Документальное оформление поступивших материалов
При оприходовании материалов составляют следующие документы:
приходный ордер (форма N М-4) - если качество и количество материалов соответствуют документам поставщика;
акт о приемке материалов (форма N М-7) - если выявлены расхождения.
Кроме того, Методические рекомендации по учету материально-производственных запасов предусматривают упрощенную процедуру документального оформления поступивших материалов.
Если качество и количество материалов соответствуют данным, указанным в документах поставщика, приходный ордер можно не оформлять.
Вместо этого на накладной поставщика ставят специальный штамп с реквизитами приходного ордера.
Вот образец такого штампа:
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Приходный ордер N 10 |
| ——— |
| "15" апреля 2002 года |
| —— ——————— ———— |
| Организация ЗАО "Актив" |
| ——————————— |
| Структурное подразделение склад |
| ————— |
| Принял кладовщик Иванов /А.Н. Иванов/ |
| —————————— ———————— ——————————————————— |
| должность подпись расшифровка подписи |
| |
| Сдал менеджер Петров /Н.Б. Петров/ |
| —————————— ———————— ——————————————————— |
| должность подпись расшифровка подписи |
| |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Материалы приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в товаросопроводительных документах поставщика (тоннах, штуках, погонных метрах и т.д.). Однако зачастую в документах поставщика указаны более крупные единицы измерения (например, тонны), чем те, что используются в организации (килограммы). В этом случае материалы можно приходовать в тех единицах измерения, которые используются в организации.
Если материалы поступают в одних единицах измерения (например, в кубических метрах), а расходуются в других (например, в килограммах), то учет нужно вести одновременно в двух единицах. Если такой учет вести затруднительно, разрешено составить акт перевода единиц.
Типового бланка для такого акта не предусмотрено, поэтому его составляют в произвольной форме, соблюдая требования к оформлению первичных документов.
Вот образец акта:
Утверждаю
главный технолог
————————————————
должность
Васильев
—————————
подпись
/А.Д. Васильев/
————————————————————
расшифровка подписи
"4" апреля 2002 года
— —————— —————
Акт перевода материалов
из одной единицы измерения в другую
от 4 апреля 2002 года N 6
Организация ЗАО "Актив"
———————————
Структурное подразделение склад
—————
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
|Наименование |Реквизиты документа,|Наимено- |Единица|Общее коли-|Стои- |Новая |Общее коли-|Стои- |
|поставщика |по которому постави-|вание ма-|измере-|чество |мость |едини-|чество |мость |
| |ли материал |териалов |ния ма-| |матери-|ца из-| |мате- |
| | | |териа- | |иалов |мере- | |риалов|
| | | |лов по| |за еди-|ния | |за |
| | | |докуме-| |ницу, | | |едини-|
| | | |нтам | |руб. | | |цу, |
| | | |постав-| | | | |руб. |
| | | |щика | | | | |(графа|
| | | | | | | | |5 х|
| | | | | | | | |х гра-|
| | | | | | | | |фа 6 /|
| | | | | | | | |графа |
| | | | | | | | |8) |
|—————————————|————————————————————|—————————|———————|———————————|———————|——————|———————————|——————|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|—————————————|————————————————————|—————————|———————|———————————|———————|——————|———————————|——————|
|ООО "Пассив" |накладная от|брус 15 Х|куб. м |6 куб.м. |2300-00|пог. м|265 пог.м. |52-08 |
| |12.04.2002 N 342 |Х 15 | | | | | | |
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
Подписи лиц, ответственных за составление акта:
зав. складом Иванов /А.Н. Иванов/
—————————————— ————————— —————————————————————
должность подпись расшифровка подписи
технолог Петров /О.Т. Петров/
—————————————— ————————— —————————————————————
должность подпись расшифровка подписи
зам. директора Сомов /Н.Г. Сомов/
—————————————— ————————— —————————————————————
должность подпись расшифровка подписи
Как учесть материалы, на которые отсутствуют
расчетные документы поставщика
Если на склад поступили материалы без соответствующих документов (счетов-фактур, накладных), составляют акт по форме N М-7 в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй - направляют поставщику.
Материалы в этом случае приходуют так:
если организация ведет учет материалов по учетным ценам - по учетной цене;
если организация ведет учет материалов по фактической себестоимости - по рыночной цене.
После того как от поставщика поступят сопроводительные документы, стоимость материалов при необходимости корректируется, а расчеты с поставщиком уточняются.
Однако, если расчетные документы поступили только в следующем году (уже после того, как годовая бухгалтерская отчетность за предыдущий год была утверждена), балансовая стоимость материалов не корректируется.
В этом случае бухгалтер должен лишь уточнить расчеты с поставщиком, а образовавшуюся разницу отразить на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (в зависимости от ситуации как прибыль или убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).
