![](/user_photo/530_n7ww5.png)
- •Значение и роль делопроизводства в деятельности предприятия. История развития системы делопроизводства в России
- •Документирование. Системы документации и государственные стандарты.
- •Систематизация документов на предприятии
- •Правила составления и оформления документов
- •Составление и оформление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов
- •Деловая переписка
- •Правила и формы переписки с зарубежным партнером
- •Документы личного происхождения
- •Эффективное резюме
- •Общие принципы организации документооборота на предприятии
- •Организация приема и обращений граждан
- •Организация собраний и совещаний
- •Современные офисные технологии обеспечения управленческой деятельности
Деловая переписка
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.
Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.
Виды некоммерческих деловых писем:
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:
письмо-запрос, ответ на него;
письмо-предложение (оферта), ответ на него;
письмо-претензия (рекламация), ответ на него.
Правила и формы переписки с зарубежным партнером
Если вы начинаете вести деловую переписку с зарубежными партнерами, вам нужно знать некоторые правила.
Дата при отправке письма в Европу пишется так: день, месяц, год. Если же вы пишете письмо в США, то дату вы должны написать следующим образом: месяц, число, год. При этом сокращения в написании дат не приняты, поэтому название месяца пишется словом. На письме ставится дата отправления, а не дата написания.
За рубежом не принято делать перенос слов в тексте.
Наименование организации, фамилия адресата и адрес печатаются в левом верхнем углу листа, немного ниже даты.
Конверт подписывается следующим образом: Сначала пишут "кому", а затем - "куда".
Желательно посылать письма на двух языках - родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок, связанных с языковыми особенностями.
Существуют особые правила для сроков написания ответа. На послание, полученное по факсу, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных дней.
На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для вас не реален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае вы имеете право на ответ до 30 дней.
На информацию, полученную по телексу, необходимо отвечать в течение трех суток, не считая выходных дней.
Отсутствие ответа в срок воспринимается однозначно: не ответивший - не воспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.
Если вы пишете партнеру впервые, необходимо представить свою фирму, ее цели и задачи, виды деятельности и интересы. Еще лучше приложить буклет с подробной информацией о фирме. Его текст желателен на языке адресата или на английском.