25 Система обработки текста: назначение и основные возможности. Вставка объектов и работа с таблицами.
Текстовые редакторы – программы предназначены для подготовки текстовых материалов на компьютере.
По уровню возможностей можно условно разделить ПО на:
текстовые редакторы – программы, обеспечивающие основные возможности по подготовке несложных текстовых документов;
текстовые процессоры – программы, обеспечивающие широкий набор средств по подготовке документов любой сложности.
В среде Windows к текстовым редакторам можно отнести программу Write, а к текстовым процессорам – Word.
Одностроковый редактор – обеспечивает набор с помощью клавиатуры текста, дает возможность редактирования текста.
Многостроковый редактор – это редактор обеспечивающий ввод и редактирование на нескольких строках, с формированием текста по абзацу, строками имеющими колонтитулы, поддерживает шрифты, с возможностью изменения их жирности, внедрение таблиц, рисунков и других объектов имеющий издательскую систему настройку принтера и возможность изменения качества печати.
Настольные компьютерные издательские системы приобрели широкую популярность в различных сферах производства, бизнеса, науки, культуры и образования. Настольные издательские системы (desktop publishing) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.
Существуют различные программные системы, среди них наиболее распространены следующие: Word for Windows, Express Publisher, Illustrator for Windows Ventura Publisher, PageMarker, TeX. Перечисленные программные системы предназначены для компьютерной верстки. Среди программ подготовки иллюстраций можно выделить следующие: CorelDraw, CorelSystem, Designer DrawPerfect GalleryEffect, PC Paintbrush, PhotoStyler, Adobe Photoshop и др.
Среда пакета Word/OpOffWriter
В последнее время все большую популярность среди широкого круга пользователей завоевывает текстовый процессор Word для Windows.
Word – это многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система. Ее предназначение:
1)набор, редактирование, верстка текста и таблиц;
2)управление всеми пунктами меню, опциями и командами с помощью мыши;
3)просмотр на дисплее готового к печати документа без затраты бумаги на дополнительную распечатку;
4)вставка рисунков и слайдов;
5)заготовка бланков, писем и др. док.;
6)обмен информацией с др. программами;
7)проверка орфографии и поиск синонимов.
Word не пишет, а помогает вам работать с текстом. Поэтому большая часть экрана Word предназначена для набора текста.
1) Строка заголовка. Пока вы не сохраните свой новый документ на диске, здесь будет значиться Документ 1 — Microsoft Word.
2) Строка меню. Содержит полный список всех команд Word.
3) Стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования.
4) Линейка. Помогает устанавливать поля и табуляцию, что вам пригодится при работе с таблицами.
5) Область задач. Какие бы операции ни выполнялись в Word, соответствующие им команды выводятся в эту область.
Под полем, предназначенным для ввода текста, вы находятся и другие элементы.
1. Кнопки режимов. Расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки; управляют размещением документа на экране.
2. Строка состояния. Здесь вы можете узнать разные сведения о своем документе.
Вид и поведение программы можно изменить.
Writer это текстовый процессор в составе OpenOffice.org (OOo).
В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка орфографии, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений и индексов, составление стандартных писем и другое), Writer обеспечивает следующие важные возможности:
Шаблоны и стили;
Мощные методы разметки страниц (включая врезки, столбцы и таблицы);
Встраивание или связывание графики, электронных таблиц и других объектов;
Встроенные средства рисования;
Главные документы, используемые для объединения набора документов в один документ;
Отслеживание изменений в версиях документов;
Интеграция с базами данных, включая базу данных библиографии; Экспорт в формат PDF, включая закладки;
И еще многое другое...
Среда текстового процессора Open Office.org Writer включает следующие элементы:
Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Команды меню выбираются с помощью мыши, клавиш управления курсором или комбинаций нажатия определенных клавиш ("горячих клавиш").
Рабочее поле – это пространство на экране дисплея для создания документа и работы с ним.
Полосы прокрутки служат для перемещения текста документа в рабочем поле окна.
