Лабораторная работа № 10 Использование Анализатора таблиц

Цель работы. Изучение возможности мастера по анализу таблиц Access 97 для нормализации таблиц базы данных.

Теоретическая часть

Изучить разделы справочной системы (указатель):

Мастер анализа таблиц

Запрос, создаваемый мастером анализа таблиц

Нормализация таблицы с помощью мастера по анализу таблиц

Мастер по анализу таблиц Access 97 (Table Analyzer) позволяет обнаружить повторяющиеся-данные в столбцах таблицы и, чтобы исключить совпаде­ния, создать две новые связанные таблицы. Этот мастер для создания от­ношений между новыми таблицами использует мастер Access 97 — Мастер подстановки (Lookup Wizard). После того как Мастер по анализу таблиц (Table Analyzer) соз­даст связанные таблицы, исходная таблица по умолчанию переименовыва­ется в таблицу "Таблица!", а мастер создает для отношения один-ко-многим запрос INNER JOIN, который выводит результирующее множест­во, содержащее те же записи, что и в исходной таблице. Таким образом, не требуется изменять ссылки на таблицу в объектах Access.

Таблица подстановки должна содержать поле первичного ключа, чтобы обеспечить однозначное соответствие записей таблицы подстановки с за­писями новой таблицы. Одной из проблем, связанных с обнаружением повторяющихся данных, являются ошибки при вводе, например, неверный символ в названии компании или адресе. Мастер по анализу таблиц (Table Analyzer) обнаруживает и исправляет простые ошибки, например, пропу­щенный апостроф. Если эти ошибки не исправлены, то в таблице подстановки указываются практически совпадающие данные, мешающие норма­лизации таблицы.

Задание на выполнение работы

Чтобы исключить повторяющуюся информацию об адресе доставки в таб­лице "Заказы" базы данных Борей (Northwind), используя Мастер по ана­лизу таблиц (Table Analyzer):

1. Откройте базу данных Борей (Northwind) и запустите Мастер по ана­лизу таблиц (Table Analyzer), выбрав команду "Сервис, Анализ, Табли­ца" (Tools, Analyze, Table).

2. Перейдите к третьему диалоговому окну мастера, дважды нажав на кнопку "Далее" (Next). Выберите таблицу, которую следует проанали­зировать.

3. Выделите в списке "Таблицы" (Tables) таблицу, содержащую повто­ряющиеся данные (например, таблицу "Заказы"). Сбросьте флажок "Отображать вводные страницы?" (Don't show introductory pages), чтобы при следующем запуске мастера по анализу таблиц первые два диало­говых окна не выводились. Нажмите кнопку "Далее" (Next) для пере­хода к следующему диалоговому окну.

4. Выберите переключатель "Нет" (No, I want To Decide), так как если по­зволить это сделать мастеру, то нельзя будет изменить поле первич­ного ключа. Нажмите кнопку "Далее" (Next) (рис. 23.26).

5. Мастер отображает список полей таблицы "Заказы" переименованной в "Заказы_". Выберите первое поле с повторяющейся информацией, затем нажмите клавишу Shift и щелкните по последнему полю.

6. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите выделенные поля в пустую область справа от списка "Таблица!". Когда вы отпустите кнопку мыши, мастер создаст новый список полей, расположив его между таблицами "Таблица!" и "Таблица2". Связь основывается на поле подстановки в "Таблица!" и поле "Уникальный код" (Generate Unique ID) (AutoNumber) в "Таблица2". Для переименования таблицы открыва­ется окно ввода, в поле "Имя Таблицы" (Table Name) которого введите "Адреса доставки". Нажмите кнопку "Далее" (Next).

7. Выберите поле "КодКлиента" в качестве поля первичного ключа, так как в таблице "Заказы" есть только один адрес доставки. Выберите поле "КодКлиента" и перетащите его в таблицу "Адрес доставки". Нажмите кнопку "Установить уникальный ключ" (Set Unique Key), чтобы сде­лать "КодКлиента" первичным ключом таблицы "Адрес доставки". Нажмите кнопку "Далее".

8. Выберите "Таблица!" и нажмите кнопку "Переименовать" (Rename Ta­ble) (самая левая кнопка в группе трех кнопок верхней части окна диалога), чтобы отобразить окно ввода "Имя Таблицы" (Table Name) Назовите таблицу "Продажи", нажмите кнопку ОК и кнопку "Далее" (Next).

9. Если мастер обнаруживает опечатку в данных таблицы подстановки, то появляется диалоговое окно. Мастер ус­танавливает флажок в столбце "Исправление" (Correct Record), опреде­ляя частоту появления варианта записи в таблице: в столбце "НазваниеПолучателя" значение "Alfred's Futterkiste" встретилось не­сколько раз, a "Alfreds Futterkiste" только один. Установите флажок на­против требуемой записи. Мастер автоматически исправит опечатки. Нажмите кнопку "Далее" (Next).

10. Мастер предложит создать запрос "Заказы", результирующее множест­во которого равно множеству записей исходной таблицы "Заказы". Ос­тавьте устанoвленным переключатель "Создать запрос" (Create Query). Сбросьте флажок "Вывести справку по работе с новыми таблицами или запросом?" (Show Me Help...), чтобы не выводить справку по Мас­теру подстановки.

11. Нажмите кнопку "Готово" (Finish) для создания запроса "Заказы" и вы­вода результирующего множества запроса "Заказы". На­жмите кнопку ОК для создания запроса "Заказы".

12. Убедитесь, что результирующее множество запроса "Заказы" совпадает с множеством записей исходной таблицы "Заказы".

13. Мастер переименовывает исходную таблицу "Заказы" в "Заказы_". Чтобы отменить изменения в базе данных Борей (Northwind), выведите окно базы данных, удалите запрос "Заказы", а также таблицы "Размещенные заказы" и "Адреса поставки", а затем присвойте имею­щейся копии исходной таблицы имя "Заказы".