Пример
В ноябре 2002 года ЗАО "Актив" получило от поставщика 1000 шт. кирпича марки М-150. Товаросопроводительные документы на кирпич отсутствовали.
"Актив" учитывает материалы по фактической себестоимости.
Согласно данным, полученным на ближайшей товарно-сырьевой бирже, рыночная стоимость кирпича марки М-150 в ноябре 2002 года составляла 4,9 руб./шт. (без НДС).
При оприходовании материалов бухгалтер "Актива" сделал запись:
Дебет 10-1 Кредит 60
4900 руб. (4,9 руб. - 1000 шт.) - оприходован кирпич по рыночной цене.
После того как от поставщика были получены сопроводительные документы, выяснилось, что цена кирпича (с учетом расходов на транспортировку) составляет 6 руб./шт. (в том числе НДС - 1 руб.).
Ситуация 1
Документы от поставщика поступили в декабре 2002 года.
Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:
Дебет 19 Кредит 60
1000 руб. (1 руб. - 1000 шт.) - учтен НДС по оприходованному кирпичу (согласно счету-фактуре, полученному от поставщика);
Дебет 10-1 Кредит 60
100 руб. ((6 руб. - 1 руб. - 4,9 руб.) - 1000 шт.) - уточнены стоимость кирпича и сумма задолженности перед поставщиком.
Ситуация 2
Документы от поставщика поступили в апреле 2003 года, то есть после того, как бухгалтерская отчетность за 2002 год уже была утверждена.
Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:
Дебет 19 Кредит 60
1000 руб. (1 руб. - 1000 шт.) - учтен НДС по оприходованному кирпичу (согласно счету-фактуре, полученному от поставщика);
Дебет 91-2 Кредит 60
100 руб. ((6 руб. - 1 руб. - 4,9 руб.) - 1000 шт.) - уточнена сумма задолженности перед поставщиком.
Изготовление материалов собственными силами
Организация может изготовить материалы (тару, запасные части и прочие ценности) собственными силами.
Поступление таких материалов отразите в учете записью:
Дебет 10 Кредит 20 (23)
оприходованы материалы, изготовленные основным (вспомогательным) производством организации.
Поступление материалов в качестве вклада в уставный капитал
При оприходовании материалов, внесенных в качестве вклада в уставный капитал, сделайте проводку:
Дебет 10 Кредит 75-1
оприходованы материалы, внесенные учредителем в качестве вклада в уставный капитал.
Более подробно смотрите счет 75 "Расчеты с учредителями", ситуацию "Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал ЗАО, ОАО, ООО".
Получение материалов безвозмездно
В момент оприходования материалов, полученных безвозмездно, вам необходимо сделать в учете запись:
Дебет 10 Кредит 98-2
оприходованы материалы, полученные безвозмездно.
Такие материалы отражаются в учете по рыночным ценам, действующим на дату их оприходования.
Подробнее смотрите счет 98 "Доходы будущих периодов", ситуацию "Безвозмездное получение ценностей".
После списания материалов в производство сделайте в учете запись:
Дебет 98-2 Кредит 91-1
стоимость материалов, списанных в производство, отражена в составе прочих доходов.
Подробнее смотрите счет 98 "Доходы будущих периодов", ситуацию "Списание безвозмездно полученных ценностей".
Как отразить списание материалов
Отпуск материалов в производство
Материалы могут быть отпущены на нужды основного, вспомогательного или обслуживающего производства. На стоимость материалов, фактически отпущенных в производство, сделайте проводку по кредиту счета 10:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 10
списаны материалы на нужды основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Материалы списываются в производство одним из четырех методов:
ФИФО;
ЛИФО;
по средней себестоимости;
по себестоимости каждой единицы.
Порядок списания материалов должен быть установлен вашей учетной политикой.
При этом по каждому виду материалов могут применяться различные методы списания.
Метод ФИФО предполагает, что материалы, поступившие ранее других, передаются в производство первыми.
Если материалы были куплены партиями, то сначала передается в производство первая партия, затем вторая и т.д. Если материалов в первой партии недостаточно, то списывается часть материалов из второй.
При использовании метода ЛИФО предполагается, что материалы, поступившие последними, передаются в производство первыми.
Если материалы были куплены партиями, то сначала передается в производство последняя партия материалов, затем предпоследняя и т.д. Если материалов в последней партии недостаточно, то списывается часть материалов из предпоследней.
При списании ценностей по методу средней себестоимости бухгалтеру необходимо определить среднюю себестоимость единицы материалов.
