедрения. Можно перечислить следующие факторы, усложняющие определение возможного эффекта от использования CASEсредств:

широкое разнообразие качества и возможностей CASE-средств; относительно небольшое время использования CASE-средств в различных

организациях и недостаток опыта их применения; широкое разнообразие в практике внедрения различных организаций;

отсутствие детальных метрик и данных для уже выполненных и текущих проектов;

широкий диапазон предметных областей проектов;

различная степень интеграции CASE-средств в различных проектах. Вследствие этих сложностей доступная информация о реальных внедрениях

крайне ограничена и противоречива. Она зависит от типа средств, характеристик проектов, уровня сопровождения и опыта пользователей. Некоторые аналитики полагают, что реальная выгода от использования некоторых типов CASE-средств может быть получена только после одноили двухлетнего опыта. Другие полагают, что воздействие может реально проявиться в фазе эксплуатации жизненного цикла ИС, когда технологические улучшения могут привести к снижению эксплуатационных затрат.

Для успешного внедрения CASE-средств организация должна обладать следующими качествами:

Технология. Понимание ограниченности существующих возможностей и способность принять новую технологию;

Культура. Готовность к внедрению новых процессов и взаимоотношений между разработчиками и пользователями;

Управление. Четкое руководство и организованность по отношению к наиболее важным этапам и процессам внедрения.

Если организация не обладает хотя бы одним из перечисленных качеств, то внедрение CASE-средств может закончиться неудачей независимо от степени тщательности следования различным рекомендациям по внедрению.

Для того, чтобы принять взвешенное решение относительно инвестиций в CASE-технологию, пользователи вынуждены производить оценку отдельных CASEсредств, опираясь на неполные и противоречивые данные. Эта проблема зачастую усугубляется недостаточным знанием всех возможных "подводных камней" использования CASE-средств. Среди наиболее важных проблем выделяются следующие:

достоверная оценка отдачи от инвестиций в CASE-средства затруднительна ввиду отсутствия приемлемых метрик и данных по проектам и процессам разработки ПО;

внедрение CASE-средств может представлять собой достаточно длительный процесс и может не принести немедленной отдачи. Возможно даже краткосрочное снижение продуктивности в результате усилий, затрачиваемых на внедрение. Вследствие этого руководство организации-пользователя может утратить интерес к CASE-средствам и прекратить поддержку их внедрения;

24

отсутствие полного соответствия между теми процессами и методами, которые поддерживаются CASE-средствами, и теми, которые используются в данной организации, может привести к дополнительным трудностям;

CASE-средства зачастую трудно использовать в комплексе с другими подобными средствами. Это объясняется как различными парадигмами, поддерживаемыми различными средствами, так и проблемами передачи данных и управления от одного средства к другому;

некоторые CASE-средства требуют слишком много усилий для того, чтобы оправдать их использование в небольшом проекте, при этом, тем не менее, можно извлечь выгоду из той дисциплины, к которой обязывает их применение;

негативное отношение персонала к внедрению новой CASE-технологии может быть главной причиной провала проекта.

Пользователи CASE-средств должны быть готовы к необходимости долгосрочных затрат на эксплуатацию, частому появлению новых версий и возможному быстрому моральному старению средств, а также постоянным затратам на обучение и повышение квалификации персонала.

Несмотря на все высказанные предостережения и некоторый пессимизм, грамотный и разумный подход к использованию CASE-средств может преодолеть все перечисленные трудности. Успешное внедрение CASE-средств должно обеспечить такие выгоды как:

высокий уровень технологической поддержки процессов разработки и сопровождения ПО;

положительное воздействие на некоторые или все из перечисленных факторов: производительность, качество продукции, соблюдение стандартов, документирование;

приемлемый уровень отдачи от инвестиций в CASE-средства.

Тема 3. Экономическая информация как объект автоматизированной обработки

Экономическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, возникающих при подготовке производства, в процессе производственно-хозяйственной деятельности и при управлении этой деятельностью.

Система экономической информации — это совокупность методов генерации, передачи и переработки информации во всех звеньях экономики предприятия.

По уровню возникновения и передачи экономическая информация характеризуется своим объектом и источником. Под объектом информации понимается объект или явление, имеющее реальное воплощение и отличительные черты и существующее фактически или в представлении людей. Например, структурные подразделения, работники и т.д.

