Службове листування

§ 66. Протокол

Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо.

У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета проведення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, запрошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань.

Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів).

Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керівником особа.

На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол має номер (порядкову нумерацію вони мають з початку року, а навчальні заклади – з початку навчального року). Порядковий номер протоколу вказує на кількість проведених засідань.

Є ще протоколи – змістом яких є правдивий опис певної події, які укладають офіційні компетентні особи (напр.: протокол санінспектора, протокол автоінспектора).

Розрізняють тригрупипротоколів (за обсягом фіксованих даних):

1)стислі;

2)повні;

3)стенографічні.

Стислими називаються такі протоколи, у яких, крім назви документа, номера, дати, назви організації, кількості присутніх, порядку денного, назви питання і хто висловився, записано лише ухвалу.

Перелік виступаючих і зміст їхніх виступів не записують. Повними називають протоколи, у яких записують виступи допо-

відачів, ухвали.

Стенографічні протоколи – це документи, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити протоколів:

•назва виду документа;

•порядковий номер протоколу (Протокол №1);

•назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;

•назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;

Службове листування

•дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліворуч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч

– місце проведення (назва міста);

•кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово “Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато, то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний список присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх та вказують причину відсутності;

•голова зборів, секретар;

•порядок денний;

•текст протоколу;

•перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);

•підписи керівників зборів (засідання, конференції).

Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ “.

Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному.

Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка.

У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення), наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Доповідь голови правління В.А.Козаченка про господарську і фінансову діяльність лісного господарства “Береза” за 2008 р.

Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу.

Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Виступи можна записувати:

1)від імені 1-ої особи однини, наприклад:

Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П.

2)у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад:

Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити

3)у безособовій формі, наприклад:

У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми...

Службове листування

Урозділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рішення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів. Ухвала може мати вигляд резолюції, яка складатися з двох частин:

1) констатуючої,

2) резолюційної.

Уконстатуючій частині вказують, яке значення має обговорене питання, зазначають досягнення і недоліки.

А в резолюційній частині – заходи, що спрямовані на виконання поставлених завдань.

Прийняті ухвали записують, починаючи словами: “Затвердити доповідь...”, “Схвалити заходи...”, “Прийняти до відома інформацію Іщенка В.В.

Зразок (№ 1):

Протокол № 12

правління зборів фермерського господарства “Рискот-К”

17.12.2008 р.

м. Бориспіль

Голова – А.В. Стекляр Секретар – В.Д. Парценко

Присутні: С.О. Павленко, Т.В. Шапірко, Г.М. Коваленко

Порядок денний:

1.Звіт про виробничо-фінансову діяльність підприємства за 2008 р. (інформація головного бухгалтера С.О. Павленка).

2.Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора А.В. Стекляр).

1.СЛУХАЛИ:

С.О. Павленко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

В. Шапірко – указав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г.М. Коваленко – запропонувала закінчити складання звіту до

17 січня 2009 р.

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність господарства за 2008 р.

II. СЛУХАЛИ:

А.В. Стекляр з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 22.01.2009 р. створити комісію з контролю дисципліни в господарстві в складі 15 осіб.

Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Зразок (№ 2):

Протокол № 10

виробничої наради працівників бухгалтерії агрофірми “Поділля”

12.12.08

Голова: С.В. Марченко Секретар: А.М. Токаречко

Присутні: головний бухгалтер С.В. Марченко, заст. головного бухгалтера Руденко М.Г., працівники бухгалтерії.

Порядок денний:

1.Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 рік (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2.Указівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності (повідомлення заст. головного бухгалтера Руденко М.Г).

Службове листування

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки і складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П.Дмитрієв указав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С.Яковлєва запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2009 року.

УХВАЛИЛИ:

1.Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 рік.

2.Подати обласний звіт до 10 січня 2009 року.

ІІ. СЛУХАЛИ:

М.Г.Руденко про вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.

