Упражнение 33. Вставка и удаление столбцов в таблице

Чтобы вставить новый столбец левее первого столбца "А":

1. Выделите "мышью" любую ячейку в первом столбце, например, А2.

2. Откройте щелчком "мыши" меню "Вставка" и щелкните по команде "Столбцы".

Левее первого столбца вставится новый пустой столбец. Теперь он будет столбцом "А".

4. Вставьте самостоятельно новые пустые столбцы правее каждого столбца с названиями месяцев с использованием контекстного меню, которое вызывается щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши". Чтобы удалить первый пустой столбец "А":

5. Выделите "мышью" любую ячейку в этом столбце, например, А2.

6. Откройте щелчком "мыши" меню "Правка" и щелкните по команде "Удалить". Появится небольшое диалоговое окно с названием "Удаление ячеек".

7. Щелкните "мышью" по круглой кнопке "столбец" и затем по кнопке "ОК". Первый пустой столбец будет удален.

8. Удалите самостоятельно все новые пустые столбцы с использованием контекстного меню, которое вызывается щелчком ПРАВОЙ клавиши "мыши".

ТЕОРИЯ: ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ТАБЛИЦЫ НА ЭКРАНЕ В ТОМ ВИДЕ, КОТОРЫЙ ОНА БУДЕТ ИМЕТЬ НА БУМАГЕ ПОСЛЕ ПЕЧАТИ (НО ДО ПЕЧАТИ!)

Для того, чтобы полюбоваться видом своей таблицы, который она будет иметь на бумаге, совершенно нет необходимости ее сразу же распечатывать. Посмотрите, как будет выглядеть на экране страница с таблицей с помощью команды ."Предварительный просмотр" в меню "Файл" или с помощью значка ."Предварительный просмотр" в панели инструментов (значок в виде лупы на листе).

Упражнение 34. Предварительный просмотр на экране того вида таблицы, который она будет иметь при распечатке на принтере

1. Щелкните мышью по меню "Файл", затем по команде "Предварительный просмотр" в этом меню.

2. Подождите немного, пока Excel выполнит Вашу команду, а затем полюбуйтесь на свое "детище". Оно может быть “обрезанным” из-за вертикальной ориентации листа (“Книжная” ориентация) или из-за слишком больших полей. Если это так, то:

3. Щелкните по кнопке “Страница” в меню окна "Предварительный просмотр". Откроется диалоговое окно “Параметры страницы”, имеющее несколько вкладок. Щелкните по вкладке “Страница”, если выведена другая вкладка.

4. Установите горизонтальную ориентацию листа (“Альбомная” ориентация) щелчком по круглому индикатору, а также установите формат А4 (210х297 мм), если установлен другой формат в списке "Размер бумаги", и масштаб 100% от натуральной величины. В завершение щелкните по кнопке “ОК”.

5. Теперь Ваша таблица видна во всей красе. Щелкните мышью по кнопке "Закрыть" для возвращения в режим таблицы из режима предварительного просмотра.

ТЕОРИЯ: ПОСТРОЕНИЕ ГРАФИКОВ И ДИАГРАММ НА ОСНОВЕ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Одним из самых впечатляющих достоинств Excel является способность превращать ничего не выражающие ряды и столбцы чисел в привлекательные и информативные графики и диаграммы. Столь же сильно впечатляет та легкость, с которой Excel позволяет Вам выполнять эту операцию с помощью "Мастера диаграмм" всего за 4 шага.

Упражнение 35. Использование "Мастера диаграмм" для быстрого построения диаграммы распределения затрат в январе

1. Выделите ячейки А5 - В11 со статьями и цифрами затрат в январе, чтобы по этим данным затем построить диаграмму. Для этого зафиксируйте указатель "мыши" на ячейке А5, нажмите левую клавишу "мыши" и перетащите мышь на ячейку В11.

2. Щелкните мышью по значку "Мастер диаграмм" (значок с маленькой диаграммой).

3. На экране появится диалоговое окно “Мастер диаграмм - шаг 1 из 4: тип диаграммы".

"Мастер диаграмм" в 4 шага строит Вашу диаграмму.

Шаг первый. Выделите щелчком "мыши" тип диаграммы "Круговая" (четвертая сверху). Появятся виды круговых диаграмм. Выделите второй в верхнем ряду вид для Вашей круговой диаграммы и щелкните по кнопке "Далее >". Появится второе диалоговое окно с примером круговой диаграммы.

Шаг второй. Во втором диалоговом окне указано, что при построении диаграммы будут использованы ячейки =$A$5:$B$11 (от А5 до В11), которые Вы заранее выбрали. В принципе, этот диапазон можно было бы изменить прямо в этом окне. Но в данном случае Вам это не нужно. Щелкните мышью по кнопке "Далее >" в знак согласия. Появится третье диалоговое окно с тремя вкладками.