Под источником информации понимается такой элемент, который может формировать или вырабатывать входные сообщения для системы, например, должностное лицо, отдел и т.д.

На основе объекта информации формируется экономическая информационная система. Она расчленяется на составные элементы, каждый из которых обладает свойствами системы. Таким образом, в результате последовательного расчленения получается система взаимосвязанных единиц информации, которые на различные уровнях оказывают влияние друг на друга.

Информационную совокупность массива документов некоторой формы, образовавшуюся при их группировки по уровням, называют составной единицей информации. Каждая составная единица информации подразделяется на инфор-

25

мационные совокупности более низкого уровня. Наименьшей единицей является реквизит — неделимая единица данных, имеющая определенный смысл.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых) и имеет свое название. Наименование типа реквизита необходимо для отражения его смыслового содержания и для обращения к нему.

Из реквизитов строятся все остальные структурные единицы, в которых элементы логически связаны или объединены друг с другом.

В процессе автоматизированной обработки информации реквизиты подразделяются на основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученных в результате вычислений или измерений, например, количество изделий, расценка и т.д. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей, например, наименование товара, фамилия, имя, отчество работника и т.д.

При обработке информации в машине над основаниями выполняются арифметические операции, а при помощи признаков осуществляется поиск информации, ее выборка, сортировка и т.д.

Основания и относящиеся к ним признаки образуют показатели. На показателях строятся документы. Под документом следует понимать такую информационную совокупность, которая имеет вполне самостоятельное смысловое значение, характеризуется полным набором реквизитов и показателей и зафиксирована на материальном носителе.

При решении экономических задач на ЭВМ принята иерархия данных, включающая следующие основные элементы:

Агрегат данных — это поименованная совокупность двух или более реквизитов, например, дата рождения работника и т.д.

Запись — это поименованная совокупность логически связанных реквизитов, используемых для описания сущностей, например, сведения о предприятии. Совокупность взаимосвязанных типов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, образует шаблон соответствующей структуры записи.

Файл — это поименованная совокупность записей для объектов одного типа, например, “Сведения о всех структурных подразделениях предприятия”.

База данных — это поименованная совокупность взаимосвязанных файлов, представленных для одновременного использования многими пользователями или приложениями, например, файлы Материалы, Продукция и т.д.

С точки зрения класса задач экономического управления, экономическая информация классифицируется по различным признакам.

1.По функциям управления информацию подразделяют на директивную, нормативную, плановую, учетную, статистическую, аналитическую, отчетную, справочную и специальную.

Под директивной информацией понимаются данные, содержащиеся в директивных документах; под нормативной информацией — сведения о действующих и проектируемых нормативных показателях; под плановой информацией — данные планов, проектов и прогнозов; под учетной информацией — данные бухгалтерского учета; под аналитической информацией — данные оперативного учета; под статистической информацией — данные статистического учета; под отчетной информацией — сведения о фактическом состоянии различных сторон произ- водственно-хозяйственной деятельности предприятия; под справочной информацией — сообщения, формируемые по запросам пользователей системы; к специальной информации относятся сегменты по задачам, массивы константы и т.д.

2.По месту возникновения информация делится на внутреннюю и внеш-

нюю.

Внутренней называется информация, которая возникает внутри объекта (предприятие, цех, склад и т.д.).

26

Внутренняя информация подразделяется на информацию о продукции, о производственных процессах и о внутренних возмущениях. Информация о продукции характеризует качественные и количественные стороны продукции. Информация о процессах производства представляет данные о ходе технологического производства, об энергоносителях и т.д. Информация о внутренних возмущениях включает сведения о простоях, отсутствии материальных ценностей и т.д.

Внешняя информация подразделяется на плановую, нормативносправочную и информацию о внешних возмущениях. К плановой внешней информации относится информация о параметрах объекта управления на будущий период. Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Информация о внешних возмущениях указывает сообщения, характеризующие несвоевременное изменение нормативов, недостаток материальных ценностей на производство продукции и т.д.

