§ 3. Составление деловой документации

Справка. Деловая документация разнообразна по своему назначению. Это до­кументы, связанные с предпринимательской деятельностью (договор, счет, отчет и т.д.), и ряд документов, лично значимых (заявление, автобиография, характери­стика и т.д.).

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петров­скую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развилось два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо.

Стиль, смысловое содержание деловой документации должны подчиняться следующим требованиям:

• Достоверность и объективность,

• Точность, исключающая двоякое понимание текста,

• Максимальная краткость, лаконизм формулировок,

• Безупречность в юридическом отношении,

• Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения,

• Нейтральный тон изложения,

• Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в вборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы всего текста.

Язык документов имеет некоторые особенности:

1. Включает готовые языковые формулы, клише: В связи с началом…, Со­гласно Вашему распоряжению…, В порядке оказания помощи…

2. Не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоцио­нально-оценочных слов.

3. Может включать:

– распространенные предложения с последовательным подчинением одно­типных форм (обычно родительного падежа): избрание на должность…;

– сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержа­ния: в целях, в отношении, во избежание, ввиду, согласно;

– «расщепленные» сказуемые: оказать помощь, произвести реконструкцию, произвести расследование.

– устойчивые словосочетания с окраской официально-делового стиля: выше­стоящие органы, единовременное пособие, установленный порядок;

Задание 1. Объясните значение слов, называющих различные виды служеб­ных документов.

Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, ди­ректива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прей­скурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.

Виды документов

Организационно- рас­порядительные Закон Постановление Приказ Положение Устав

Информационно-справочные План Акт Отчет Протокол Справка Деловое письмо Докладная записка

Частные деловые бумаги Автобиография Заявление Доверенность Расписка Резюме Счет Характеристика

Составление резюме

Резюме (от франц. Resume – излагать вкратце) – это кратко изложенная само­характеристика, это Ваша первая реклама. От того, как Вы ее представите, может зависеть ваше будущее трудоустройство. Ваша цель – добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.

Резюме должно быть:

• Кратким и конкретным. Старайтесь уложиться на 1 страницу. Работодателя интересуют факты и он должен с первого взгляда видеть, что Вы можете предло­жить.

• Избирательным. Отбирайте информацию исходя из цели резюме.

• Правдивым. Вы должны быть уверены в том, что сможете подтвердить свои утверждения.

• Приспособлено для разных компаний и показывать Ваш опыт в наиболее под­ходящем для каждого случая свете.

• Составлено на компьютере и отпечатано на хорошем принтере. Обяза­тельна грамотность, отсутствие ошибок (грамматических, стилистических, синтак­сических). Составляя резюме, соблюдайте правила оформления документов: про­бел после знаков препинания. Оставляйте широкие поля и используйте жирный шрифт для заглавий. Размер шрифта должен быть таким, чтобы текст легко чи­тался.

• В резюме не должно быть негативной информации, в том числе отрицатель­ных конструкций.

• Только положительная информация, но не много “Я”.

Стандартная форма резюме

1. Ф.И.О. (указывается полностью; не забудьте указать фамилию в девиче­стве; или вариант имени (татары, башкиры);

2. Личные данные:

1. Контакты: Адрес (с индексом), контактные телефоны (с кодом города);

2. Дата и место рождения, полных лет;

3. Семейное положение (полностью с личными данными родственников).

3. Цель обращения: краткое описание позиции (должность и условия), на ко­торую Вы претендуете (не более 2-3 строк).

4. Образование (в хронологическом порядке):

1. Годы обучения (числа и месяц указывать не принято, ограничьтесь го­дом: 1999 – 2001, или 2000 – настоящее время), ВУЗ и факультет (желательно избегать сокращений).

2. Специальность и присвоенная квалификация.

3. Укажите также любое дополнительное образование и курсы (иностран­ные языки, компьютерные…).

4. Полезно сообщить о среднем балле в дипломе,

5. Академические награды, почетные стипендии,

6. Сведения об опубликованных работах,

7. Необходимо также подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соот­ветствуют Вашей цели или в которых Вы достигли успехов.

5. Опыт (в обратном хронологическом порядке):

   1. Годы работы и название организации.

   2. Должность.

   3. Основные обязанности и достижения, награды

6. Дополнительная информация (данные о дополнительных знаниях, навы­ках, имеющих отношение к данной работе, а также о важных фактах биогра­фии и личных качествах):

   1. Знание языков (укажите иностранные языки, которыми Вы владеете, и уро­вень их знания).

   2. Навыки работы на компьютере (укажите программное обеспечение, кото­рым Вы владеете).

   3. Навык работы с оргтехникой (факс, сканер и т.д.)

   4. Наличие водительских прав, опыт вождения и возможность пользоваться личным автомобилем в служебных целях.

   5. Общественная деятельность и членство в профессиональных организа­циях.

   6. Отношение к тем или иным партиям.

   7. Отношение к военной службе.

   8. Интересы, хобби.

   9. Указание к готовности к сверхурочной работе, свободному графику ра­боты, смене места жительства, длительным и дальним командировкам.

   10. Наличие загранпаспорта, виз.

   11. Сведения о рекомендациях.

   12. Личные характеристики: положительные и отрицательные качества.

Полезно, если Вы обращаетесь в инофирму, послать резюме на двух языках.

Задание 1. Прочитайте образец резюме. Найдите основные структурные элементы данного документа.

Резюме 1

Ткачев Андрей Петрович
Дата рождения	18 января 1959 г.
Адрес, телефон	603126, г. Нижний Новгород, ул. Осенняя, д. 52, кв. 1. Тел. (8312) 44–55–66д
Семейное положение	Женат, трое детей
Цель
Получение должности регионального менеджера по продажам в крупной торговой компании
Образование
1997 – 2001 гг.	Институт экономики и права Аксенова, экономический факультет. Специальность: маркетолог.
1997 г.	Тренинг продаж. Нижегородский институт тренинга
1983 – 1984 гг.	Курсы английского языка при ГГУ
1975 – 1980 гг.	Горьковский государственный университет, экономиче­ский факультет. Специальность: экономист
Опыт работы
07.1998 г. – настоящее время	«West Product» (оптово-розничная продажа чипсов), г. Нижний Новгород. Специалист по обеспечению сбыта. Функции: - работа с точками розничной торговли; - налаживание связей между розницей и оптовиками; - продвижение и расширение ассортимента продукции «West Product» на рынке; - подписание контрактов на установку торгового обору­дования в точках розничной продажи; - организация и контроль над проведением рекламных кампаний. Результаты работы и достижения: увеличил присутст­вие продукта компании в Нижегородском и Заречном районах Нижнего Новгорода в точках розничной тор­говли; расширил сеть торговых точек с 20 до 44; увели­чил объемы продаж на 133 % в месяц.
05.1996 г. – 06.1998 г.	Компания «Нижегородский хозяин» (многопрофильная компания, одно из направлений – продажа ТНП), г. Нижний Новгород. Коммерческий директор. Функции: - контакты и переписка с иностранными фирмами и городской администрацией; - маркетинговые исследования. Результаты работы и достижения: установил контакты и получил реальные предложения о сотрудничестве от восьми зарубежных компаний.
11.1993 г. – 04.1996 г.	ООО «Фортуна», г. Нижний Новгород. Коммерческий представитель.
09.1981 г. – 10.1993 г.	НПО «Электрон», г. Нижний Новгород (разработка и внедрение электронных приборов). Главный экономист.
Дополнительная информация
Технические навыки	MS Windows 2000, Word, Exel, DOS. Офисное оборудование (факс, модем, сервер, копиро­вальные аппараты), работа в Интернете.
Знание иностранных языков	Английский язык – свободно. Немецкий язык – читаю, перевожу со словарем.
Водительские права	Водительские права категории «В», стаж вождения 15 лет. Личный автомобиль ВАЗ 2111 (год выпуска 2001-й)
Возможные команди­ровки	Загранпаспорт, возможны командировки.
Физическая подготовка	Занимаюсь спортом (футбол, хоккей, плавание). Не курю.
Личные качества	Энергичен, пунктуален, хороший организатор.
Дата составления	10 июня 2001 г.

Резюме 2

Столов Виктор Михайлович 22.04.1988		Екатеринбург, ул. Пионерская, 53 Тел. (343) 327-46-34; сот.: 892212345678 e-mail: htrfd@k66.ru
ЦЕЛЬ	Торговый представитель, иностранная компания, ведущий производитель бытовой техники
Опыт работы	Программист, бухгалтер, экономист
Образование	Незаконченное высшее – Уральский Государственный Уни­верситет им. Горького, экономический факультет
Профессиональные навыки и знания	Windows, MS Office, Internet – опытный пользователь Знание программы 1С
Сертификаты	сертификат специалист по работе с программой “1С-Бух­галтерия”
Знание языков	английский, свободно, немецкий со словарем
Прочее	Легко общаюсь с людьми! Не женат, имеются водительские права и л/а. Люблю добиваться высот!

Задание 3. Прочитайте образцы объявлений центра занятости. Со­ставьте резюме, соответствующие данным вакансиям.

1. Торговый представитель (торговая компания, продажа продуктов питания, бакалейная группа); работа с розничной сетью по сбыту продуктов питания, поиск клиентов, заключение договоров, контроль за исполнением, до 30 лет, желательно опыт продаж любых продуктов питания, з/п от 15 000 руб.

2. Руководитель отдела (жилой сектор) в агентство недвижимости; участие в формировании отдела (15-18 чел), организация работы, повышение квалификации сотрудников, муж./жен., высшее образование (желательно экономическое или юридическое), опыт аналогичной работы от 2 лет; з/п на испытательный срок – 15 000 руб.

Задание 4. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность

• Начальника конструкторского бюро завода;

• Программиста крупной фирмы;

• Секретаря-референта.