Dokumentirovanie_upravlencheskoy_deyatelnosti

Северо-Кавказский филиал федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования Московского университета связи и информатики

Д.А. ЖУКОВСКИЙ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические рекомендации по выполнению контрольной работы

Ростов-на-Дону

2011

1

Жуковский Д.А. «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» Методические рекомендации по выполнению контрольной работы. – Ростов-на-Дону: СКФМТУСИ, 2011. – 16 с.

Методические указания по выполнению контрольной работы предназначены для студентов заочного отделения, обучающихся по направлению подготовки 080200.62. В рекомендациях приведены предусмотренные учебной программой задания к контрольной работе, методика их выполнения основанная на методических указаниях головного вуза по курсу “Документирование управленческой деятельности” авторов Е.В. Деминой, Л.И. Гущиной, Е.В. Грецовой, а так же требования к ее оформлению.

Рецензент: зав.кафедрой Экономики и управления Э.А. Хапалова

Жуковский Д.А., СКФ МТУСИ, 2011

2

3

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Введение

Задача дисциплины – предоставить студентам знания необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений. Освоить общепринятые в мире предпринимательства лексику и стиль деловой и коммерческой корреспонденции для свободного и равноправного общения с партнерами. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет менеджеру специалисту четко и грамотно составлять и оформлять различные документы – носители информации, пронизывающие все аспекты управления. Соблюдать основные правила и стиль деловой и коммерческой корреспонденции, общепринятые в мире предпринимательства, что позволит повысить эффективность управления на производстве.

1. Общие положения

Контрольная работа (далее - КР) является частью самостоятельной работы студентов. Выполняя данную работу, студенту необходимо показать умение искать нужную информацию, анализировать, систематизировать, обобщать и представлять изученный материал в виде различных документов..

1.1 Цель КР

Цель работы - закрепить знания, полученные в процессе изучения теоретических вопросов по дисциплине ДУД, выработать навыки самостоятельной работы с информационными ресурсами, применить основные методы и средства подготовки различных документов для целей деловых коммуникации в управлении и маркетинге.

1.2 Задачи, которые решаются в ходе выполнения КР

В ходе выполнения работы студент решает следующие задачи: Изучение теоретического материала по заданной теме и анализа образцов документов, с целью дальнейшего использования их для решения задач контрольной работы..

Подготовка отдельных информационных ресурсов (текстовых фрагментов, графических рисунков, графиков, таблиц, схем, диаграмм) на машинных носителях, необходимых для выполнения заданий контрольных работ.

4

Использование лекционного материала для заполнения различных форм документов.

2. Инструкция по выполнению контрольной работы

Контрольная работа включает в себя выполнение пяти индивидуальных заданий. При этом желательно, чтобы каждое задание было привязано к месту работы студента-заочника и, соответственно, деятельности определенной компании, организации, фирмы, индивидуального предпринимателя и т.д. Это позволяет не только уйти от регламентации выполнения каждого пункта задания, но и предоставить обучаемому определенную творческую свободу, как в выражении представляемой информации, так и в выборе способе предоставления информации. В случае нежелания или невозможности выполнения задания студентом по своей деятельности или деятельности своей организации, студент может использовать вымышленную информацию для выполнения контрольной работы.

Документы личного происхождения заполняются на конкретного студента, выполняющего определенный вариант.

Номер варианта задания соответствует двум последним цифрам номера зачетной книжки студента.

Контрольная работа представляется в печатном и электроном виде.

2.2 Изучение теоретического материала по выбранной теме

Для решения задач представленных в списке вопросов для контрольной работы студент может воспользоваться различной литературой по данной теме или ресурсами Интернета. Список изданий, в которых можно найти материалы по представленным заданиям, приведен в п. 7 «Рекомендуемая литература».

3.Требования к оформлению контрольной работы

3.1. Подготовка отчета по КР

Отчет готовится на бумажном носителе и включает в себя следующие части:

1.Титульная страница.

2.Номер варианта.

3.Основная часть, включающая ответы на 5 вопросов.

4.Список литературы.

Оформление контрольной работы должно соответствовать требованиям стандарта. Оформление отчета о работе должно содержать 5-10 страниц

5

машинописного текста. Поля на листе формата А4: левое поле – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее – 20 мм и нижнее 25 мм. Все страницы (кроме титульной) нумеруются в правом нижнем углу арабскими цифрами.