Этот показатель определяется по формуле:
—————————————————————— —————————————————————— —————————————
| Стоимость остатка | |Количество материалов | | |
| материалов на начало | | на начало отчетного | | |
| отчетного периода | | периода | | Средняя |
| + | : | + | = |себестоимость|
| Стоимость материалов,| |Количество материалов,| | |
|поступивших в отчетном| |поступивших в отчетном| | |
| периоде | | периоде | | |
—————————————————————— —————————————————————— —————————————
Чтобы установить стоимость материалов, которая подлежит списанию, средняя себестоимость единицы умножается на общее количество списанных материалов.
По методу себестоимости каждой единицы оцениваются материалы, используемые в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.). Единица таких материалов, как правило, уникальна, то есть существует в единственном экземпляре. В большинстве случаев такие материалы являются весьма дорогостоящими.
Рассмотрим порядок списания материалов с использованием первых трех методов на примере.
Пример
Ремонтная организация "Зенит" купила кирпич марки М-150 для выполнения ремонтных работ. Кирпич покупался тремя партиями по 10 000 шт. в каждой.
Первая партия приобретена 1 января 2001 года по цене 42 000 руб. (в том числе НДС - 7000 руб.). Вторая - 3 февраля 2001 года по цене 44 000 руб. (в том числе НДС - 7333 руб.). Третья - 2 марта 2001 года по цене 47 000 руб. (в том числе НДС - 7833 руб.).
На выполнение ремонтных работ было списано 25 000 шт. кирпича. Работы выполнялись в марте 2001 года.
При покупке кирпича бухгалтеру "Зенита" нужно сделать проводки:
Дебет 10 Кредит 60
35 000 руб. (42 000 - 7000) - приобретена первая партия кирпича;
Дебет 19 Кредит 60
7000 руб. - учтен НДС по первой партии кирпича;
Дебет 10 Кредит 60
36 667 руб. (44 000 - 7333) - приобретена вторая партия кирпича;
Дебет 19 Кредит 60
7333 руб. - учтен НДС по второй партии кирпича;
Дебет 10 Кредит 60
39 167 руб. (47 000 - 7833) - приобретена третья партия кирпича;
Дебет 19 Кредит 60
7833 руб. - учтен НДС по третьей партии кирпича.
Теперь нужно определить стоимость кирпича, которую бухгалтер должен списать на себестоимость ремонтных работ.
Метод ФИФО
При использовании метода ФИФО бухгалтеру необходимо списать:
10 000 шт. кирпича из первой партии стоимостью 35 000 руб.;
10 000 шт. кирпича из второй партии стоимостью 36 667 руб.;
5000 шт. кирпича из третьей партии стоимостью 19 584 руб. (39 167 руб. - 5000 шт. : 10 000 шт.).
Общая стоимость кирпича, подлежащая списанию, составит:
35 000 руб. + 36 667 руб. + 19 584 руб. = 91 251 руб.
При списании кирпича необходимо сделать проводку:
Дебет 20 Кредит 10
91 251 руб. - списан кирпич на выполнение ремонтных работ.
Метод ЛИФО
При использовании метода ЛИФО бухгалтеру необходимо списать:
10 000 шт. кирпича из третьей партии стоимостью 39 167 руб.;
10 000 шт. кирпича из второй партии стоимостью 36 667 руб.;
5000 шт. кирпича из первой партии стоимостью 17 500 руб. (35 000 руб. - 5000 шт. : 10 000 шт.).
Общая стоимость кирпича, подлежащая списанию, составит:
39 167 руб. + 36 667 руб. + 17 500 руб. = 93 334 руб.
При списании кирпича необходимо сделать проводку:
Дебет 20 Кредит 10
93 334 руб. - списан кирпич на выполнение ремонтных работ.
Средняя себестоимость
При использовании этого метода бухгалтеру необходимо определить среднюю себестоимость единицы материалов (одного кирпича). Она составит:
(35 000 руб. + 36 667 руб. + 39 167 руб.) : (10 000 шт. + 10 000 шт. + 10 000 шт.) = 3,69 руб.
Стоимость кирпича, подлежащая списанию, составит:
3,69 руб. - 25 000 шт. = 92 250 руб.
При списании кирпича необходимо сделать проводку:
Дебет 20 Кредит 10
92 250 руб. - списан кирпич на выполнение ремонтных работ.
Прочее списание материалов
Материалы, предназначенные для основного производства, могут быть использованы на собственные нужды организации (например, на ремонт производственного оборудования или офисного помещения).
Стоимость таких материалов спишите проводкой:
Дебет 25 (26) Кредит 10
списана стоимость материалов, использованных для собственных нужд организации.
При использовании материалов для продажи готовой продукции и товаров (например, материалов, использованных для упаковки, рекламы и т.п.) сделайте запись:
Дебет 44 Кредит 10
списана стоимость материалов, использованных в процессе продажи продукции (товаров).