Розділ 2. Порядок організації обліку грошових коштів у касі

2.1.Загальна схема організації бухгалтерського обліку касових операцій

Кожне підприємство дня здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, або місце, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання і транспортування. Каси підприємств у разі потреби можуть бути застраховані страховою організацією. Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій — замкнуті з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках — у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати. Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про цей інцидент в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негайної заміни замка металевої шафи.Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі не виконання зазначених вимог з організації, збереження та доставки готівкових коштів касир має право вимагати їх повної реалізації. Відповідальність за крадіжки та втрати готівкових грошових коштів, що понесені в результаті відсутності належних умов їх схоронності під час транспортування та зберігання, які мали бути забезпечені керівництвом установи, повністю лягає на останніх відповідно до чинного законодавства України.

Таблиця 2.1 - перелік штрафних і фінансових санкцій,  що накладаються на установу за порушення  касової дисципліни

№ з/п	Вид порушення	Форма штрафних  та фінансових санкцій
1	Перевищення встановленого ліміту залишків готівки в касі	Штраф у двократно­му розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день
2	Неповне, несвоєчасне оприбуткування чи обґрунтування у касах готівки	Штраф у п’ятикрат­ному розмірі неоп­рибуткованої суми

Продовження табл. 2.1

3	Витрачання готівки з виручки від реалізації робіт, послуг, продукції та інших касових надходжень на виплати, що пов’язані з оплатою праці (за винятком екстрених невідкладних обставин — соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та ба­гатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсації особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, за наявності податкової заборгованості)	Штраф у розмірі здійснення виплат
4	Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також видача під звіт готівкових коштів без повного звітування щодо раніше виданих коштів	Штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум
5	Проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би оплату покупцем готівкових коштів	Штраф у розмірі сплачених коштів
6	Використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням	Штраф у розмірі ви­траченої готівки

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції. У цьому разі керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замінюють, а також касир підприємства після одержання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка має бути проведена до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у чотирьох примірниках, який підписується всіма особами, що брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий — надсилається до страхової компанії, третій — надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий — залишається у підприємства. Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається "Договір про повну індивідуальні матеріальну відповідальність". Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником укладається договір, про повну матеріальну відповідальність, на час виконання ним обов'язків касира. У разі раптового залишення касиром роботи (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії у складі осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами вказаних осіб. На підприємствах, які мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій можуть проводитися за письмовим наказом керівника підприємства, іншими, крім касирів, особами, з якими укладається договір, і на яких поширюються всі права і обов'язки, встановлені для касирів зазначеним Положенням.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Каса". Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Таблиця 2.2 – Субрахунки та аналітичні рахунки до рахунку 30 «Готівка»

Клас	Синтетичні рахунки (першого порядку)		Субрахунки (рахунки другого порядку)		Кодове позначення аналітичного обліку
	Код	Назва	Код	Назва	Код	Назва
2	30	Готівка	301	Готівка в національній валюті	1	Каса № 1
					2	Каса № 2
			302	Готівка в іноземній валюті	1	Каса в доларах
					2	Каса в євро
					3	Каса в рублях

Законодавство не встановлює жодних обмежень для готівкових розрахунків між юридичними особами, а також між юридичними і фізичними особами щодо видів розрахунків: навіть розрахунки з бюджетом і державними цільовими фондами можна здійснювати в готівковій формі. Однак встановлено обмеження суми. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежена.

2. Документування операцій з руху готівки в касі

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

КО-2 "Видатковий касовий ордер";

КО-3, "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

КО-4 "Касова книга";

КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.[8]

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО) (додаток В), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами.

При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обгрунтування. В ПКО зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки з споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через ЕККА здійснюються, як правило, в операційних касах. Електронні контрольно-касові апарати і товарно-касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чека неможлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир) .

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО) (додаток Г). Він підписується керівником і головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за ВКО касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання ВКО на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

ПКО і ВКО чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. ВКО, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки у підприємствах відображаються в касовій книзі (форма № КО-3) (додаток Д).

Касова книга - документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.[8]

На підприємствах ведеться одна касова книга в національній валюті, яка пронумерована, прошнурована і опечатана мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами.

Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою підприємства та кількість їх засвідчена підписами керівника і головного бухгалтера. Виправлення в касовій книзі не допускаються; зроблені виправлення (поточного дня) засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера. Дозволяється ведення касової книги на комп'ютері.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Надходження і видача грошових документів оформлюються ПКО і ВКО або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні.

На підприємстві, в установі забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації має графік документообігу (додаток Е).

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів.