- •Содержание
- •Введение
- •1. Автоматизация документооборота
- •2. Внедрение – этапы, сроки, деньги
- •3. Основные принципы электронного документооборота
- •4. Экономическая эффективность системы автоматизации
- •5. Система электронного документооборота «дело»
- •6. Босс – Референт
- •7. CompanyMedia
- •7.1 Структура CompanyMedia
- •7.2 Архитектура системы
- •8. Directum
- •9. Евфрат-Документооборот
- •10. Сэд Канцлер
- •11. Мотив
- •12. FossDoc
- •13. Lotsia pdm Plus
- •Заключение
- •Приложение
- •Список литературы
Содержание
Введение………………………………………………………………… ……2
1. Автоматизация документооборота……………………………………… ..3
2. Внедрение – этапы, сроки, деньги………………………………………......5
3. Основные принципы электронного документооборота……………… ....7
4. Экономическая эффективность системы автоматизации…………… ..….8
5. Система электронного документооборота «ДЕЛО»……………………….9
6. БОСС-Референт……………………………………………………………...12
7. CompanyMedia……………………………………………………………….14
7.1 Структура CompanyMedia……………………………………………15
7.2 Архитектура системы………………………………………………...20
8. Directum……………………………………………………………………....22
9. ЕВФРАТ-Документооборот………………………………………………...25
10. СЭД Канцлер……………………………………………………………….29
11. МОТИВ……………………………………………………………………..32
12. FossDoc……………………………...............................................................33
13. Lotsia PDM Plus…………………………………………………………….34
Заключение……………………………………………………………………..36
Приложение…………………………………………………………………….37
Список литературы…………………………………………………………….39
Введение
На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадет в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документа тратится не мало средств;
- на подготовку и согласование документов тратится много времени.
1. Автоматизация документооборота
Документооборот – движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.1
Система автоматизации документооборота – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.2
Деятельность любой компании связана с оформлением большого количества документов – договоров, счет-фактур, платежек и др. Проходя каждую инстанцию, документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять, менять место работы. В итоге отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. Проблемы с потерей и задержкой документов бывают везде, будь то производственное или торговое предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят. Чем сложнее технологическая цепочка, чем крупнее предприятие и чем больше в нем подразделений и филиалов, тем больше ущерб оно может понести, работая лишь на «бумаге».
Другая сторона медали отсутствия на предприятии электронного документооборота касается непосредственно генеральных директоров, многие из которых любят участвовать во всех бизнес-процессах или стремятся контролировать все, что происходит. В результате, рабочий стол руководителя завален бумагами. Здесь можно найти и платежки, и приказы, и директивы по подразделениям, и пр. Автоматизация документооборота способна изменить сложившийся порядок управления бизнес-процессами. А поскольку вся документация находится в одной электронной базе, руководитель может в любое время увидеть, в какой стадии находится документ, и в случае необходимости, принять меры.
Плюсы автоматизации документооборота:
- все подразделения взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;
- скорость прохождения информации внутри организации увеличивается;
- действуют единые стандарты работы с документами и контроля за их исполнением;
- повышается безопасность доступа к информации;
- повышается производительность труда сотрудников, снижается зависимость от квалификации работника.
Минусы автоматизации документооборота:
- необходимо реформировать сложившуюся систему документооборота – «стресс из-за смены привычных бизнес-процессов»;
- потребуются дополнительные затраты на программное обеспечение и, возможно, на обновление парка компьютерной техники и обучение персонала;
- сложно подсчитать прибыть (убыток) от проекта внедрения системы электронного документооборота;
- возможны эксцессы, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ, и т.д.).