Приглашение (предложение) от руководителя организации-заказчика, направленное на имя ректора двфу;

заявка, оформленная организатором мероприятия или заинтересованным структурным подразделением ДВФУ (партнером организации-заказчика) по соответствующей форме (приложение 2) и направленная директору СЦ в срок не позднее, чем за 21 день до начала мероприятия;

совместное решение об участии в мероприятии дирекции СЦ и руководителя творческого коллектива.

3.2.2 На основании согласованной в соответствии с п.3.2.1 настоящего Регламента заявки Студенческий центр или другое структурное подразделение ДВФУ (партнер организации-заказчика) готовят предусматривающие участие творческих коллективов документы: приказ (распоряжение) по ДВФУ о проведении мероприятия или договор, заключаемый между организацией-заказчиком и ДВФУ.

4. Особенности организации участия творческих коллективов СЦ в мероприятиях, проводимых за пределами г. Владивостока

4.1 Обязательным условием участия творческого коллектива в мероприятии, проводимом за пределами г. Владивостока, является издание приказа или распоряжения по ДВФУ, назначающего руководителя делегации, утверждающего список направляемых на мероприятие участников творческого коллектива и порядок финансирования расходов на организацию участия делегации ДВФУ в мероприятии.

4.2 Участие в поездке в составе делегации ДВФУ сотрудников СЦ или других структурных подразделений Университета оформляется в соответствии с Положением о служебных командировках федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Дальневосточный федеральный университет".

4.3 Организация, отвечающая за проведение мероприятия с участием творческого коллектива СЦ, обязана обеспечить выполнение следующих условий:

определить на все время пребывания на мероприятии участников творческого коллектива СЦ ответственное лицо, правомочное решать любые вопросы, связанные с выполнением условий настоящего Регламента;

информировать зрителей и участников мероприятия об участии в нем творческих коллективов СЦ ДВФУ в течение мероприятия доступными способами (слова ведущего, визуальная информация и т.п.);

предоставить транспорт для участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц, а также для доставки сценических костюмов, реквизита, аппаратуры и другого необходимого багажа творческого коллектива как для доставки на площадку, на которой проводится мероприятие, так и обратно на территорию ДВФУ; количество посадочных мест в транспорте должно соответствовать количеству участников творческого коллектива; транспорт предоставляется во все необходимые дни – как для участия в репетициях, так и в день проведения мероприятия; предоставляемый транспорт должен иметь в обязательном порядке пройденный технический осмотр и соответствовать нормам и нормативам эксплуатации, утвержденным в РФ;

предоставить для участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц гостиничные номера в том случае, если по условиям проведения мероприятия запланирована остановка на ночь, или же произошла временная задержка с началом или завершением мероприятия;

организовать питание участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц в случаях, если продолжительность общей занятости участников коллектива в мероприятии (в том числе проезд, репетиции и ожидание начала мероприятия) превышает 4 часа; питание организуется путем предоставления каждому участнику коллектива сухого пайка (при занятости на мероприятии до 6-ти часов) и полноценного горячего питания (при занятости на мероприятии более 6-ти часов);

предоставить на площадке не позднее, чем за два часа до начала выступления, для участников творческого коллектива гримерные комнаты; гримерные комнаты должны по своим размерам соответствовать числу участников коллектива, оборудованы зеркалом, вешалами для одежды и стульями; обязательно наличие утюга с гладильной доской, питьевой воды без газа, пластиковых стаканов и салфеток; ключи от гримерных комнат передаются ответственному лицу от творческого коллектива;

предоставить согласно заранее переданному организаторам техническому райдеру творческого коллектива СЦ ДВФУ звукоусилительную аппаратуру, сценический свет и видео оборудование; в течение всего времени репетиции и непосредственно мероприятия на площадке должны обязательно находиться от принимающей стороны звукорежиссер, художник по свету, оператор мультимедиа, рабочие сцены;

организовать проведение репетиций и непосредственно мероприятия в четко оговоренные временные промежутки;

осуществить меры по охране правопорядка и безопасности участников творческого коллектива при проведение репетиций и непосредственно самого мероприятия.

4. В случае невыполнения какого-либо из условий, предусмотренного п. 4.3 настоящего Регламента или отсутствия подтверждения соблюдения настоящего Регламента со стороны организатора, руководство СЦ ДВФУ оставляет за собой право отменить участие творческого коллектива в мероприятии.

Директор СЦ ДВФУ С.В. Матлин

Приложение 1

Директору Студенческого центра ДВФУ

С.В. Матлину

Заявка

на организацию участия творческого коллектива ДВФУ в мероприятии

Просим организовать участие в мероприятии: _________________________________________

_________________________________________________________________________________

^{(название мероприятия)}

следующих творческих коллективов: _________________________________________________

_________________________________________________________________________________

^{(название коллективов)}

Место проведения: ________________________________________________________________.

Дата проведения: "__" ___________ 201_ г. Время начала: _____. Время окончания: _____.

Организатор (-ы) мероприятия: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Структурное подразделение ДВФУ, отвечающее за проведение мероприятия: ______________

_________________________________________________________________________________

^{(наименование подразделения)}

Контакты ответственного исполнителя от структурного подразделения: ___________________ _________________________________________________________________________________

^{(Ф.И.О., телефон, электронная почта)}

В соответствии с Регламентом организации участия творческих коллективов Студенческого центра в мероприятиях, проводимых ДВФУ и сторонними организациями, обязуемся обеспечить безопасность творческих коллективов и сопровождающих от ДВФУ лиц, а также предоставить необходимый автотранспорт, помещения для переодевания, питание, проживание, возможность для репетиции.

Руководитель подразделения ДВФУ _______________ /____________________/

^{(подпись) (Ф.И.О.)}

Приложение 2

Директору Студенческого центра ДВФУ

С.В. Матлину