Информационно-аналитическое обеспечение сбора информации и принятия управленческих решений.
Характеристика технологических процессов сбора, передачи, обработки и выдачи экономической информации в отделах (подразделениях)
Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация.
Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среды.
Руководитель тратит на коммуникацию 50-90% всего времени. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления.
Для принятия управленческих решений руководителю предприятия необходима такая информация, как показатели качества услуг и закупаемого сырья, ресурсоемкость услуг, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.
Информация поступает на предприятие из внешнего его окружения (консультативные фирмы, средства массовой информации, предприятия-конкуренты и т.п.), от его подразделений, от исполнителей к руководителю.
К ЗАО РИА «О’Кей» ежедневно поступает информация о новых клиентах, о новых заказах и информация о уже существующих заказх, которая сравнивается с планом. Все исследования направляются руководителю. Каждые десять дней ему предоставляется более полная информация о состоянии деятельности агентства. Еженедельно проводятся совещания главных специалистов, на которых обсуждаются итоги продаж, выполнения планов. Ежемесячно проводится совещание по техническим вопросам, вопросам капитального и текущего ремонта и т.д.
В разработке и реализации управленческих решений ЗАО РИА «О’Кей» используется различная информация.
Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных хозяйственных функций торговой организацией (состояние клиентской базы, информация о заказах и т. п.).
Бюджетно-статистическая информация отражает сведения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне.
Нормативная информация включает научно обоснованные нормы и нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле (эта информация применялась для создания отдела продаж).
Организационная информация необходима для организации управления товародвижением и товароснабжения, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления организации.
Например, для принятия решения о приеме на работу главного бухгалтера использовалась социальная информация, которая образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой организации.
Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства.
Данная информация поступает из отделов ЗАО РИА «О’Кей» .
Вся вышеуказанная информация необходима для осуществления своей деятельности, например, при решении куда выгоднее вкладывать свои средства нужно учитывать всю имеющуюся на данный момент информацию. К качеству информации на предприятии предъявляются следующие требования: своевременность, достоверность (с определенной вероятностью), достаточность, надежность (с определенной степенью риска), комплексность системы информации, адресность, возможность многократного использования, правовая корректность информации, возможность кодирования, актуальность информации, высокая скорость сбора, обработки и передачи.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий:
Новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта;
Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
Технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
Новые технологии обработки информации на основе ПЭВМ и специализированных рабочих мест.
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
При разработке управленческих решений в ЗАО РИА «О’Кей» используется техническое обеспечение и оргтехника.
К техническим средствам обеспечения в ЗАО РИА «О’Кей» относятся:
Каналы связи (телефонные проводные каналы, телефонные кабельные каналы). ЗАО РИА «О’Кей» подключен к 6 телефонным номерам, в работе используется 143 стационарных телефонов, которые соединены между собой. Также имеются 3 факсимильных номера, в агентстве имеется 78 факса для отправки и принятия информации. Для удобства работы сотрудники обеспечены корпоративной сотовой связью.
Устройства обработки данных (ПК);
Устройства хранения и накопления данных (устройства оперативной памяти, накопители на жестких и магнитных дисках);
Устройства ввода (вывода) данных и сопряжения с объектом (клавиатура, печатающие устройства);
Вычислительная техника
У ЗАО РИА «О’Кей» имеется 150 компьютеров, которые действуют на основе сетевого программного обеспечения, т.е. имеется сервер (главный компьютер), все компьютеры связаны друг с другом. Это сделано для оптимизации работы компании. Все данные, информация о клиентах, заказах и т.д. заносится в компьютерную сеть в бухгалтерии. Все документы составляются на местах, затем отправляются руководителю. В основном он работает с документами два раза в день: - это с утра, когда знакомится с текущими документами и ближе к концу дня.
Кроме того, у всех компьютеров имеется доступ в Интернет. Это нужно для связи с клиентами через электронную почту.
При приеме на работу сотрудников, особенно на должность руководителей отделов, в первую очередь учитывается их способность владеть персональным компьютером, т.к. работа на местах происходит только за счет компьютеров, электронной почты и телефонных переговоров.
Программное обеспечение средств вычислительной техники систем автоматизированного управления производством включает в себя:
Совокупность программ, обеспечивающих организацию и управление вычислительным процессом в условиях мультизадачной работы;
Совокупность алгоритмов, позволяющих вести вычислительные процессы для определенного типа ЭВМ;
Совокупность пакетов проблемно-ориентированных программ;
Машинную организацию работ;
Совокупность программ, обеспечивающих тестирование, контроль, наладку и испытание работы ЭВМ и отдельных блоков.
Лингвистическое обеспечение автоматизированных систем представляет собой совокупность языковых средств, служащих для формирования и описания информации и задания процесса ее обработки. Сюда же относятся системы кодирования, т.е. перевода информации с естественного на формализованный язык.
К средствам общего программного обеспечения для персональных компьютеров относятся:
MS DOS – операционные системы, организующие ведение вычислительного процесса
NORTON COMMANDER – оболочковые системы (коммандеры), управляющие работой операционных систем
WORD – многооконный редактор; средства редактирования и работы с текстами
EXCEL – электронные таблицы
Системы управления базами данных
Система WINDOWS – средства ведения интерактивного диалога, в том числе в графической форме с использованием экранной визуализации…