29

Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства

MICROSOFT OFFICE

Основы электронных таблиц

"EXCEL "

(для индивидуального обучения)

Москва - 2002

НЕСКОЛЬКО СЛОВ О ПРОГРАММЕ EXCEL

Программа Excel фирмы Microsoft является самой популярной в мире среди аналогичных программ, называемых электронными таблицами и предназначенных для выполнения всех видов работ с табличной информацией. Ее последняя версия Excel 2000 мало отличается от версии Excel 97, поэтому в настоящее время используются обе версии.

Эта практическая работа позволит Вам быстро освоить все основные операции ввода, редактирования и оформления таблиц, а также проведения необходимых расчетов и графического представления результатов независимо от той версии Excel, которую Вы используете.

ЗАПУСК ПРОГРАММЫ EXCEL

Внешний вид экрана после запуска операционной системы Windows может быть самый разный, но всегда на экране монитора (вашем рабочем столе) Вы увидите множество значков программ, файлов и папок, а внизу на панели задач (узкая полоса серого цвета в самом низу экрана слева) присутствует кнопка Пуск.

Запустить на выполнение программу EXCEL можно различными способами. Приведем лишь три, наиболее часто используемые из них.

1. Если в правом верхнем углу Рабочего стола (экрана) имеется небольшая панель, состоящая из нескольких небольших кнопок со значками и называющаяся Панелью Microsoft Office, то найдите в ней кнопку с буквой "X" и щелчком мыши по ней откройте текстовый редактор EXCEL.

2. Если среди значков различных объектов на Рабочем столе (экране) Вы найдете значок с буквой "X", то двойным щелчком мыши по нему откройте текстовый редактор EXCEL.

3. Щелчком мыши по кнопке "Пуск" на Панели задач (узкая серая полоса внизу экрана) откройте Стартовое (или Главное) меню системы. Наведите указатель мыши на пункт "Программы" и в автоматически открывшемся вспомогательном меню (меню 2-го уровня) щелчком мыши по пункту "Microsoft EXCEL " откройте электронные таблицы.

В результате откроется типовое окно Windows с заголовком "Microsoft Excel - Книга 1”. Структура этого окна включает (на рис.1):

1. СТРОКУ ЗАГОЛОВОКА окна - с заголовком Microsoft Excel - Книга 1, с кнопкой управления окном слева от заголовка и с тремя кнопками справа от

заголовка: первая кнопка “Свернуть окно”, вторая кнопка “Развернуть окно” и третья кнопка-крестик “Закрыть окно”.

2. СТРОКУ МЕНЮ под строкой заголовка (Файл Правка Вид Вставка Формат Сервис Данные Окно ?),

3. ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ "СТАНДАРТНУЮ" под строкой меню, которая включается и выключается командой "Панели инструментов" в меню "Вид". Все инструменты имеют “этикетку”, которая появляется автоматически при наложении сверху на инструмент стрелки мыши.

4. ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ "ФОРМАТИРОВАНИЕ" под панелью инструментов, которая включается и выключается командой "Панели инструментов" в меню "Вид". Все значки имеют “этикетку”, которая появляется автоматически при наложении сверху на пиктограмму стрелки мыши.

5. СТРОКУ ФОРМУЛ (называемую и строкой редактирования) под панелью форматирования, которая используется для ввода или редактирования данных в ячейках таблицы.

. Рис.1. Структура окна программы EXCEL

Рис.2. Таблица EXCEL , которую Вы будете создавать шаг за шагом.

6. ОКНО ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ, встроенное в окно Microsoft Excel и имеющее свой заголовок “Книга1”, свою кнопку управления окном слева от заголовка, свои размерные кнопки и свою кнопку закрытия окна справа от заголовка,

7. СТРОКУ ЛИСТАНИЯ КНИГИ (Лист 1, Лист2, Лист3 и т.д.) с линейками прокрутки,

8. СТРОКУ СОСТОЯНИЯ программы сразу под строкой листания книги. В ней будет появляться текущая информация о Вашей таблице и о режиме работы Excel.

Вы увидите также в окне таблицы УКАЗАТЕЛЬ "МЫШИ" в виде утолщенного перекрестия.

Теория: общая структура электронной таблицы

Любая электронная таблица, как и обычная таблица, состоит из столбцов и строк ( рис.1).

В электронной таблице Excel2000 всего 256 столбцов. Столбцы таблицы обозначаются буквами латинского алфавита: сначала от A до Z, затем двумя буквами от АА до АZ, далее двумя буквами от BA до BZ и так далее до IV (последний столбец).

Строки таблицы обозначаются числами 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 и т.д. Всего в электронной таблице Excel 65536 строки.

Естественно, что на экране видна только малая часть этой огромной таблицы. Используя полосы прокрутки, манипулятор "мышь" или клавиши управления курсором, можно сделать видимой на экране любую часть таблицы.

Каждая ячейка таблицы имеет обозначение (адрес), состоящее из обозначений пересекающихся столбца и строки, например: А1 (первая ячейка), F25, Z8, AD49 и т.д.

Одна из ячеек таблицы всегда выделена рамкой. Она называется активной ячейкой. Ее обозначение Вы всегда видите в поле имени (находящемся в строке формул слева). После запуска Excel активной является первая ячейка таблицы с адресом А1 (рис.1).

Если требуется ввести данные в какую-либо ячейку, ее необходимо сделать активной щелчком "мыши" или с помощью клавиш управления курсором.

