Теория: копирование содержимого ячеек

В этой работе Вы уже копировали содержимое ячеек в смежные ячейки с помощью функции "автозаполнение" и команды "Заполнить" в меню "Правка", но это были обязательно смежные ячейки.

Чтобы копировать содержимое ячеек в другие, НЕСМЕЖНЫЕ ячейки:

-можно использовать команду "Копировать" в меню "Правка",

-можно использовать команду "Копировать" в контекстном меню, вызываемом щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши",

-можно подвести указатель "мыши" к обрамлению копируемой ячейки, где он принимает форму стрелки, нажать левую клавишу "мыши", нажать клавишу Ctrl и, удерживая обе клавиши нажатыми, перевести указатель "мыши" на ячейку, куда необходимо поместить копию, а затем отпустить сначала левую клавишу "мыши", потом клавишу Ctrl.

ОЧЕНЬ ВАЖНО. Копируются из ячеек не только числа, текст, но и формулы!

Упражнение 16. Копирование содержимого ячейки в несмежную ячейку командой "Копировать" из меню "Правка"

Чтобы скопировать формулу из ячейки H3 в ячейку H6 необходимо:

1. Выделите "мышью" ячейку H3.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Правка" и щелкните по команде "Копировать". У ячейки H3 появится "бегающее" обрамление.

3. Выделите "мышью" ячейку H6 и нажмите Enter. Формула из ячейки H3 скопировалась в ячейку H6, и по ней произошел расчет усредненных коммунальных услуг (сверьте результат с оригиналом на рис.2).

4. Скопируте самостоятельно формулу из ячейки H3 в ячейку H5 этим же методом.

Упражнение 17. Копирование содержимого ячейки в несмежную ячейку командой "Копировать" из контекстного меню

Чтобы скопировать формулу из ячейки H3 в ячейку H7 необходимо:

1. Выделите "мышью" ячейку H3 и оставайтесь в ней.

2. Откройте щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши" контекстное меню и щелкните по команде "Копировать" в этом меню. У ячейки H3 появится "бегающее" обрамление.

3. Выделите "мышью" ячейку H7 и нажмите Enter. Формула из ячейки H3 скопировалась в ячейку H7, и по ней произошел расчет среднемесячной платы за электричество.

4. 3. Скопируте самостоятельно формулу из ячейки H3 в ячейку H8, используя контекстное меню.

Упражнение 18. Копирование содержимого ячейки в несмежную ячейку "перетаскиванием" этого содержимого – самый быстрый способ копирования

Чтобы скопировать формулу из ячейки H3 в ячейку H8 "перетаскиванием" необходимо:

1. Выделите "мышью" ячейку H3.

2. Подведите указатель "мыши" к обрамлению копируемой ячейки H3 (лучше снизу). Он должен принять форму стрелки, направленной вверх и влево. Нажмите и удерживайте левую клавишу "мыши", затем нажмите клавишу Ctrl и, удерживая обе клавиши нажатыми, переведите указатель "мыши" на ячейку H8, куда необходимо поместить копию формулы, а затем отпустите сначала левую клавишу "мыши", потом клавишу Ctrl . Формула из ячейки H3 скопировалась в ячейку H8, и по ней произошел расчет среднемесячной платы за телефон.

3. Скопируте самостоятельно формулу из ячейки H3 в ячейку H11 методом "перетаскивания".

4. Скопируте самостоятельно формулу из ячейки H3 в еще свободные ячейки столбца "Н" методом "перетаскивания".

5. Сохраните на диске результаты Ваших последних усилий щелчком по значку "Сохранить" (третья слева в Панели инструментов - маленькая дискетка). И пора подумать об улучшении внешнего вида Вашей таблицы.

ТЕОРИЯ: ФОРМАТИРОВАНИЕ (ОФОРМЛЕНИЕ) ТАБЛИЦЫ

Форматирование (оформление) таблицы - это выполнение команд из меню "Формат" или использование значков в панели форматирования для следующих операций:

· шрифтового оформления текста и чисел в ячейках таблицы,

· представления чисел в заданном удобном формате,

· заданного расположения текста и чисел внутри ячеек,

· оформления ячеек рамками и узорами,

· выбора оптимальной высоты строки и ширины столбца.

Упражнение 19. Оформление текста одним шрифтом разного вида

1. Выделите "мышью" ячейку А1 с заголовком таблицы.

2. Щелкните по значку с буквой Ж в панели форматирования. Так просто Вы оформили заголовок таблицы полужирным шрифтом.

3. Снова щелкните по значку с буквой Ж в панели форматирования. Так просто Вы отменили оформление заголовока таблицы полужирным шрифтом.