Панели инструментов содержат набор кнопок для проведения различных действий над документом (сохранение, открытие, создание документа, копирование текста, удаление и т.п.). При подведении указателя мыши к кнопке панели инструментов появляется соответствующее название кнопки. Панели инструментов устанавливаются и удаляются при помощи меню Вид, Панели инструментов.
Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Различают горизонтальную и вертикальную линейки. С помощью линеек можно устанавливать поля документа, абзацные отступы. Устанавливать и удалять линейку можно с помощью меню Вид Линейка.
Строка состояния определяет текущее положение курсора в документе, а также содержит справочную информацию. Вывод строки состояния или отказ от нее осуществляется с помощью команды Вид − Строка состояния.
Writer имеет несколько режимов отображения документа: Разметка печати, Режим веб-страницы, На весь экран и Масштаб. Доступ к выбору этих режимов осуществляется с помощью меню Вид. Только режим Масштаб имеет свое подменю.
Создание нового документа.
Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды ФайлСоздать. Или используется кнопка "Создать" на панели инструментов.
Нажатием клавиш Control+N. При нажатии на клавиши Control+N вы создаете новый пустой документ. Если вы уже работаете с открытым документом, то новый документ появляется в новом окне.
Сохранение документа
Документы Writer сохраняются в виде файлов со стандартным расширением .odt. Первоначальное сохранение нового, либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл, Сохранить как… Обязательно выбирается формат сохраняемого документа.
Сохранение именованного файла выполняется командой Файл, Сохранить или с помощью кнопки <Сохранить> Панели инструментов либо "горячих" клавиш <Ctrl> + <S>.
Печать в Writer
Быстрая печать. Нажмите на значок Печать, чтобы послать весь документ на принтер, заданный по умолчанию для вашего компьютера.
Управление печатью с использованием окна Печать. Для получения возможности более полного управления процессом печати используйте Файл > Печать для отображения диалогового окна Печать.
В этом окне вы можете настроить все необходимые свойства принтера и параметров печати.
Форматирование документа
Использование стилей
Стили являются основой работы с Writer. Стили позволяют вам легко форматировать свой документ согласованно и изменять его формат с минимальными усилиями. Writer имеет несколько классов стилей для различных типов элементов: символов, абзацев, страниц, врезок и списков.
Вы можете применить много форматов к абзацам и символам с помощью кнопок, расположенных на Панели форматирования.
Автоформатирование. Вы можете настроить Writer для автоматического форматирования отдельных частей документа в соответствии с параметрами, установленными на странице Параметры диалогового окна Автозамена (Сервис > Автозамена > Параметры).
Форматирование страниц. Writer позволяет управлять разметкой страниц, используя несколько механизмов: Стили страницы, Колонки, Врезки, Таблицы, Разделы.
Поля страницы можно изменять двумя способами:
Используя линейки страниц – быстро и просто, но без точного управления.
Используя диалог Стиль страницы – можно определять размеры полей с точностью до второго знака после запятой.
Для изменения полей с помощью линейки:
Серые области линейки отображают поля (рис. 6.29). Поместите курсор мыши на линию раздела серой и белой областей. Курсор изменит свое изображение на двойную стрелку.
Удерживайте нажатой левую кнопку мышки и перетаскивайте границу поля
Для изменения полей с помощью диалога Стили страницы:
Щелкните правой кнопкой где-нибудь по странице и выберите из контекстного меню Страница.
На вкладке Страница диалогового окна введите требуемые значения границ полей в секции Поля.
Создание верхних и нижних колонтитулов. Верхний колонтитул представляет собой область, которая появляется в верхней части страницы. Нижний колонтитул появляется в нижней части страницы. В колонтитулах размещается такая информация, как номер страницы, которая появляется на каждой странице документа, имеющей этот стиль страницы.
Для вставки верхнего колонтитула выполните Вставить > Верхний колонтитул > Обычный (либо колонтитул стиля страницы).
В верхний или нижний колонтитулы часто помещается и другая информация, такая как название документа или главы. Эти элементы лучше всего добавлять в формате полей. При этом, если что-то изменится, колонтитулы также будут автоматически изменены.
