Методичка ПДР
.pdfФедеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ульяновский государственный технический университет»
Пакет программ
OpenOffice
в офисных технологиях
Методические указания к практическим занятиям
Составитель В. Н. Арефьев
Ульяновск
2009
1
УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7
П 13
Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ
Одобрены секцией методических пособий научно-методического совета университета
Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях : методические П 13 указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск :
УлГТУ, 2009. – 48 с.
Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с программой дисциплины «Офисные технологии»/«Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания, контрольные вопросы и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ.
Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика».
Могут быть использованы студентами других специальностей. Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника».
УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7
В. Н. Арефьев, составление, 2009Оформление. УлГТУ, 2009
2
СОДЕРЖАНИЕ |
|
В В Е Д Е Н И Е................................................................................................................................ |
4 |
ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ..................................................................................................... |
5 |
З А Н Я Т И Е №1 ........................................................................................................................... |
5 |
1.1. НАЗНАЧЕНИЕИОСНОВНЫЕВИДЫТЕКСТОВЫХПРОЦЕССОРОВ(ТКП).............. |
5 |
1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ............................... |
6 |
1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER.................................................................................... |
8 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1 .................................................................. |
8 |
З А Н Я Т И Е №2 ......................................................................................................................... |
10 |
2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER................................................................................... |
10 |
2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER ...................................................................... |
11 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №2 ................................................................ |
12 |
З А Н Я Т И Е №3 ......................................................................................................................... |
14 |
3.1. СЕРВИСНЫЕВОЗМОЖНОСТИТКПWRITER ............................................................... |
14 |
3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕСРЕДСТВАОБРАБОТКИТЕКСТОВ .............................. |
16 |
3.3. РЕДАКТОРФОРМУЛOPENOFFICE.ORG MATH........................................................... |
17 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №3 ................................................................ |
18 |
ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ.................................................................................................. |
20 |
З А Н Я Т И Е №4 ......................................................................................................................... |
20 |
4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ.......... |
20 |
4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC............................................................. |
21 |
4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC ................................................................... |
23 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №4 ................................................................ |
24 |
З А Н Я Т И Е №5 ......................................................................................................................... |
27 |
5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC ...................................................................................... |
27 |
5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC .................................................... |
27 |
5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC............................................ |
28 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №5 ................................................................ |
29 |
З А Н Я Т И Е №6 ......................................................................................................................... |
32 |
6.1. АНАЛИЗИОБРАБОТКАДАННЫХВCALC ................................................................... |
32 |
6.2. НАПРАВЛЕНИЯРАЗВИТИЯПСОБРАБОТКИДОКУМЕНТОВ.................................. |
33 |
6.3. СИСТЕМЫОПТИЧЕСКОГОРАСПОЗНАВАНИЯ.......................................................... |
34 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №6 ................................................................ |
35 |
З А Н Я Т И Е №7 ......................................................................................................................... |
38 |
7.1. КВП. ОСНОВНЫЕСВЕДЕНИЯ.......................................................................................... |
38 |
7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE.......................................................................................... |
39 |
7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕСИСТЕМЫ....................................................................................... |
41 |
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №7 ................................................................ |
42 |
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ.......................................................................................................... |
46 |
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК....................................................................................... |
47 |
3
В В Е Д Е Н И Е
Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода деловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успешность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией делопроизводства на основе компьютерной техники.
К числу программных средств (ПС), которые с успехом и достаточной эффективностью могут быть использованы для этих целей, относятся: текстовые и табличные процессоры, редакторы научных текстов, средства деловой графики, системы автоматического перевода, системы оптического распознавания, средства корректировки изображений и т. п.
Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным работникам, экономистам, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактирования технической документации и прочих текстовых документов, выпуска рекламной продукции, ведения делопроизводства, расчета смет и калькуляций, создания ведомостей форм бухгалтерской отчетности, прайс-листов и т. п.
Данный учебный курс включает знакомство с основными ПС, поддерживающими названную технологию.
Настоящее пособие содержит описания принципов работы и функциональных возможностей наиболее используемых компонент открытого пакета офисных программ OpenOffice и других сопутствующих ПС, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позволит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной основой для их реального использования в практической деятельности.
4
ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ
ЗА Н Я Т И Е №1
1.1.НАЗНАЧЕНИЕИОСНОВНЫЕВИДЫТЕКСТОВЫХПРОЦЕССОРОВ(ТкП)
Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, в режиме WISIWIG («Вы получите то, что видите»).
Подготовка текста на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современные пишущие машинки.
