Упражнение 3. Автоматический ввод в ячейки таблицы названий месяцев года

Обычно бюджеты составляются в разбивке по месяцам. Благодаря этому удобно показать, как Excel упрощает Вам ввод серии однотипных данных, а именно месяцев года.

1. Выделите "мышью" (или клавишами управления курсором) ячейку В2, напечатайте в ней слово "Январь" (без кавычек и с заглавной буквы) и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

2. Если после ввода слова "Январь" автоматически выделилась следующая смежная ячейка, снова сделайте активной ячейку В2 с названием месяца "Январь".

3. Установите указатель "мыши" на маленький черный квадратик в правом нижнем углу обрамления выделенной ячейки В2. Когда указатель "мыши" наводится на этот квадратик, его вид преобразуется из объемного крестика в маленький тонкий крестик, называемый маркером автозаполнения.

4. Сохраняя указатель в виде маркера заполнения, нажмите и не отпуская левую клавишу "мыши".

Двигайте "мышь" вправо, пока появляющаяся рамка не охватит шесть ячеек от В2 до G2 включительно и тогда отпустите левую клавишу "мыши". Строка заполнится названиями месяцев года до "Июня" включительно. Excel догодался, что Вы хотели бы ввести в другие ячейки названия последующих за январем месяцев.

Упражнение 4. Ввод в ячейки таблицы числовых значений

Теперь, когда Вы создали основную структуру электронной таблицы Вашего персонального бюджета, введите в ячейки столбца "В" реальные значения Ваших доходов и расходов в январе.

1. Выделите "мышью" ячейку В3, напечатайте "9500" (здесь и ниже цифры вводите без кавычек) и нажмите два раза клавишу со стрелкой "Вниз" .

2. В ячейке В5 напечатайте "394" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

3. В ячейке В6 напечатайте "384" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

4. В ячейке В7 напечатайте "250" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

5. В чейке В8 напечатайте "80" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

6. В ячейке В9 напечатайте "500" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

7. В ячейке В10 напечатайте "6500" (без кавычек) и нажмите стрелку "Вниз" .

8. В ячейке В11 напечатайте "1000" (без кавычек) и нажмите клавишу Enter.

Достаточно много Вы поработали со своей первой электронной таблицей, так что пора сохранить на диске результаты Ваших трудов.

ТЕОРИЯ: СОХРАНЕНИЕ (на диск) ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

До тех пор, пока введенная Вами таблица не сохранена (не записана на диск), она существует только в оперативной памяти компьютера и может быть утрачена при сбоях, исчезновении сетевого напряжения и Ваших неосторожных действиях.

Для сохранения электронной таблицы на диске используются команды "Сохранить" и "Сохранить как" в меню "Файл" или кнопка "Сохранить" (в Панели инструментов).

Упражнение 5. Сохранение введенной Вами таблицы на диске С: в папке "Избранное"

1. Есть два варианта процедуры сохранения введенной таблицы на диске. Опробем оба варианта:

1.1. Откройте щелчком "мыши" меню "Файл" и выделите щелчком команду "Сохранить". Появится стандартное диалоговое окно для сохранения файлов с заголовком "Сохранение документа". Это первый, "длинный" вариант. Щелкните по кнопке "Отмена" в диалоговом окне и оно закроется.

1.2. Чтобы воспользоваться вторым "коротким" вариантом - щелкните по кнопке "Сохранить" (в Панели инструментов). Появится то же самое диалоговое окно с заголовком "Сохранение документа".

2. Теперь откройте папку "Избранное" щелчком по кнопке “Открыть папку "Избранное” (значок в виде папки со звездочкой)³. В эту папку Вы будете записывать все Ваши файлы.

3. Далее введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева, где на темном фоне написано "Книга 1") имя Вашего файла: BULGET1, если Вы занимаетесь с 9 часов утра; или BUDGET2, если занимаетесь с 12 часов дня; или BUDGET3, если занимаетесь с 15 часов; или BUDGET4, если занимаетесь с 18 часов.

Точку и расширение имени файла XLS вводить не нужно, поскольку программа Excel автоматически присоединит их к имени файла.

4. Щелкните по кнопке "Сохранить" в этом же диалоговом окне.

Примечание. Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл BUDGET.xls" щелкните по кнопке “Да” (кто-то уже делал это упражнение за этим компьютером!).

Если появится диалоговое окно “Свойства: BUDGET.xls”, не заполняйте своими данными это окно (нет времени), просто щелкните по кнопке “ОК”.

После этого файл запишется на диск, а указанное именно Вами имя файла BUDGET.xls появится в строке заголовка окна таблицы.

ТЕОРИЯ: ИНСТРУМЕНТ АВТОСУММИРОВАНИЯ

Одна из самых распространенных операций, выполняемых при работе с таблицами, - это суммирование значений ячеек в строке или в столбце. Поэтому Excel снабжен инструментом автосуммирования, который сводит эту не сложную, но трудоемкую процедуру к паре щелчков "мышью".

Упражнение 6. Суммирование всех видов расходов за январь

1. Щелкните по ячейке В13, чтобы сделать ее активной.

2. Щелкните по кнопке "Автосуммирование" - ("S") в панели инструментов Excel.

Вы увидите, что в ячейке В13 строке формул автоматически появляетсяфункция "СУММА". Пунктирная рамка вокруг ячеек В5-В12 - это предположение Excel о том, сумму значения каких ячеек Вы хотите подсчитать сумму в ячейке В13. Чтобы ограничить зону действия автосуммирования только ячейками В5-В11, которые действительно содержат отдельные статьи расходов, и исключить пустую ячейку В12, нужно показать эту область ячеек методом выделения.

3. Щелкните по ячейке В5 -Для чего: нажмите левую клавишу "мыши" и не отпускайте ее. Двигайте "мышь" вниз, пока появляющаяся рамка не охватит ячейки В5-В11 (все нужные ячейки в сумме), и только затем отпустите левую клавишу "мыши".

4. Нажмите Enter, либо "щелкните" по значку  слева от строки формул, который заменяет нажатие клавиши Enter на клавиатуре.

В ячейке В13 появится значение 9108 - это сумма расходов по отдельным статьям за январь (если сумма другая - проверьте все значения расходов).