Текст в распечатанном виде набирается шрифтом Times New Roman, 14пт, интервал полуторный, абзацный отступ 1,25 см, выравнивание по ширине страницы. Текстовый редактор Word 2003 или Word 2007 или аналогичной из пакета OPEN OFICE.

Все листы пробиваются дыроколом и подшиваются в скоросшиватель.

Листы работы скрепленные степплером или помещенные в прозрачные файлы не принимаются.

4. Процедура сдачи контрольной работы

Сдача работы осуществляется не позднее чем за 10 дней до проведения зачета и включает два шага.

1.Предварительно работа сдается в ЦОКР СКФ МТУСИ и регистрируется. Преподаватель дисциплины проверяет правильность ее оформления и выполнения и делает соответствующую запись о допуске или недопуске к защите на титульном листе. В случае недопуска студент принимает меры для устранения недостатков и замечаний и повторно сдает контрольную работу в деканат. Если до начала зачета контрольная работа не получила допуска к защите, то студент к сдаче зачета не допускается.

2.Если работа допущена к защите – студент должен во время сдачи зачета по дисциплине, по требованию преподавателя, пояснить, как он выполнял те или иные пункты задания. Если студент не может пояснить определенные этапы выполнения своей работы – он получает незачет.

6

5.Задания к выполнению контрольной работы

1.Система ОРД. Классификация документов.

2.Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Этапы составления приказов.

3.Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составить и оформить заявление о приеме на работу.

4.Составить письмо-запрос в фирму «Эрикссон» о возможности поставки трех мини АТС.

5.Продавец обещает выслать предложение. Указать все недостающие реквизиты.

6.Описать современную систему документационного обеспечения управления предприятием.

7.Назвать основные виды: Организационных документов; Распорядительных документов; Информационно-справочных документов.

8.Классификация писем. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Реквизиты формуляра делового письма.

9.Составить и оформить заявление о переводе на другую работу.

10.Составить письмо-предложение на продажу сотовых телефонов при условии получения подтверждения покупателя не позднее пятнадцатого числа следующего месяца текущего года.

11. Блок-схема работы с входящими документами.

12.Реквизиты сопроводительного письма.

13.Перечислить реквизиты инструкции.

14.Составить резюме европейского образца для поступления на работу в инофирму на конкурсной основе.

15. Составить письмо-предложение о сдаче в аренду каналов телефонной связи в городе Москве. Сообщить, что платеж должен производится наличными и в течении какого срока будет действительно ваше предложение.

16.Блок-схема работы с исходящими документами.

17.Средства копирования и размножения документов.

18.Реквизиты акта.

19.Составить резюме американского образца для поступления на работу в инофирму на конкурсной основе.

20.Составить письмо в адрес базового предприятия с просьбой о выделении денежных средств для приобретения техническим колледжем оборудования: кодоскопы – 4 штуки, видеомагнитофоны – 2 штуки, микрокалькуляторы – 75 штук – для оснащения учебных кабинетов.

21.Систематизация документов на предприятии.

22.Средства обработки документов.

7

23.Составить протокол производственного совещания (заседания, собрания) в соответствии с типовым формуляром протокола.

24.Сделать выписку из протокола.

25.Оформить конверт к зарубежному партнеру на русском языке. 26.Номенклатура дел. Виды номенклатур. Форма номенклатуры дел. 27.Перечислить, какие существуют бланки и форматы документов. 28.Описать рекламационное письмо.

29.Составить докладную записку о необходимости замены в отделе устаревшего оборудования на современное.

30.Составить письмо-ответ в котором изложено сообщение о возвращении технического проекта на АСУ “КАДРЫ” в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, требующие переработки. Кроме того, адресату предлагают направить к ним специалиста для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время командирования специалиста.

31.Дать определение документу. Перечислить системы документации.

32.Средства хранения документов.

33.Перечислить этапы составления приказа. Составить приказы по основной деятельности – об открытии филиала вашей фирмы.

34.Написать автобиографию

35.Составить письмо зарубежному партнеру с предложением сотрудничества. Ваша фирма в Москве.

36.Порядок адресования документов.

37.Организация документооборота на предприятии.

38.Составить акт проверки санитарного состояния вашей фирмы.

39.Заявление о приеме на временную работу.

40.Составить ответ в виде телеграммы, в котором Вы сообщаете своему партнеру, что Вы не можете снизить цену. Сообщить, что Вы согласны на предложение покупателем условия платежа.

41.Понятие документооборота. Виды документопотоков.