ТкП обеспечивают простоту набора и корректировки текста, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быстроту, удобство и качество подготовки документов.
В практике используется достаточно много ТкП, которые можно различать: а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество
одновременно обрабатываемых файлов и т. п.); б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодейст-
вия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т. п.);
в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполнение математических операций и т. п.).
По функциональному назначению ТкП подразделяются на:
1.Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структуры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограниченные возможности. К ним можно отнести встроенные редакторы оболочек типа Far, Unreal Commander, стандартные редакторы Блокнот, WordPad, редакторы компиляторов и т. д.
2.ТкП для документов средней сложности, т. е. состоящих из абзацев, разделов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с несколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого документа.
3.Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку материалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств.
5
ТкП также являются одной из компонент интегрированных систем и пакетов офисных программ. К числу последних относится OpenOffice (полное название – OpenOffice.org) – это полноценный офисный пакет программ.
OpenOffice во многом похож на другие, давно известные и привычные офисные наборы программ. Однако есть у него и важные отличия:
существуют версии OpenOffice под операционную систему Linux и под Windows (поддерживаются также другие операционные системы – FreeBSD, Mac OS X). Это позволяет полноценно работать с одними и теми же документами на компьютерах с разными операционными системами;
OpenOffice легально свободно распространяется с исходными текстами. Такимобразом, отсутствуетпроблеманелицензионногопрограммногообеспечения;
форматы файлов OpenOffice открыты, документированы и широко известны. Кроме того, OpenOffice может успешно работать с файлами многих форматов, включая и файлы, созданныедругимиизвестнымиофиснымипакетами.
1.2.ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Текстовый процессор OpenOffice.org Writer (далее Writer) обладает значительным набором функций по редактированию и оформлению документов, имеет интерфейc и средства управления незначительно отличающиеся от Win- dows-приложений.
Работа в Writer также выполняется с помощью команд меню, кнопок инструментальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выполняться клавишами управления курсором или с помощью манипулятора типа «мышь».
Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления курсора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включены/выключены из пункта Сервис/Параметры/ Writer /Вид. Линейки и строку состояния можно включить из п. Вид.
Процессор Writer представляетвозможностиработывследующихрежимах:
1.Режимы представления документов: разметка печати и режим webстраницы, которые включаются из пункта Вид. В режиме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Вид/Границы текста).
2.Режим «Вставки/Замены». Переключение кнопкой на строке состояния – ВСТ/ЗАМ.
3.Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответствующей кнопкой на строке состояния.
4.Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в окне Сер-
вис/Параметры/Загрузка-Сохранение/Общие. Здесь же можно установить ре-
жим создания резервной копии.
6
Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП).
Перед набором текста целесообразно:
-установить необходимые режимы;
-задать параметры страницы (Формат/Страница…), включающие размеры страницы, величины полей и ориентацию страниц и т. д.;
-включить опцию переноса слов в окне Сервис/Язык/Расстановка переносов… При условия этом могут быть заданы в окне Формат/Абзац/ Поло-
жение на странице.
-выбрать необходимый шрифт в окне Формат/Символы;
-задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац.
В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами, строками аналогичны, поэтому и в Writer небольшие корректировки выполняются следующим образом:
-удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del;
-разделение строки – клавиша Enter или п.Вставка/Разрыв;
-сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание влево» и т. п.
Отмена неправильных процедур выполняется из пункта меню Правка/Отменить или соответствующими кнопками ИП.
Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится командой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить.
Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП.
Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 25, 50, 75, 100% и т. д. можно установить кнопкой ИП, произвольный – через окно Вид / Масштаб.
Предварительный просмотр и печать документов. При работе с многостраничными документами перед выводом на печать целесообразно использо-
вать команду Предварительный просмотр страницы (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста.
Задание параметров печати документа и ее реализация выполняется через окно Файл/Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, заданные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа.
Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис/Параметры/Печать.
7
1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER
Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подготовку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т. п., а также использования фрагментов имеющихся документов.
Операциям с блоками предшествует их выделение. Если нужно выделить только одно слово, то достаточно произвести двойной щелчок по нему ЛКМ. Для выделения полной строки применяется тройной щелчок.
