Кафедра медицинской и биологической физики
Методическая разработка
для студентов 1 курса медико-профилактического факультета
к практическому занятию по теме:
«Работа со списками и базами данных. Понятие списка, базы данных и элемента списка. Ввод и редактирование данных. Присвоение списку определенного имени. Сортировка и фильтрация записи. Подведение итогов в отфильтрованном списке. Получение итоговых накопительных ведомостей.»
Научно-методическое обоснование темы: В рамках данного занятия рассмотрены основные понятия, методы и основные технологические приемы, относящиеся к созданию электронных таблиц на персональном компьютере с использованием табличного процессора Microsoft Excel. Освоить на практике технологию работы с базами данных в Excel.
Краткая теория:
1.Понятие списка и базы данных.
Таблица прямоугольной конфигурации, расположенная на листе Excel, называется списком или базой данных. Первая строка списка должна содержать имена полей базы данных. Список должен отвечать следующим требованиям:
1. Список должен целиком помещаться на одном листе Excel (следовательно, максимальный размер списка 65535 строк и 256 столбцов).
2. Первая строка таблицы содержать имена полей (не должно быть ни одной пустой ячейки).
3. Ячейки одного столбца должны содержать однородную по типу данных и по содержанию информацию (в столбце, содержащем числовые данные не должно быть ячеек, содержащих текстовую информацию за исключением первой ячейки.
Элементом списка называется запись списка, содержащая определенную информацию.
Среди традиционных операций со списками можно выделить следующие:
1. Ввод и редактирование данных.
2. Присвоение списку определенного имени.
3. Сортировка (упорядочивание) записей таблицы.
4. Фильтрация (отбор) записей списка, отвечающих определенным условиям.
5. Подведение итогов в отфильтрованном списке.
6. Получение итоговых накопительных ведомостей и сводных итогов
2. Ввод и редактирование данных
Ввод данных и редактирование списков можно производить традиционным для Excel образом, как было описано в работе №1, так же, как и для обычных таблиц: создается шапка таблицы, после ячейки, следующие за шапкой, заполняются с помощью стандартных способов заполнения ячеек. Предположим, необходимо создать базу данных в Excel, которая содержала бы информацию по штатному расписанию фирмы, торгующей медикаментами (Ф.И.О. сотрудника, Должность, Оклад). Для этого на отдельном листе Excel создадим таблицу и заполним ее некоторой информацией как представлено на рисунке.
Рис. Пример списка
Созданные список можно дополнять и редактировать с помощью экранной формы, вызываемой через Данные Форма…
При большом числе полей списка редактирование и добавление информации в форму является более эффективным.
3. Присвоение списку определенного имени
Во встроенных функциях Excel для обработки данных необходимо в качестве параметра указывать наименование списка или базы данных. Для того, чтобы присвоить списку определенное имя необходимо:
1. Выделить ячейки списка вместе со строкой заголовка.
2. Вставка Имя Присвоить …Ввести имя списка и нажать Ok.