Автоматизация ввода

Автотекст– использование списка автотекста позволяет ускорить набор часто встречающихся в документе названий, терминов. Список автотекста можно в любое время пополнить. Для этого выделяем в тексте фразу, набор которой мы хотим ускорить впоследствии, обращаемся к команде СЕРВИС – АВТОЗАМЕНА. В появившемся диалоговом окне выбираем вкладкуАвтотекст. В поле Образец появляется выделенная нами фраза. В поле Имя элемента надо ввести символы для ускоренного набора, с помощью которых будет осуществляться подстановка заданной фразы в набираемый текст. Далее щёлкнуть на кнопке <Добавить>. В дальнейшем для подстановки заданной фразы в текст надо набрать символы, предусмотренные для ускоренного набора, и нажать клавишуF3.

Автозамена(автокоррекция) автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки, а также орфографические и грамматические ошибки. Исправления вносятся редактором Microsoft Word практически незаметно для пользователя. Параметры автозамены несложно изменить; также существует возможность дополнения списка автоматических исправлений. Для этого надо вызвать команду СЕРВИС – АВТОЗАМЕНА, вызвать вкладкуАвтозаменаилиАвтоформат при вводе, установить флажки напротив нужных опций или добавить элемент в список автозамены.

Проверка правописания

Microsoft Word позволяет выполнить проверку орфографии и грамматики для текста, находящегося в окне. Проверка может выполняться автоматически или по желанию пользователя. Для установки автоматической проверки надо вызвать команду СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ и в появившемся диалоговом окне вызвать вкладкуПравописаниеи установить флажки напротив требуемых опций. В этом случае каждая орфографическая ошибка в тексте подчёркивается красной волнистой линией, а грамматическая ошибка - зелёной волнистой линией.

Для проверки правописания по желанию пользователя надо вызвать команду СЕРВИС – ПРАВОПИСАНИЕ.В появившемся диалоговом окне пользователю даётся возможность исправить обнаруженные ошибки, воспользовавшись предлагаемыми вариантами замен или набрав ошибочные слова заново, добавить слово в словарь.

Сохранение документа

Вновь набранный или откорректированный документ необходимо сохранить на магнитном диске. Для этого можно использовать команды СОХРАНИТЬ или СОХРАНИТЬ КАК из подменю ФАЙЛ. Каждое обращение к команде СОХРАНИТЬ КАК вызывает диалоговое окно, в котором пользователь должен задать, на каком диске, в какой папке и с каким именем сохраняется документ. В случае использования команды СОХРАНИТЬ диалоговое окно вызывается только при первом сохранении вновь набранного документа. Если документ уже сохранялся на диске, то при обращении к команде СОХРАНИТЬ он записывается на тот же диск, в ту же папку и с тем же именем, заменяя старую версию документа.

Использование стандартных шаблонов и мастеров.

Любой создаваемый в Word документ должен базироваться на определенном шаблоне. Основу любого шаблона составляют текст и графика. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне документа устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Любые элементы шаблона при желании можно изменить.

По умолчанию документ базируется на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги стандартного формата А4(210х297 мм), содержит ряд стандартных стилей форматирования и встроенные панели инструментов, которые отражаются на экране. Вводимый текст форматируется шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов в один межстрочный интервал. Для полей страницы документа установлены следующие размеры: верхнее и нижнее – 2,54 см, левое и правое – 3,17см.

Оформление новых документов можно существенно ускорить, если использовать при их создании один из стандартных шаблонов или мастеров, поставляемых к комплекте Microsoft Word. Программа - Мастер задаст вам все необходимые вопросы, попросит ввести текст и отформатирует ваш документ.

Например, мастер записок поможет создать грамотно оформленную служебную записку, а мастер Web-страниц существенно упрощает работу с Web-страницами.

Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке.

Вот неполный перечень документов, которые могут быть созданы с помощью шаблонов и мастеров: юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры. Чтобы просмотреть, какие шаблоны установлены на Вашем компьютере, выберите команду СОЗДАТЬ в меню ФАЙЛ, перейдите на вкладку, соответствующую требуемому типу документа, и щелкните необходимый шаблон или мастер. В окне просмотра будет представлен общий вид документа, который создается на основе данного шаблона. Некоторые шаблоны представлены в трех вариантах: Современный, Изысканный и Стандартный.

Шаблоны имеют расширение .dot.

Мастера имеют расширение .wiz.