4. Щелкните по значку с буквой К в панели форматирования. Так просто Вы оформили заголовок таблицы курсивом (наклонным шрифтом).

5. Щелкните по значку с буквой Ж в панели форматирования. Так просто Вы оформили заголовок таблицы одновременно и полужирным шрифтом, и курсивом

6. Снова щелкните по значку с буквой К в панели форматирования. Так просто Вы отменили оформление заголовока таблицы курсивом. Но осталось оформление полужирным шрифтом.

Упражнение 20. Оформление текста и чисел шрифтом разного вида

1. Выделите "мышью" ячейку А13 в строке "ИТОГО" и выделите ячейки от А13 до G13.

2. Щелкните по значку с буквой Ж в панели форматирования. Так просто Вы оформили ячейки А13-G13 в строке "ИТОГО" полужирным шрифтом.

3. Оформите самостоятельно полужирным шрифтом ячейки А15-G15 в строке "Баланс".

ТЕОРИЯ: ВЫБОР ТИПА И РАЗМЕРА ШРИФТА

До сих пор Вы изменяли только представление, т.е. вид шрифта. Но для более качественного оформления таблицы рекомендуется поэкспериментировать также с типом и размером шрифта, используя падающий список типов шрифтов (первый слева в панели форматирования) и падающий список размеров шрифтов (второй слева в панели форматирования)

Упражнение 21. Выбор типа шрифта в первом падающем списке в панели форматирования

1. Выделите "мышью" ячейку В2 и выделите ячейки от В2 до G2.

2. В первом падающем списке "Шрифт" в панели форматирования Вы увидите какой-то установленный там шрифт. Щелкните по стрелке справа от названия шрифта, и Вы увидите список шрифтов, которыми можно воспользоваться.

3. Для выделенных ячеек выделите щелчком шрифт Courier. Сравните новый и старый шрифты.

4. Выделите ячейки А5-А11 и замените шрифт в выделенных ячейках на Arial Black, используя тот же падающий список шрифтов. Сравните все три шрифты между собой.

Упражнение 22. Изменение размера шрифта при помощи второго падающего списка в Панели форматирования

1. Выделите "мышью" ячейку А1 с заголовком таблицы.

2. Во втором падающем списке "Размер" в Панели форматирования Вы увидите уже установленный размер шрифта. Раскройте список щелчком "мыши" по стрелке справа от цифры размера. Список развернется. Щелкните по цифре 14. Вы увидите, как размер букв в заголовке вырос сразу до 14 "пунктов".

3. Выделите ячейки от А13 до G13 и измените размер букв текста и цифр в этих ячейках до 12 "пунктов".

4. Выделите ячейки от А15 до G15 и измените размер букв и цифр в этих ячейках до 12 "пунктов".

Упражнение 23. Выравнивание текста и чисел в ячейках по правому краю, по левому краю или по центру ячейки

1. Выделите "мышью" ячейку В2 и выделите ячейки от В2 до G2 с названиями месяцев.

2. Щелкните по значку выравнивания по правому краю в Панели форматирования (штрихи с ровным правым краем). Названия месяцев выравняются по правому краю ячеек.

3. Щелкните по значку выравнивания по левому краю в панели форматирования (штрихи с ровным левым краем). Названия месяцев выравняются по левому краю ячеек.

4. Щелкните по значку выравнивания по центру в панели форматирования (штрихи по центру). Названия месяцев выравняются по центру ячеек.

Упражнение 24. Выравнивание текста по центру нескольких объединенных ячеек

1. Выделите "мышью" ячейку А1 с заголовком таблицы и выделите ячейки от А1 до G1.

2. Щелкните по значку "Объединить и поместить в центре" в панели форматирования (буква "¬а ®" в стрелках). Заголовок таблицы расположится по центру ячеек А1 - G1.

Упражнение 25. Представление чисел в более наглядном формате с помощью команды “Ячейки” в меню “Формат”

1. Выделите "мышью" ячейку В3 и выделите ячейки от В3 до G3 с ежемесячными поступлениями деноминированных рублей в Ваш персональный бюджет.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

3. Выведите в окне щелчком вкладку “Число”, если выведена другая вкладка.

4. В списке "Числовые форматы" выделите щелчком "мыши" формат "Числовой".

5. Установите щелчком "мыши" "галку" в пустом индикаторе (квадратике) разделителя групп разрядов. При этом каждые три цифры в числах будут отделяться пробелом или запятой (для наглядности).

6. Установите 0 десятичных знаков, если установлено другое число этих знаков в рамке "Число десятичных знаков".

7. Щелкните по кнопке "ОК" и Вы увидите новое, более наглядное представление чисел в ячеейках В3 - G3 (с разделением тысяч).

