АП0201 Бригады 2

Московский Технический Университет Связи и Инфоматики

Кафедра АИТСС

Автоматизация технологических процессов

и производств

Отчет по практическому заданию на тему: «АРМ ведения архива накладных ф. 16 на группы посылок»

Вариант №3

Выполнили

Цалилова С.

Зорина А.

Гавелюк Т.

Cкалозубов И.

Москва 2006

Работа №1

Задание:

Описание существующей технологии

1. Убедиться в наличии установленного на компьютере набора требуемого программного обеспечения и учебно–методических материалов.

2. Создать в корневом каталоге диска С: папку с именем Вашей группы. В этой папке в дальнейшем хранить все созданные по ходу выполнения цикла работ файлы.

3. Получить вариант индивидуального задания для бригады студентов.

4. Создать в редакторе MS Word титульный лист отчета.

5. Найти и изучить требования Почтовых правил к технологической операции, соответствующей индивидуальному заданию.

6. Составить перечень форм документов, имеющих отношение к рассматриваемой технологической операции.

7. Описать сценарий неавтоматизированной операции

Перечень форм документов

Общие накладные формы 16

Сценарий неавтоматизированного ведения архива накладных ф. 16 на группу посылок

1. Принятые на предприятиях связи посылки вместе с сопроводительными адресами передаются на обработку и последующую отправку. Далее посылки сортируются вручную по группам. В одну группу включается не менее 10 и не более 35 посылок.

2. После сортировки посылки собственного приема приписываются к накладным ф.16:

- обыкновенные и с оценкой до 210 минимальных зарплат включительно с указанием их номеров

- с оценкой свыше 210 минимальных зарплат – номеров и суммы оценки

- с наложенным платежом с указанием суммы

- с уведомлением в графе «Особые отметки» записывается «Увед.» и каким именно.

3. При записи в накладную ф.16 транзитных посылок указываются те же данные и, кроме того, наименование предприятия связи места приема посылок и его номер.

4. В пунктах приема и узлах обработки посылки записываются в накладную ф.16 в порядке восходящих подавательских номеров. В верхней части накладных ф.16, к которым приписаны посылки, делаются отметки: «Правительственная», «Осторожно», «Авиа», «Пушнина», «Фрукты», «Овощи». В накладной подводится итог количества посылок прописью, подписывается и заверяется оттиском календарного штемпеля работником, составившим накладную.

5. Все созданные формы накладных должны сохраняться в общем архиве.

Работа №2

Задание:

Составление сценария автоматизации технологической операции

1. Ознакомиться с функциональными возможностями программного продукта MS Access.

2. Сформулировать и обосновать предложения о том, какие из элементов технологии будут выполнять вручную, в какие – с помощью ЭВМ.

3. Сформулировать предложения о функциях различных пользователей АРМ.

4. Принять решения о вариантах доступа к информации для различных категорий пользователей АРМ.

5. Продумать варианты интерфейса для различных пользователей будущего АРМ.

6. Принять решения об обработке бумажных документов

7. Разработать сценарий автоматизированной операции

8. Обсудить сценарий с преподавателем

Предложения по автоматизации процесса

Операции выполняемые с помощью ЭВМ:

1. Поскольку ведение архива общих накладных на группы посылок начинается с заполнения общих накладных ф. 16, то их предлагается заполнять с помощью ЭВМ. В соответствующие поля формы вводится: место назначения, место отправления

2. Предлагается создать список постовых отправлений и вещей, представленный в виде меню, указав их количество и массу.

3. Также необходимо заполнение таблицы о перевозимых почтовых отправлениях, состоящей из следующих пунктов: место отправления, место назначения, вид, номера группы, ценность, содержимое посылки, количество, массу

4. В автоматическом режиме предлагается составлять отчеты. В конце каждого отчетного листа в автоматическом режиме вычисляется суммарное количество почтовых отправлений, суммарная масса и дата заполнения

5. Печать заполненной накладной, также как и переход к следующей форме и выход из программы, осуществляется с помощью кнопок, расположенных внизу формы

6. Хранение архива накладных предлагается осуществлять в таблице «Накладные», по которой осуществляется поиск и запрос информации.