3.По стадиям образования информация подразделяется на входную, выходную и промежуточную. Входная информация — это информация, возникающая на первоначальной стадии процесса управления. Она представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для Решения задач. К исходным данным могут быть отнесены все первичные данные и нормативно-справочная информация. К выходной относится информация, полученная как результат решения задач

ипредназначенная для непосредственного использования в управлении. Промежуточная информация является результатом решения задачи и используется при решении других задач как входная информация.

4.По временному периоду возникновения информация подразделяется на оперативную и текущую. Оперативная информация — это информация с нерегламентным периодом поступления в систему. Текущая информация — это информация, поступающая согласно установленного регламента.

5.По объективности отражения информация делится на достоверную, недостоверную, точную и неточную.

6.По полноте информация подразделяется на достаточную, избыточную и недостаточную.

7.По отношению к процессу обработки информация классифицируется на обрабатываемую и необрабатываемую.

8.По интервалу времени между поступлениями информация делится на периодическую и непериодическую.

Тема 4. Средства формализованного описания экономической информации на предприятиях

4.1. Определение и состав информационного обеспечения

Информационное обеспечение — совокупность системы классификации и кодирования, системы показателей, языков записи данных, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в автоматизированных системах управления.

Информационное обеспечение ИС на предприятии включает:

состав информации, т. е. перечень информационных единиц или информационных совокупностей (показателей, констант, переменных, документов, других сообщений, необходимых для решения комплекса задач системы);

структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения показателей, документов, агрегации и декомпозиции информационных единиц, преобразования информационных единиц в цепочке «вход — система

— выход»;

27

характеристики движения информации, т. е. количественные оценки потоков информации (объем, интенсивность), определение маршрутов движения документов, построение схем документооборота, временные характеристики функционирования источников информации, получения первичных данных, использования исходных данных, продолжительности хранения, старения и обновления данных;

характеристики качества информации, т. е. систему количественных оценок полезности, значимости, полноты, своевременности, достоверности и других качеств информации;

способы преобразования информации, т. е. методы отбора, доставки, распределения информации, методики расчета показателей, схемы обеспечения информацией подразделений системы управления, подготовки рабочих массивов для решения задач.

4.2. Основные принципы разработки информационного обеспечения

Основные организационно-методические принципы разработки информационного обеспечения ИС управления предприятием могут быть сведены к следующим:

методическое единство информационного обеспечения, т. е. разработка различных подсистем на основе единых принципов, и обеспечение взаимосвязи

различных знаковых подсистем, входящих в состав информационного обеспечения (классификаторы, номенклатуры, показатели, формы документов);

системность и информационная совместимость подсистем и элементов информационного обеспечения; реализация этого принципа означает создание во всей информационной системе взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, кодов и шифров, обеспечивающей обмен информацией в звеньях ИС управления предприятием;

типизация и блочность структуры, в соответствии с которыми аналогичные в функциональном и содержательном отношении блоки информационной системы строятся по единым типовым правилам и описываются на одном

языке; унификация и структуризация форм обмена информацией, включая унифи-

кацию, упорядочение языка, сокращение числа форм документов; учет требований машинной обработки, т. е. выбор машиночитаемых носи-

телей, придание документам табличной формы, удобной для ввода в ЭВМ, параллельное изготовление машинных носителей и т. д.;

интеграция обработки, т. е. достижение однократности ввода информации при многократном многофункциональном ее использовании,

4.3. Характеристика информации

Источниками возникновения (и одновременно приемниками) информации являются конкретные структурные производственные и управленческие подразделения предприятия или органа управления (рабочие места, склады, участки, цехи, различные службы, отделы и т. д.) и различные внешние связанные с ними организации.

По направлению информация подразделяется на исходную и управляющую. Исходная информация направлена всегда от объекта управления к системе управления, от системы управления низшего к системе управления более высокого уровня; управляющая информация направлена в противоположную сторону.

Периодичность возникновения и передачи информации установлена для значительной части систематизированных видов информации. Периодичность возникновения и передачи информации о состоянии производства должна обес-

28

печивать возможность оперативного вмешательства управляющего персонала для устранения возникающих отклонений от запланированного хода производства. Сокращение периодичности информации резко увеличивает объемы возникающей информации и работ по ее приему, передаче и переработке.