Упражнение 26. Представление чисел в более наглядном формате с помощью Панели форматирования

1. Выделите "мышью" ячейку В13 и выделите ячейки от В13 до G13.

2. Щелкните по кнопке “Формат с разделителями” в Панели форматирования (кнопка с тремя нулями в Excel 2000 или кнопка с запятой в Excel 97). Вы сразу увидите новое, более наглядное представление чисел в ячеейках В13 - G13.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в некоторых ячейках вместо чисел Вы сейчас или потом увидите признак переполнения ячейки их содержимым - символы ########, эти ячейки необходимо расширить следующим образом:

• Выделите ячейку с ########. Раскройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите команду "Cтолбец" в этом меню. Появится список команд для работы со столбцами.

• Щелкните по команде "Автоподбор ширины". Ячейки с признаками переполнения расширятся так, чтобы полностью уместить большие числа или текст.

3. Выделите все ячейки таблицы с числами путем протаскивания "мыши" с нажатой левой клавишей от ячейки В3 до ячейки G15 (по диагонали) и затем установите для всех чисел сразу числовой формат с разделителем групп разрядов.

Упражнение 27. Представление чисел в денежном формате (сразу в рублях или даже в долларах)

1. Выделите все ячейки таблицы с числами путем протаскивания "мыши" с нажатой левой клавишей от ячейки В3 до ячейки G15.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

3. Выведите в окне щелчком вкладку “Число”, если выведена другая вкладка.

4. В списке "Числовые форматы" выделите щелчком "мыши" формат "Денежный".

5. Разверните падающий список "Обозначение" и выделите щелчком "мыши" денежную единицу - р. (рубль) и в другом списке число десятичных знаков 2.

6. Щелкните по кнопке "ОК". Вы увидите новое, более наглядное представление чисел в ячейках с рублями в конце. В некоторых ячейках вместо чисел Вы можете обнаружить признак переполнения ячейки - символы ########. Если так и случилось, необходимо расширить переполненные ячейки:

• Выделите переполненную ячейку. Раскройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите команду "Столбец" в этом меню. Появится список команд для работы со столбцами.

• Щелкните по команде "Автоподбор ширины". Ячейка с признаками переполнения расширятся так, чтобы полностью уместить большие числа.

Упражнение 28. Оформление таблицы рамками и обрамлением

1. Установите указатель "мыши" на ячейку А1, нажмите левую клавишу "мыши" и, не отпуская левой клавиши "мыши", перетащите указатель "мыши" на ячейку H15. Выделится вся таблица.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

3. Выведите в окне щелчком вкладку “Граница”, если выведена другая вкладка.

4. В этой вкладке выделите щелчком "мыши" "Тип линии" - шестой в правом столбце.

5. Щелкните "мышью" по кнопке "внешние" в поле “Все” и щелкните по "ОК". Появится рамка, обрамляющая таблицу. Чтобы лучше ее увидеть, нужно снять выделение таблицы, щелкнув "мышью".

6. Выделите ячейки от А2 до H2. Для этого установите указатель на ячейку А2, нажмите левую клавишу "мыши" и, не отпуская ее, перетащите указатель на ячейку H2.

7. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

8. В открывшемся диалоговом окне установите щелчком "мыши" вкладки “Граница”, "Тип линии" - шестой в правом столбце, а затем щелкните "мышью" по кнопке с нарисованной "Сверху" линией

8. Щелкните мышью по кнопке "ОК". Появится таблица в рамке с обрамлением заголовка снизу. Чтобы снять выделение ячеек, щелкните мышью один раз.

9. Выделите ячейки от А3 до H3 и установите самостоятельно обрамление этих ячеек "Сверху " и "Снизу", используя для этого кнопки с нарисованными на них сверху и снизу линиями.

10. Выделите ячейки от А13 до H13 и установите самостоятельно обрамление этих ячеек "Сверху " и "Снизу".

11. Выделите ячейки от А15 до H15 и установите самостоятельно обрамление этих ячеек "Сверху".

Упражнение 29. Как убрать сетку ячеек в Вашей таблице, оставив рамки и обрамление. Это может пригодиться

"Бледная" сетка таблицы на печать не выводится. Иногда бывает нужно убирать ее и с экрана.

1. Чтобы убрать сетку ячеек таблицы, щелкните мышью по меню “Сервис”, затем по команде "Параметры" в этом меню.

2. В открывшемся диалоговом окне "Параметры" щелкните мышью по вкладке “Вид”, потом по кнопке-индикатору "Сетка", чтобы в ней исчезла "галка", и затем щелкните мышью по кнопке "ОК". Вы увидите, что сетка ячеек исчезла, а рамка и обрамление остались.