42.Описать информационное письмо.

43.Заявление о приеме на работу по совместительству.

44.Составить письмо-напоминание вашему партнеру на основании телефонного разговора.

45.Перечислить реквизиты устава.

46.Регистрация документов и контроль исполнения документов.

47.Описать формирование дел.

48.Написать все, что вы знаете о телеграмме.

49.Составить объяснительную записку с обоснованием причин невыполнения какого-либо поручения.

50.Составить письмо-рекламацию и ответ на него по следующим условиям: прибывшая партия станционного оборудования “Alcatel” не отвечает по своему качеству образцам на основе которых был

8

заключен контракт, покупатель требует замены некачественного товара качественным или возмещение убытков., поставщик принимает претензии к рассмотрению.

51.Правила оформления реквизитов: подпись, гриф согласования, приложение, заголовок к тексту. Привести примеры.

52.Части делового письма. Основные требования к тексту письма. 53.Реквизиты договора.

54.Составить и оформить личную доверенность на получение причитающихся Вам заработанных денег в другой организации.

55.Составить простое письмо о приезде Вашего представителя для участия в переговорах.

56.Перечислить требования к тексту документа.

57.Описать структуру делопроизводственных служб.

58.Реквизиты постановления.

59.Составить и оформить личную расписку на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей.

60.Составить информационно-рекламное письмо о деятельности Вашей фирмы; указать все необходимые реквизиты письма.

61.Состав управленческих документов.

62.Средства поиска документов.

63.Описать телетайпограмму.

64.Составить поздравление с памятной датой.

65.Составить сопроводительное письмо к рассылаемому Вами каталогу со всеми необходимыми реквизитами.

66.Виды управленческих документов. Состав ОРД.

67.Порядок оформления и работы внутренних документов.

68.Описать телефонограмму.

69.Оформить гриф утверждения для двух различных случаев.

70.Составить характеристику (рекомендацию).

71.ГСДОУ. Цели создания и использования.

72.Формирование документов в дела.

73.Описать хранение дел.

74.Составить письмо-приглашение на презентацию (банкет, юбилей). 75.Составить гарантийное письмо от имени Вашего предприятия со всеми

необходимыми реквизитами.

76.Состояние части технологии формирования документа и их характеристика.

77.Реквизиты справки.

78.Описать факс.

79.Оформить внутреннюю опись документов дела по личному составу. 80.Составить рекомендательное письмо со всеми необходимыми

реквизитами.

81.Оформить блок-схему работы с исходящими документами.

9

82.Правила оформления нетекстовых документов.

83.Сроки использования различных документов.

84.Оформить телефонограмму.

85.Написать расписку о получении прибора АК-5. 86.Оформить блок-схему работы с входящими документами. 87.Правила оформления текстовых материалов. 88.Нерегистрируемые документы.

89.Составить номенклатуру дел бухгалтерии Вашей фирмы. 90.Оформить три образца формулировок приказов и записей в трудовых

книжках.

91.Унифицированная система документации.

92.Классификация официальных писем.

93.Бланки документов.

94.Составить извещение о проведении совещания в техническом отделе по освоению известных технологий и разработки новых рецептур.

95.Составить должностную инструкцию. Исходные данные: МТУСИ, отдел кадров, начальник отдела.

96.Контроль исполнения документов.

97.Номенклатура дел. Виды номенклатур.

98.Организация контроля исполнения документов.

99.Написать рекламацию по поводу ненадлежащего качества поставленных в вашу фирму телефонных аппаратов.

100.Оформить обложку дела постоянного хранения. Исходные данные: МТУСИ, ОДОУ, канцелярия, приказы по общим вопросам, 2011г.

101.ГСДОУ. Цели создания и использования.

102.Части делового письма. Основные требования к тексту письма.

103.Перечислить реквизиты инструкции.

104.Написать автобиографию

105.Составить письмо-предложение на продажу сотовых телефонов при условии получения подтверждения покупателя не позднее пятнадцатого числа следующего месяца текущего года. Покупатель выясняет условия платежа и сроки поставки, а так же требует гарантии качества товара.

106.Общая характеристика служб документального обеспечения управления.

107.Средства хранения документов.

108.Описать рекламационное письмо.

109.Заявление о приеме на работу по совместительству.

110.Составить простое письмо о приезде вашего представителя для участия в переговорах.

111.Бланки документов.

112.Перечислить реквизиты устава.

10