УХВАЛИЛИ:

ВказівкийпоясненняДержкомстатувід07.12.08зпитаньбухгалтерського обліку у агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Зразок (№ 3):

Протокол № 14

наради у директора «Райсільгоспхімії» з питань підготовки до весняно-польових робіт

17 березня 1999 року

Голова: Іваненко В.І. Секретар: Приходько А.В.

Присутні: Покидько О.А. – заступник директора, Дем’ячук М.І.

– головний бухгалтер, Небрат В.І. – головний інженер, Маруняк

Службове листування

В.А. – начальник цеху №1, Грінчук Л.А. – начальник цеху № 2, Гонтарєв П.В. – начальник ремонтної майстерні, Приймак А.В. – головний диспетчер .

Порядок денний:

1. Про хід підготовки підприємства до проведення веснянопольових робіт.

СЛУХАЛИ:

Про хід підготовки підприємства до проведення веснянопольових робіт.

УХВАЛИЛИ:

1.Звернути увагу начальника ремонтної майстерні Гонтарєва П.В. на вкрай повільні темпи ремонту Т-150 та зобов’язати його до 25.03.09 завершити ремонт і передати трактор за актом

вцех № 2 .

2.Начальникам цехів Марунянові В.А. та Грінчукові Л.А. до 01.04.09 завершити комплектування бригад механізаторів для двозмінної роботи.

3.Заступникові директора Покидькові О.А. до 10.04.09 забезпечити комплектування запасними частинами згідно зі специфікою, а до 15.04.09 – паливно-мастильними матеріалами.

4.Головному інженерові Небрату В.І. напередодні проведення весняно-польових робіт організувати чергування ремонтних бригад та подати до 01.04.09 відповідний графік на затвердження директорові «Райсільгоспхімії» Іваненку В.І.

5.З метою оперативного реагування на хід до весняно-польових робіт головному диспетчерові Приходьку А.В. організувати цілодобове чергування з 1.04.99.

Службове листування

Зразок (№ 4):

Протокол № 4

засідання правління акціонерного товариства “ВЕЛИКА КРУЧА”

28.05.09

Усього членів правління – 18.

Присутні – 16 (реєстраційний список додається).

Відсутні – 2 (Коваленко І.Д. – у відрядженні, Ігнатенко О.М. – через хворобу)

Голова: Пилипенко І.І. Секретар: Іваненко П.М.

Порядок денний:

1.План вирощення овочевих культур у 2009 році.

2.Підсумки роботи підприємства несільськогосподарського виробництва за І квартал 2009 року.

І. СЛУХАЛИ:

Доповідь Арсенинка Л.М. – головного агронома “План вирощення овочевих культур у 2009 році”.

Доповідач детально ознайомив присутніх з тим, які площі будуть використані під овочі. Це поля бригади № 4, які в минулому році були під пшеницею. Головний агроном підкреслив, що велика увага в цьому році буде приділена вирощенню помідорів. Також будуть висаджені такі культури, як: перець, баклажани, морква, цибуля. Всі працюють сумлінно, старанно, щоб отримати хороші результати.

Доповідач відзначив роботу бригад № 1 і № 4, де бригадирами є Хоменко Л.В., Мартиненко К.О.(план вирощення овочевих культур у 2009 р. додається).

ВИСТУПИЛИ:

Мартиненко К.О. – бригадир, сказав, що добре слухати хороші слова про бригаду. Але є проблеми, які слід вирішити, а саме: забезпечити технікою і паливно-мастильними матеріалами .

Ковальчук І.С. – головний механік, запевнив, що механізатори зроблять усе, щоб забезпечити якісну висадку культур. Для цього для бригади № 4 виділять ще один трактор.

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1.План вирощення овочевих культур у 2009 році затвердити.

2.Виділити бригаді № 4 ще один трактор.