3. Восстановите сетку ячеек, для чего снова щелкните мышью по меню “Сервис”, затем по команде "Параметры" в этом меню.

В открывшемся диалоговом окне щелкните мышью по кнопке-индикатору "Сетка", чтобы в ней появилась "галка", и затем щелкните мышью по кнопке "ОК". Вы увидите, что сетка ячеек снова появилась.

Упражнение 30. Оформление строки таблицы "узорами"

1. Установите указатель "мыши" на ячейку А2 и нажмите левую клавишу "мыши". Не отпуская ее, перетащите указатель "мыши" на ячейку H2 и отпустите левую клавишу "мыши". Выделится вторая строка Вашей таблицы.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

3. Выведите в окне щелчком вкладку “Вид”, если выведена другая вкладка.

4. В появившемся диалоговом окне щелкните по стрелке "вниз" рядом с падающим списком "Узор".

5. В открывшемся наборе узоров выделите щелчком "мыши" третий сверху узор в первом столбце и щелкните по кнопке "ОК". Вы увидите, что выделенная строка покрылась "узором". Чтобы лучше увидеть узоры, нужно снять выделение строки, для чего щелкните мышью один раз.

5. Снова выделите вторую строку Вашей таблицы и покройте ее другим узором с помощью команды "Ячейки" в меню "Формат".

Упражнение 31. Оформление нескольких несмежных строк таблицы "узорами" - красивым фоном

1. Установите указатель "мыши" на ячейку А3 и нажмите левую клавишу "мыши". Не отпуская ее, перетащите указатель "мыши" на ячейку H3 и отпустите левую клавишу "мыши". Выделится третья строка Вашей таблицы.

2. Нажмите левой рукой клавишу Ctrl (Control) и держите ее нажатой до особого предупреждения!

3. Установите указатель "мыши" на ячейку А5 и нажмите левую клавишу "мыши". Не отпуская ее, перетащите указатель "мыши" на ячейку H5 и отпустите левую клавишу "мыши". Выделятся пятая, несмежная с третьей строка таблицы.

4. Аналогично, не отпуская клавишу Ctrl (Control), выделите через одну другие нечетные строки Вашей таблицы (от A7:H7 до A15:H15).

5. Только теперь отпустите клавишу Ctrl. Нажатие клавиши Ctrl дает возможность выделять ячейки, строки и столбцы таблицы не подряд, а в произвольном порядке!

6. Откройте щелчком "мыши" меню "Формат" и выделите щелчком команду "Ячейки". Появится диалоговое окно с заголовком "Формат ячеек".

7. В появившемся диалоговом окне (вкладка “Вид”) щелкните по стрелке вниз рядом с падающим списком "Узор".

8. В открывшемся наборе узоров выделите щелчком "мыши" пятый узор в первой строке и щелкните по кнопке "ОК". Вы увидите, что выделенные строки покрылись "узором". Чтобы лучше увидеть узоры, нужно снять выделение строк, для чего щелкните "мышью" один раз.

ТЕОРИЯ: ВСТАВКА и УДАЛЕНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ

Чтобы вставить или удалить новые строки или столбцы в таблицу :

-можно использовать меню "Вставка" или меню "Правка",

-можно использовать команды "Вставить" или "Удалить" в контекстном меню, вызываемом щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши".

Упражнение 32. Вставка и удаление строк в таблице

Чтобы вставить новую строку выше первой:

1. Выделите "мышью" любую ячейку в первой строке, например, А1.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Вставка" и щелкните по команде "Строки". Выше первой строки вставится новая пустая строка, и она станет первой.

3. Вставьте самостоятельно, новую пустую строку выше строки с названиями месяцев.

4. Зафиксируйте указатель "мыши" на любой ячейке в строке, следующей за строкой с названиями месяцев, и вставьте новую строку с использованием контекстного меню, которое вызывается щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши":

4.1. Вызовите контекстное меню щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши".

4.2. Щелкните по команде "Добавить ячейки". Появится окно "Добавление ячеек".

4.3. Выделите в ятом окне вариант "строку" и щелкните по кнопке "ОК". Чтобы удалить первую строку (она пустая):

5. Выделите "мышью" любую ячейку в первой строке, например, А1.

6. Откройте щелчком "мыши" меню "Правка" и щелкните по команде "Удалить". Появится небольшое диалоговое окно с названием "Удаление ячеек".

7. Щелкните "мышью" по круглой кнопке "строку" и затем по кнопке "ОК". Первая пустая строка будет удалена.

8. Удалите самостоятельно, новую пустую строку выше строки с названиями месяцев.

9. Удалите самостоятельно, новую пустую строку ниже строки с названиями месяцев с использованием контекстного меню, которое вызывается щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши".