4. Аналитическая часть

   1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:

Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;

Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;

Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;

Консультации по работе – 720 мин;

Участие в совещаниях по теме – 300 мин;

Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;

Разговоры по телефону – 720 мин;

Повышение квалификации – 180 мин;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;

Выполнение общественной работы – 180 мин;

Регламентированные перерывы – 600 мин;

Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;

Нерегламентированные перерывы – 120 мин.

Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю.

КАРТА самофотографии рабочего времени	_____________ (Табельный номер)	Часы работы*	10		03	03	03	10	10	* Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).	Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.)
					03	03	03	10	10
				1800	01	01	01	03	10
					01	01	01	03	10
			9		04	04	04	03	03
					04	04	04	01	03
				1700	02	02	02	01	03
					05	01	01	04	03
	______________________ (Наименование должности, код)		8		05	01	01	04	03
					05	01	01	02	01
				1600	05	06	06	06	01
					06	06	06	06	01
			7		06	06	06	06	04
					06	06	06	06	04
				1500	06	08	08	01	02
					06	08	08	01	06
			6		01	08	08	01	06
					01	08	08	07	06
				1400	07	07	07	07	07
					07	07	07	13	07
			5		11	11	11	11	11
				1300	11	11	11	11	11		Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.)
	_____________ (Вид деятельности)		4		07	07	01	09	01
					07	07	01	09	01
				1200	12	13	01	09	01
					12	07	07	09	07
			3		07	07	07	09	07
					07	06	07	09	07
				1100	13	06	06	09	06
					02	06	06	09	06
			2		04	06	05	09	05
					04	05	05	09	05
				1000	04	05	13	02	02
					04	02	02	04	04
	_____________ (Код рабочего места)		1		01	04	04	04	04
					01	04	04	04	04
				900	01	01	01	01	01
					01	01	01	01	01
		День недели			ПН	ВТ	СР	ЧТ	ПТ
		Дата			05/11	06/11	07/11	08/11	09/11

Таблица 2. Карта самофотографии рабочего времени за вторую неделю.

КАРТА самофотографии рабочего времени	_____________ (Табельный номер)	Часы работы*	10		03	03	03	10	10	* Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3).	Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.)
					03	03	03	10	10
				1800	01	01	01	03	10
					01	01	01	03	10
			9		04	04	04	03	03
					04	04	04	01	03
				1700	02	02	02	01	03
					05	01	01	04	03
	______________________ (Наименование должности, код)		8		05	01	01	04	03
					05	01	01	02	01
				1600	05	06	06	06	01
					06	06	06	06	01
			7		06	06	06	06	04
					06	06	06	06	04
				1500	06	09	08	01	02
					06	09	08	01	06
			6		01	09	08	01	06
					01	09	08	07	06
				1400	07	09	07	07	07
					13	09	07	07	07
			5		11	11	11	11	11
				1300	11	11	11	11	11		Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.)
	_____________ (Вид деятельности)		4		07	01	13	09	01
					07	01	07	09	01
				1200	12	01	07	09	01
					12	07	07	09	07
			3		07	07	07	09	07
					07	07	06	09	07
				1100	13	06	06	09	06
					02	06	06	09	06
			2		04	05	06	07	05
					04	05	05	07	05
				1000	04	13	05	02	02
					04	02	02	04	04
	_____________ (Код рабочего места)		1		01	04	04	04	04
					01	04	04	04	04
				900	01	01	01	01	01
					01	01	01	01	01
		День недели			ПН	ВТ	СР	ЧТ	ПТ
		Дата			12/11	13/11	14/11	15/11	16/11

Таблица 3. Классификатор затрат рабочего времени специалиста.

Перечень элементов затрат	Шифр затрат
Изучение документов, литературы	01
Подготовка нормативных документов, справок	02
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов	03
Консультации по работе (в других подразделениях)	04
Участие в совещаниях по теме	05
Встреча с коллегами из других подразделений	06
Разговоры по телефону	07
Повышение квалификации	08
Служебные командировки	09
Выполнение общественной работы	10
Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы)	11
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)	13

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:

Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Изучение рабочих документов	1200	20
Подготовка документов, справок	300	5
Подготовка материалов, отчетов	420	7
Консультации по работе	720	12
Участия в совещаниях	300	5
Встречи с коллегами из других подразделений	840	14
Разговоры по телефону	720	12
Повышение квалификации	180	3
Служебные командировки	360	6
Выполнение общественных работ	180	3
Регламентированные перерывы	600	10
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	60	1
Нерегламентированные перерывы	120	2

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты рабочего времени, мин
Изучение рабочих документов	600	1200
Подготовка документов, справок	720	300
Подготовка материалов, отчетов	420	420
Консультации по работе	720	720
Участие в совещаниях	180	300
Встречи с коллегами из других подразделений	600	840
Разговоры по телефону	600	720
Повышение квалификации	600	180
Служебные командировки	300	360
Выполнение общественных работ	60	180
Регламентированные перерывы	600	600
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	540	60
Нерегламентированные перерывы	60	120

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.

Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжитель­ность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить
		мин	% к итогу	мин	% к про­долж. дан­ной работы	мин	% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	120	4	120	100
Служебные командировки	09	150	5	25	17	125	83
Выполнение общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12	30	1	30	100
Нерегламентированные перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 825	61	1 175	39

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжитель­ность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить
		мин	% к итогу	мин	% к про­долж. дан­ной работы	мин	% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	60	2	60	100
Служебные командировки	09	210	7	35	17	175	83
Выполнение общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками	12	30	1	30	100
Нерегламентированные перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 775	59	1 225	41