3.Головному інженерові Ковалку К.Н. забезпечити бригади № 1

і№ 4 технікою і паливно-мастильними матеріалами.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Ілляшенко А.І. – головний економіст, повідомила, що на балансі підприємства знаходиться пивзавод, який приніс за І квартал 2009 року 5 млн. грн. Гроші були використані для погашення платежів та реалізації заробітної плати.

ВИСТУПИЛИ:

Лисенко П.Г. – технолог заводу, інформував про технічний стан обладнання та забезпечення заводу склотарою. Велика увага приділялася якості продукції, що дало змогу продавати пиво за межами району.

Маринич О.А. – економіст планового відділу заводу, повідомила про кількість виробленої продукції за І квартал 2009 року.

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу пивзаводу за І квартал 2009 року вважати задовільною.

Зразок (№ 5):

Протокол № 33

зборів орендного аграрного об’єднання “Каштан” Украгропрому

12.01.09

Голова: Тесленко О.М. Секретар: Котова С.І.

Присутні: 26 осіб (реєстраційний список додається). Відсутні: 1 (Іваненко Т.М. через хворобу).

Службове листування

Порядок денний:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

СЛУХАЛИ:

Інформацію голови орендного аграрного об’єднання “Каштан” Тищенка В.С. про стан дисципліни в колективі та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни.

ВИСТУПИЛИ:

Грицай Г.П., Кисленко М.Д., Сич Т.Ю. з пропозицією включити до складу комісії 13 осіб . Усього виступило 10 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у аграрному об’єднанні “Каштан”.

УХВАЛИЛИ:

1.До 20.01.1998 створити комісії з питань контролю дисципліни

ваграрному об’єднанні в складі 13 осіб. Список додається.

Зразок (№ 6):

ПРОТОКОЛ № 14

засідання правління КСП «Степанівський»

6 липня 2009 року Обрано членів правління – 9

Присутніх членів правління – 3 Голова зборів – Галька Микола Миколайович Секретар – Доля Раїса Миколаївна

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.Про затвердження протипожежних заходів на період збирання врожаю зернових та кормових культур.

2.Організаційне питання.

3.Розгляд заяви.

Службове листування

I. СЛУХАЛИ:

Заходи на період збирання зернових та кормових культур, охорона врожаю від пожеж (доповідав нач. ПСО Вевченко М.А.). Заходи додаються.

УХВАЛИЛИ:

1. Протипожежні заходи на період збирання врожаю зернових та кормових культур затвердити.

II. СЛУХАЛИ:

Організаційне питання (доповідав Галька М.М.), який зазначив, що в господарстві уже дійшло до того, що з роботи людей звільняють одним розчерком пера. Так на сьогоднішній день у господарстві немає головного бухгалтера, бригадира тракторної бригади, зав. реммайстернею, але на їх місце немає жодної заяви. Неодноразово викликали людей, пропонували роботу, але ніхто не погоджується, далі так працювати не можна.

У нас є активні члени правління, але як тільки обговорюємо якісь спірні питання, чи коли потрібно допомогти господарству або взяти на себе якусь відповідальність, то вони враз «хворіють», намагаються відмовчатись на зборах.

Галька М.М. запропонував призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олександровича.

ВИСТУПИЛИ:

Пилипенко І.Г. – член правління КСП. Він підкреслив, що Івана Олександровича знає як людину чесну і сумлінну, тому підтримав його кандидатуру на посаду комірника.

УХВАЛИЛИ:

1. Призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олександровича.

2 Обов'язки головного бухгалтера доручити виконувати тимчасово помічникові головного бухгалтера – Линовицькій Олександрі Андріївні.

III. СЛУХАЛИ:

Про звільнення з посади механіка ЗАВ-40 – Малого Михайла Павловича за станом здоров'я.

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1 Звільнити від обов'язків механіка зав-40 Малого Михайла Павловича за станом здоров'я.