Для выделения текста с помощью клавиатуры поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста и при нажатой клавише Shift переместите его в конец. Для того, чтобы выделить все содержимое документа, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Выделение текста возможно в нескольких режимах, отображаемых на панели состояния: СТАН – стандартный (по умолчанию), РАСШ – расширенный (началом выделения будет текущее положение курсора) и ДОБАВ – с добавлением (возможно выделение нескольких не связанных друг с другом фрагментов текста). В режиме БЛК выделяется прямоугольный фрагмент. Клавишей Shift включается расширенный режим выделения мышью, т. е. текущее положение курсора становится началом выделения, а мышью указывается его конец. Клавишей Ctrl включается режим с добавлением, когда можно выделять несвязанные друг с другом фрагменты.
Выделенный блок может быть:
а) удален (кн. Del или п. Правка/Очистить);
б) удален в буфер (кн. Вырезать);
в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить).
Кроме того, перемещение в пределах экрана можно выполнить «буксировкой мышью» (БМ), а копирование – БМ+Ctrl.
Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы.
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1
Ознакомление с основными функциями ТкП Writer
1.В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-1.
2.Откройте окно Writer.
3.Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментальных панелей, содержанием справки.
4.В окне Без имени 1 включите режимы: Автосохранение (установите интервал 2 мин), Автоматический перенос слов (см. п. Формат…), оставив параметры по умолчанию. Установите шрифт Times New Roman, размер
8
шрифта 14 и поля страницы соответственно 2,×2,0×2,0×2,5 см, включите Гра-
ницы текста и Выравнивание по ширине.
Подготовьте библиографический список литературы по курсу и выходные данные методички (см. стр. 47 данного методического указания), соблюдая использованное в примере форматирование. Сохраните файл под именем lab1-1 (формат .sxw) в папке PROBA-1.
5.Откройте окно Без имени 2. Сделайте установки параметров, как в п. 4. Подготовьте текст со стр. 2 данного методического указания с сохранением имеющегося форматирования. Сохраните файл под именем lab1-2 (формат
.sxw) в папке PROBA-1.
6.Откройте файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA). Удалите последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Оставьте только 4 абзаца (абзацы помечены *). Откройте окно Без имени 3 и скопируйте в него данный текст. Вернитесь к файлу pr1-1.
7.На тексте файла pr1-1 опробуйте (по одной операции в строке): разделение строки на две, соединение двух строк, центрирование строки, сдвиг стро-
ки влево-вправо. Изменения выделите зеленым цветом. Сохраните файл под именем lab1-3 (формат .sxw) в папке PROBA-1.
8.Перейдите в окно Без имени 3 и в имеющемся тексте выделите строчный, поточный и прямоугольный фрагменты текста, опробуйте функции работы с фрагментами текста (удаление, перенос, копирование, сдвиг). Выделите некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный,
курсив, высота шрифта 16). Изменения выделите желтым цветом. Сохраните файл под именем lab1-4 (формат .sxw) в папке PROBA-1.
9.Запишите контрольные вопросы.
10.Предъявите преподавателю открытые файлы lab1-1 - lab1-4.
Контрольные вопросы:
По lab1-1:
1.Как включить режим Автосохранение?
2.Как задать режим Автоматический перенос слов?
3.Как установить размеры полей страницы?
По lab1-4:
1.Как выделяются фрагменты текста различных видов?
2.С помощью каких команд выполняются функции работы с фрагментами текста (перенос, копирование, сдвиг)?
9
ЗА Н Я Т И Е №2
2.1.ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER
Операция форматирование – это определение необходимых параметров элементов текста, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом.
Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, размера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между символами и т. п.
Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отличающимся шрифтом или цветом, а также заданием способа выравнивания.
Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат/Символы… Здесь указываются тип, начертание, размер, цвет символа, интервал между символами и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделенного блока текста. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выполнить с помощью соответствующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строчных букв на прописные и наоборот выполняется в окне Формат /Регистр. С помощью кнопки ИП Копировать форматирова-
ние удобно приводить к единообразию тексты, подготовленные разными шрифтами из других документов.
В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial, Courier New, Times New Roman размером 12, 14 пт.
Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП.
Межстрочный интервал определяется в окне Формат/Абзац/Отступы и интервалы. Одинарный задается по умолчанию. Абзацы отделяются клави-
шей Enter.
Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. размера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац. Для одиночного абзаца при этом курсор должен находиьтся в его любом месте. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением.
Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещении сносок, создании списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок.
О задании параметров страниц указано ранее.
Окна Вставка/Сноска… и Формат/Страница… позволяют вставлять сноски и управлять их размещением и нумерацией.
Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использованием команды Формат/Маркеры и нумерация. Во многих случаях списки удобно упорядочить, используя п. Сервис/Сортировать…
10