Каждый модуль OpenOffice.org (OOo) имеет доступ к Текстовым эффектам, но вы заметите, что разные модули отображают их несколько по-разному.
Для создания и редактирования объектов Текстовых эффектов вы можете использовать две разные панели инструментов.
Выберите Вид > Панели инструментов > Текстовые эффекты.
Если выбрать существующий объект Текстовых эффектов, то Панель форматирования изменится и на ней появятся значки Текстовых эффектов. Содержимое этой панели меняется в разных модулях OOo.
Нажмите значок Галерея текстовых эффектов, расположенный на панели Текстовые эффекты или на панели Функции рисования. Если панель Функции рисования не видна, выберите Вид > Панели инструментов > Рисунок и она появится на экране.
В диалоговом окне Галерея текстовых эффектов выберите стиль текстового эффекта, а затем щелкните по кнопке OK.
Галерея содержит объекты (изображения и звуки), которые Вы можете вставить в ваши документы.
OpenOffice.org (OOo) имеет модуль для создания и редактирования математических формул. Обычно он используется как редактор формул в текстовых документах, но может также работать с другими типами документов или автономно. При использовании редактора формул в модуле Writer формула рассматривается как объект текстового документа.
уществует три способа ввода формул:
Выбрать символ из окна Выбор.
Щелкнуть правой кнопкой мыши в редакторе формул и выбрать символ из контекстного меню.
Использовать команды языка разметки в редакторе формул.
Сохранение документов Writer в виде веб-страниц.
HTML возможности Writer включают сохранение существующих документов в формате HTML, создание новых HTML-документов и создание нескольких различных типов веб-страниц с использованием мастера.
Самый простой способ создания HTML-документов состоит в преобразовании существующего документа Writer. Вы можете просмотреть его в том виде, в котором он выглядит на веб-странице, выполнив Вид > Режим веб-страницы.
Чтобы сохранить документ в виде единственной веб-страницы (HTML-формат), выберите Сохранить как из меню Файл и укажите в качестве типа файла Документ HTML.
Writer может сохранять большие документы в виде ряда веб-страниц (HTML-файлов) со страницей оглавления.
Веб-мастер OOo позволяет создавать стандартные веб-страницы нескольких типов. Чтобы использовать его:Выберите Файл > Мастер > Веб-страница. В открывшемся окне установите необходимые параметры.
26. Табличные процессоры: назначение и основные возможности. Работа и настройка среды табличного процессора. Создание, редактирование, печать и сохранение таблиц. Обработка математических данных. Построение графиков и диаграмм.
Для решения задач, исходные и выходные данные в которых должны быть представлены в табличном виде, предлагается ряд программных продуктов, названных табличными процессорами или электронными таблицами.
Электронная таблица — самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор.
Табличные процессоры располагают рядом команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.
В ячейке таблицы отображается результат вычисления формулы, находящейся в этой ячейке. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.
Главное достоинство электронной таблицы (ЭТ) – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Интегрированная среда
Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам.
Рабочая область ЭТ состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Количество строк таблицы зависит от версии программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита, сначала от A до Z, затем от AA до AZ, BA до BZ и т.д.
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, A2 или C4).
Часто при обработке данных ЭТ необходимо использовать блок ячеек. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится символ двоеточие ":" (например, A1:B5).
Среда Табличного процессора включает следующие элементы:
Строка главного меню – содержит названия пунктов меню основных режимов программы.
Панель инструментов – содержит кнопки, предназначенные для быстрой активации выполнения определенных команд меню и функций программы.
Вертикальные и горизонтальные линейки прокрутки – для быстрого перемещения по электронной таблице.
Строка формул – отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки формул – возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат.
Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю о его возможных действиях в данный момент.
Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес текущей ячейки отражается в строке формул.
Книга в OpenOffice.org Calc представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных электронных таблиц. Каждая книга может состоять из нескольких листов.
Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист.
Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать (щелчком левой клавиши мыши) соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.
Рабочее поле – пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.
Панель управления – часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы.
Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.