2. Призначити механіком ЗАВ-40 Короля Миколу Олексійовича.

Зразок (№ 7):

Протокол № 9

засідання членів агрофірми «Світанок» Городищенського району Черкаської області

16 вересня 2002 року

Всього членів агрофірми – 150 Присутні – 137 (реєстраційний список додається) Голова засідання – Остапенко Ю. В.

Секретар – Бондаренко Т. О.

Члени правління: Іванишев В.О., Кондратюк І.М., Глухенька 0.Б., Азенко В.В.

Запрошені: Іванов О.В. – заст. директора агрофірми «Колос», Клименко В.О. – головний бухгалтер агрофірми «Колос».

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.Інформація про фінансовий стан агрофірми «Колос» на 16 вересня 2008 року.

2.Пропроведенняробітпосівбіозимихсортівпшеницінаполі№1.

3.Про проведення робіт по сівбі озимого жита на полі № 2.

4.Про проведення робіт по збиранню врожаю цукрових буряків на полі № З.

5.Про планування зустрічі спеціалістів в області агрохімії агрофірм «Колос» та «Світанок» зі спеціалістами наукового підприємства штату Вірджінія.

Службове листування

I. СЛУХАЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. про економічний стан агрофірми «Світанок».

УХВАЛИЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. прийняти до відома.

II. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведення робіт по сівбі озимих сортів пшениці (доповідь додається)

ВИСТУПИЛИ:

Овенко О.П. – головний агрохімік агрофірми «Світанок». Він указав на необхідність перед сівбою внести на поле № 1 певну кількість калійних добрив.

Іваненко Т.К. запропонувала, щоб головний економіст агрофірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок кількості добрив та закупив необхідну кількість їх до 28 вересня 2008 року.

УХВАЛИЛИ:

1.Доручити головному економістові Гончарову В.В. закупити необхідні калійні добрива до 28 вересня 2008 року.

2.Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по внесенню необхідної кількості калійних добрив на полі № 1.

III. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ж.В. про проведення робіт по сівбі озимих сортів жита (доповідь додається).

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік 0.І., Аккудінова В.В., Литвиненко О.В. з пропозицією внести до поля № 2 необхідну кількість фосфатних добрив. Вони вказали на те, що калійні добрива на поле № 2 вносити не потрібно.

Федоренко М.М. запропонував, щоб головний економіст агрофірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок вартості добрив. Економіст Тимошенко С.В. запропонував закупити іх необхідну кількість.

Службове листування

УХВАЛИЛИ:

1.Доручити головному економістові Гончарову В.В. провести розрахунки вартості фосфатних добрив.

2.Економістові Тимошенко С.В. закупити необхідну кількість фосфатних добрив.

3.Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по внесенню необхідної кількості фосфорних добрив на полі № 2.

IV. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведення робіт по збиранню цукрових буряків на полі № З.

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік О.П., Іщенко Ю.В. із пропозицією дату збирання цукрових буряків призначити на 23 вересня 2008 року для того, щоб вчасно внести необхідні пестициди.

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу по збиранню цукрових буряків на полі № 3 проводити з 23 вересня 2008 року з 8-ої години 30 хвилин до 16-ої годин 30 хвилин.

V. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. і заступника директора агрофірми «Колос» Клименка В.О. про зустріч агрохіміків агрофірм «Світанок» та «Колос» зі спеціалістами в області агрохіміі науково-дослідного підприємства штату Вірджінія.

ВИСТУПИЛИ:

Анкудінова В.В. запропонувала висунути на зустріч зі спеціалістами кандидатури агрохіміків, що вільно володіють англійською мовою.

УХВАЛИЛИ:

1. На зустріч зі спеціалістами науково-дослідного підприємства штату Вірджінія призначити головного агрохіміка агрофірми «Колос» Бондарчука А.М. і агрохіміків агрофірми «Світанок» Голіка О.П. та Литвиненка О.В.