7. Поиск необходимых накладных предлагается осуществлять по следующим параметрам:

- фамилия оператора

- дата заполнения

- номер накладной

- место назначения

8. Работать с АРМ могут только зарегистрированные пользователи, поскольку вход в программу осуществляется только после указания имени пользователя и пароля

Операции, выполняемые вручную

Оттиск календарного штемпеля, проставляемый на каждой накладной и подпись

Функции различных пользователей АРМ

Предполагается определить следующие категории пользователей:

- Администратор

- Оператор

- Начальник

«Администратор» осуществляет разборку АРМ, его отладку, исправление ошибок, а также поддержание его работоспособности.

«Оператор» осуществляет ввод данных в электронные бланки накладных ф.16, а также осуществляет просмотр архива заполненных бланков, с целью извлечения необходимой информации

«Начальник» проверяет работу оператора, получает с помощью АРМ отчеты по накладным ф.16 за необходимый период, кроме того может осуществлять просмотр отдельных заполненных бланков. Также начальник при необходимости может осуществлять все функции оператора по вводу данных в электронный архив накладных. Кроме того он осуществляет ведение базы учетных записей с фамилиями и паролями сотрудников предприятия.

Работать с АРМ могут только зарегистрированные пользователи, поскольку вход в программу осуществляется только после указания имени пользователя и пароля

Доступ к информации для различных категорий пользователей

«Администратор» имеет доступ только к исходным кодам АРМ, что позволяет в любой момент корректировать, исправлять или уточнять интерфейс базы.

«Оператор» имеет доступ к электронным формам накладных только на уровне заполнения и просмотра ранее заполненных накладных. Изменять и корректировать ранее заполненные накладные «Оператор» не может.

«Начальник», помимо того, что он имеет все права доступа «Оператора», имеет доступ к меню создания отчетов по накладным ф. 16 за необходимый период, доступ к базе учетных записей пользователей и их паролей, а также имеет возможность изменять и корректировать неправильно заполненные накладные формы 16.

Варианты интерфейса различных категорий пользователей

«Администратор» - Интерфейсом для него является стандартный интерфейс среды разработки Microsoft Access , а также встроенные в него средства разработки Visual Basic.

«Оператор» - Интерфейсом для него является электронный вид бланка накладной ф.16 предназначенный для заполнения и просмотра. Также требуется предоставить доступ к меню навигации по архиву заполненных бланков.

«Начальник» - помимо доступа к интерфейсу «Оператора» должен иметь доступ к меню, позволяющему формировать требуемые отчеты по накладным (за любой период). Также начальнику должен быть доступен интерфейс внесения изменений и навигации по базе данных сотрудников для создания и изменения их учетных записей.

Обработка бумажных документов

После заполнения бланка ф.16 в АРМ и вывода его на печать бланки штемпелюются календарным штемпелем.

После этого одна накладная ф. 16 остается в почтовом отделении, остальные экземпляры общей накладной вместе с первыми экземплярами приписанных к ним отдельных накладных вкладываются в конверты для сопроводительных документов на почту

Отчет по накладным формируется в электронном виде, после чего он может быть напечатан.

Сценарий автоматизированной операции для «Оператора»:

1. Сбор необходимой информации об отправляемом грузе.

2. Ввод данной информации в электронную форму 16 базы АРМ

3. Печать заполненной формы в необходимом количестве экземпляров.

4. Штемпелевание распечатанных форм календарным штемпелем

5. Подшивка в архив одного экземпляра ф.16

6. Вложение двух экземпляров накладных ф.16 в конверты для сопроводительных документов на почту, подлежащую отправке воздушными судами.

7. При необходимости поиск/просмотр накладных в электронном архиве

Сценарий автоматизированной операции для «Начальника»:

При выполнении своих непосредственных обязанностей

1. Контроль за ведением архива накладных путем просмотра бланков, выбранных по необходимым параметрам.

2. Обработка отчета по накладным за необходимый период, полученный при помощи меню АРМ

3. Вывод отчета по накладным

4. При увольнении или при приеме на работу нового сотрудника занесение его данных (фамилии и пароля) в базу данных учетных записей сотрудников.

5. Выполнение всех ранее перечисленных функций оператора