Теория: ввод данных разного типа в ячейки таблицы

В активную ячейку таблицы можно вводить данные трех типов:

1. Числа: ( целые (например, 1234567890), вещественные (например, 3,14), в формате времени и даты (например, 13:30:15, 14.11.02). в денежном формате (например, 2134,15 р.) и др.

2. Формулы для расчетов. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства. Например, =А1+В1 .

Элементами формулы могут быть константы (например, 88, 125 и т.д.), адреса или диапазоны ячеек (например, f4, d2:d99 и т.д.), знаки сложения ( + ), вычитания ( - ), умножения (  ), деления ( / ) и функции (например, СУММ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН и т.д.).

3. Текст. Он вводится так же, как в любом текстовом редакторе.

ПРИМЕЧАНИЕ. При вводе текста, чисел или формул пользуйтесь клавишей ЗАБОЯ (стрелка  над клавишей Enter) для удаления ошибочно введенного символа (буквы, цифры, знака). Для ввода числа или формулы как текста (например, номер телефона или год рождения), то в этом случае перед числом или формулой нужно ввести апостроф (ОДИНОЧНУЮ КАВЫЧКУ-' ).

Для ускорения и облегчения освоения приемов и методов создания электронной таблицы с помощью программы Excel, Вам предлагается выполнить упражнения по созданию таблицы учета личных доходов и расходов по месяцам 2002 г. Эта таблица с заголовком "Персональный бюджет - 2002 год" в почти законченном виде приведена на рис.2, чтобы Вы имели возможность периодически заглядывать в нее и контролировать себя в процессе работы. Вводить данные в таблицу нужно последовательно, выполняя все упражнения одно за другим.

Упражнение 1. Ввод текстовых данных в ячейки столбца "а" таблицы Excel

1. Переключите клавиатуру на режим работы с кириллицей. Для этого нажмите одновременно на клавиши Ctrl и Shift или Alt и Shift.

2. Используя указатель "мыши" в форме объемного крестика шелчком выделите ячейку A1 и напечатайте в ней заголовок таблицы: "Персональный бюджет - 2002 год" (без кавычек). Вводимый Вами в ячейке A1 текст выходит за ее пределы, но отображается целиком в строке формул.

3. Дважды нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" , чтобы выделилась ячейка A3.

4. Напечатайте в ячейке A3 слова "Ежемесячные поступления" (без кавычек) и дважды нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" , чтобы выделилась ячейка A5.

5. Напечатайте в ячейке A5 слово "Квартплата" (без кавычек) и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" . Чтобы выделилась ячейка A6.

6. Напечатайте в ячейке A6 слова "Коммунальные услуги"¹ и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" 

7. Напечатайте в ячейке A7 слово "Электричество" и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" .

8. В ячейке напечатайте A8 слово "Телефон" и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" .

9. В ячейке апечатайте A9 слово "Транспорт"² и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" .

10. В ячейке напечатайте A10 слово "Питание" и нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" 

11. В ячейке напечатайте A11 слово "Прочее" и дважды нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" , чтобы выделилась ячейка A13, а не A12.

12. Вячейке напечатайте A13 слово "ИТОГО" и дважды нажмите клавишу со стрелкой "Вниз" , чтобы выделилась ячейка A15, а не A14.

13. В ячейке напечатайте A15 слово "Баланс" и нажмите клавишу Enter.

Обратите внимание на то, что наименование третьей строки Вашей таблицы (и некоторых других строк) оказалось длинее стандартной ширины столбца "А" и поэтому вышло за пределы ячейки А3. Исправим этот недостаток.

Упражнение 2. Изменение стандартной ширины столбца на оптимальную ширину командой "Столбец" в меню "Формат"

1. Используя указатель "мыши" в форме объемного крестика  шелчком выделите ячейку А3 с самым длинным наименованием строки в столбце "А", а именно: "Ежемесячные поступления".

2. Раскройте щелчком "мыши" меню "Формат". Наведите указатель "мыши" на команду "Столбец" в этом меню. Справа появится список команд для работы со столбцами.

3. Щелкните "мышью" по команде “Автоподбор ширины". Столбец "А" расширится так, чтобы полностью уместить наименование строки "Ежемесячные поступления".

ТЕОРИЯ: ФУНКЦИЯ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ

В Excel есть замечательная функция "Автозаполнение", которая сама заполняет последовательные ячейки однотипными данными по образцу тех данных, которые Вы ввели либо только в первую, либо в две первые заполняемые ячейки.

Эта функция заполняет ячейки различными типами данных. Это могут быть: - последовательности годов (1998, 1999, 2000,2001, 2002 и т.д.);

- последовательности месяцев (Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь и т.д.);

-последовательности дней (Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница и т.д.);

- последовательности времени дня (8:30, 9:30, 10:30, 11:30, 12:30 и т.д.);

-структурно оформленные числовые последовательности - арифметические прогрессии (11, 22, 33, 44, 55 и т.д.);

-различные текстовые последовательности (Вагон 1, Вагон 2, Вагон 3, Вагон 4 и т.д.)

Для выполнения функции "Автозаполнения" используется специальный указатель "мыши"в форме крестика, называемый маркером автозаполнения. Такой вид указатель "мыши" приобретает в правом нижнем углу обрамления выделенных ячеек на малельком квадратике.