Шаг третий. Выведите вкладку "Заголовки", зафиксируйте указатель "мыши" в текстовом поле "Название диаграммы" и введите заголовок Вашей диаграммы: "Затраты в январе" (без кавычек), подождите пока он появится на диаграмме. Выделите вкладку "Легенда" и поставьте галку в квадратике около команды "Добавить легенду". Появится легенда - цветовое обозначение секторов диаграммы. Самостоятельно опробуйте различные варианты размещения легеды на листе с диаграммой. Щелкните по кнопке "Далее >". Появится четвертое диалоговое окно.

Шаг четвертый. Отметьте щелчком мыши, что Вы хотите поместить диаграмму на отдельном листе и щелкните по кнопке "Готово". Вы увидите Вашу диаграмму на отдельном листе с названием "Диаграмма 1".

Упражнение 36. Использование "Мастера диаграмм" для быстрого построения диаграммы ежемесячных поступлений

1. Щелкните по корешку "Лист 1" в строке листания книги (внизу слева), чтобы вместо диаграммы снова увидеть Вашу таблицу.

2. Выделите поле ячеек от А2 до G3 (две строки) с ежемесячными поступлениями, чтобы по этим данным затем построить диаграмму, а точнее - линейный график.

3. Щелкните "мышью" по значку "Мастер диаграмм" и самостоятельно постройте линейный график Ваших ежемесячных поступлений на отдельном листе.

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА – ЗАЧЕТ

1. Откройте новый чистый "Лист 2" таблицы, для чего щелкните по корешку "Лист 2" в строке листания книги с таблицами (внизу экрана слева), чтобы вместо Вашей второй диаграммы снова увидеть чистую таблицу.

2. Введите и оформите таблицу согласно приведенному ниже образцу, используя несколько подсказок.

2.1. Для ввода названий столбцов в каждой из 4 ячеек не в одну, а в две строки используйте команду "Переносить, по словам", которая, находится во вкладке "Выравнивание" окна "Формат ячеек", а это окно открывается из меню "Формат" командой "Ячейки". И ЛУЧШЕ ЭТО СДЕЛАТЬ ДО ВВОДА НАЗВАНИЙ СТОЛБЦОВ.

2.2. В этой же вкладке "Выравнивание" установите выравнивание текста "по центру" и по горизонтали ячейки, и по вертикали.

2.3. Если ширина ячееек окажется недостаточной, чтобы вместить названия столбцов в две строки, увеличте их ширину, ухватившись "мышкой" за границу между двумя соответствующими столбцами в строке с буквенными обозначениями столбцов (между A и B, В и C, С и D и т.д.)

2.4. Чтобы не было "проблем" с форматом вводимых чисел, выделите в таблице столбцы B, C и D и установите в них заранее формат "Числовой" с двумя десятичными знаками после запятой (щелкайте последовательно "Формат/Ячейки/Число/Числовой/Число десятичных знаков/2")

3. Рассчитайте в столбце "Тарифные ставки" тарифные ставки работников бюджетной сферы (т.е. зарплату учителей, врачей, госслужащих) как произведение минимальной заработной платы (100 руб. с 1.01.2001) на тарифный коэффициент, соответствующий каждому разряду. Если тарифный коэффициент для первого разряда в Вашей таблице находится в ячейке b3 (а он там и должен находиться), то формула для расчета соответствующей тарифной ставки имеет вид =100b3

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНОЙ СФЕРЫ
Разряды оплаты труда	Тарифные коэффициенты	Тарифные ставки	Прогноз тарифных ставок
1	1,00	450
2	1,30	500
3	1,69	555
4	1,91	610
5	2,16	680
6	2,44	750
7	2,76	830
8	3,12	910
9	3,53	1000
10	3,99	1100
11	4,51	1205
12	5,10	1300
13	5,76	1405
14	6,51	1510
15	7,36	1630
16	8,17	1755
17	9,07	1890
18	10,07	2025

4. Рссчитайте в столбце "Прогноз тарифных ставок" будующие тарифные ставки работников бюджетной сферы (будующую зарплату) как произведение прогнозируемой минимальной заработной платы (250 руб. с 1.01.2001) на тарифный коэффициент, соответствующий каждому разряду.

5.Постройте с помощью "Мастера диаграмм" график зависимости существующих и прогнозируемых тарифных ставок (зарплаты) от разряда оплаты труда работника бюджетной сферы.

1 Если после ввода буквы "К" автоматически появится слово "Квартплата", продолжайте печатать "Коммунальные услуги". Excel хотел "помочь" Вам повторно ввести тоже самое слово, но нам эта помощь не нужна.

2 Смотри сноску 1.

3 В Excel 2000 значок этой папки находится в окне слева внизу и она изображена "открытой", в Excel 97 папка находится вверху справа.

4 Напоминаю, что вместо знака вопроса (?) в имени файла стоит номер Вашей смены занятий: 1, 2,3 или 4.