Многие виды информации, вызванные внутренними или внешними возмущениями (брак, срыв поставок материала и т. п.), имеют вероятностный характер возникновения и передачи.

Частота образования и передачи информации является величиной, обратно пропорциональной периодичности, и измеряется количеством сообщении, переданных в единицу времени.

Степень взаимосвязи характеризуется количеством видов информации, взаимосвязанных с данным видом информации. Взаимосвязанными видами являются, например, исходная и производная информация.

Степень постоянства характеризуется временем, в течение которого информация сохраняет свое значение. По указанному признаку информация подразделяется на постоянную, условно-постоянную, переменную. Постоянная информация не изменяет своего значения в течение длительного периода времени (наименование предприятия или учреждения, наименование и шифр изделий, деталей, документов и т. п.). Условно-постоянная информация сохраняет свое значение на определенный период времени (цены, нормативы и т.п.). Переменная информация характеризуется случайностью своего возникновения во времени (количество изготовленной продукции, количество отпущенных материальных ценностей и т. п.).

Соотношение объемов указанных видов информации имеет большое значение для выбора технических средств автоматизации информационных процессов, особенно таких, как хранение и поиск.

По структуре информация подразделяется на призначную (основную и вспомогательную) и количественную.

Основная признанная информация указывает время и место события, источник и направление информации, отличительные особенности объекта управления и т. п.

Вспомогательная признанная информация служит для облегчения использования и обработки информации (номера документов или макета перфокарт, порядковые номера строк, граф).

Соотношение объемов количественной и призначной информации используется при выборе методов и технических средств автоматизации вычислительных работ.

Передача и прием информации осуществляются с помощью носителей памяти человека, документа, перфорационной карты или ленты, магнитной ленты, барабана или диска, комбинации электрических импульсов.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена ее индикация:

цифровая — цифровая запись в документе, цифровое изображение на счетчиках, табло и т. п.;

алфавитная — словесная запись в документе, надписи на счетчиках, табло и т. п.;

символическая—условное изображение на чертежах, мнемосхемах и т. п.; предметно-визуальная —телевизионное изображение, фотоснимок и т. п. Объем информации, измеряемый количеством символов (алфавитных, циф-

ровых и служебных знаков) и отнесенный к единице времени, называется плотностью (интенсивностью) соответствующего потока информации.

Информационная емкость потоков сообщений и операций характеризуется количеством символов, необходимых для образования (емкость сообщении) или образующихся при их выполнении (емкость операций).

29

Методами образования потоков информации являются: формирование информации на основе операций первичного учета;

формирование информации (производной) на основе, преобразования или заимствования полученной исходной информации.

Степень использования потока информации характеризуется:

отношением однократно используемой информации к общему объему используемой информации;

отношением используемой информации ко всему объему полученной и образованной информации.

4.4. Документооборот на предприятии

Производственно-хозяйственная деятельность предприятия характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации на предприятии.

Документы можно классифицировать по разным принципам. Прежде всего их можно разделить на две группы: систематизированные и несистематизированные документы (деловая переписка).

Систематизированные документы, в свою очередь делятся на типовые унифицированные (документы, используемые на всех промышленных предприятиях) и индивидуальные (документы, имеющиеся только на рассматриваемом предприятии).

Сточки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его производственно-хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями: (счета—платежные требования, рекламации). Внутренние документы составляются на предприятии и отражают внутризаводские операции (платежные ведомости на выплату заработной платы, требования цехов на отпуск материалов в производство).

Документы, связанные с внешней средой, в настоящее время являются, как правило, типовыми, поэтому изменение их вида или содержания может осуществляться только в централизованном порядке.

Внутренние документы, создаваемые и циркулирующие внутри предприятия, могут быть подвергнуты изменениям как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия, различны по своему назначению и разделяются на: конструкторскотехнологические, учетно-отчетные, плановые, нормативные, административноорганизационные и пр.

Группировка документов по назначению позволяет выявить общую закономерность движения документов любого подразделения в зависимости от выполняемых им функций.

Сдругой стороны, документы могут быть сгруппированы по принципу принадлежности к функциональным задачам управления. Например, технологическая подготовка производства, контроль качества продукции, технико-экономическое планирование и т. д.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т. д. Накопительные документы, применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени.

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. По пе-

30