Относительная адресация. Ячейка в столбце А, строка1 адресуется как А1. Можно адресовать область смежных ячеек с помощью введения координат верхней левой ячейки области, потом после двоеточия следуют координаты нижней правой ячейки. Например, квадрат, образованный первыми левыми верхними угловыми ячейками, адресуется как A1:B2.Производя адресацию таким способом, создается относительная ссылка на A1:B2. Здесь "относительная" означает, что ссылка на эту область будет добавлена автоматически при копировании формул.
Абсолютная адресация является противоположной относительной адресации. В абсолютной ссылке знак доллара помещается перед каждой буквой и цифрой, например, $A$1:$B$2.
Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.
Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными).
Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы.
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов:
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки или пробел.
Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, – результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.
Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат.
Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.
Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строке ввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.
Формула начинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.
При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.
Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.
В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:
+ сложение,
– вычитание,
* умножение,
/ деление,
^ возведение в степень.
Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами.
Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифметической формулы является число.
Логические формулы могут содержать указанные операторы сравнения, а также специальные логические операторы:
#NOT# – логическое отрицание «НЕ»,
#AND# – логическое «И»,
#OR# – логическое «ИЛИ».
Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным – 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки «Истинно» (1) или «Ложно» (0).
Новую электронную таблицу можно создать из любого другого модуля Ooo, с которым вы работаете в настоящий момент времени. Например, новая электронная таблица может быть создана из Writer или Draw. 1)С помощью меню Файл – откройте меню Файл и выберите Создать > Электронную таблицу. 2)С помощью панели инструментов – используйте кнопку Создать , расположенную на Стандартной панели инструментов. 3)С помощью клавиатуры – если вы уже работаете с электронной таблицей, то можно нажать клавиши Control+N для создания новой электронной таблицы.
Экспорт во внешние форматы может быть необходим для отправки документа за пределы организации, к примеру партнерам.
Электронные таблицы могут быть сохранены в формат MS Office xls, OpenOffice.org 1 sxc; данные в формате CSV. При сохранении в формате xls наиболее часто используется Microsoft Excel 97/2000/XP.
Документы, не предназначенные для для последующего редактирования (к примеру для рассылки информационных материалов партнерам) рекомендуется сохранять в формате .pdf.
Для отправки документа на печать воспользуйтесь меню Файл -> Печать, комбинацией Ctrl+P или кнопкой с изображением принтера на главной панели инструментов.
Два первых варианта, с использованием меню или комбинация горячих кнопок, вызовут диалог печати, где можно задать необходимые параметры печати, а нажатие кнопки на главной панели инструментов отправит документ для печати на принтер по умолчанию.
Если области печати установлены, то при печати будут распечатаны только они.
При печати можно подогнать масштаб для того, чтобы документ был распечатан на заданном количестве листов. Для этого используйте пункт меню Формат -> Страница, вкладка Лист.
Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:
Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.
Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.
Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.
Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми.
Практически все функции (за исключением математических и некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из раздела Дата&Время
Мощным инструментом при работе с электронными таблицами является подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение, которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобы воспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькими постоянными значениями и одним переменным.
Для представления данных в виде диаграммы их следует предварительно выделить (вместе с заголовками, если таковые имеются), после чего из меню Вставка выбрать пункт Диаграмма. В открывшимся окне Автоформат диаграммы нужно выполнить ряд действий, позволяющий выбрать тип диаграммы, указать расположение рядов данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т. д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то можно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей нажмите на клавишу Готово и диаграмма будет размещена на листе.
При создании линейчатых диаграмм (графиков) допускается использование различных символов, которые могут быть выбраны из файлов с рисунками или из так называемой Галереи. В ней содержится большое количество рисунков для оформления границ ячеек, фоновых изображений, маркеров и «трехмерных» объектов.
Тип диаграммы можно изменить в любой момент. В диалоге, который появится благодаря выделению диаграммы и вызову команды Формат – Тип диаграммы, представлены различные типы диаграмм. В этом диалоге все типы диаграмм: двумерные (2–М) и трехмерные (3–М). В 3–М–диаграммах можно настроить направление освещения, окружающий свет и цветовой фильтр. Такие диаграммы можно вращать и наклонять при помощи мыши.