Выбор поставщиков

Выбор поставщиков является важным этапом при осуществлении функций закупочной логистики. Оценка и выбор источников поставок проводится на основании анализа многих факторов, при этом в каждой конкретной ситуации значимость этих факторов меняется.

Основные факторы, учитываемые при выборе поставщиков:

1. цена (учитывается наряду с системой скидок);

2. качество товара;

3. сервис (качество обслуживания и дополнительные услуги);

4. расположение поставщика (оказывает влияние на транспортные расходы, сроки поставок, риски при поставках и др.);

5. политика в области запасов (наличие резервов у поставщика на случай экстренных заказов);

6. гибкость (способность и готовность на изменения условий заказов);

7. организация и наличие системы управления качеством у поставщика;

8. кредитоспособность (финансовое положение поставщика);

9. репутация и опыт работы.

Методы выбора поставщика:

1. Балльный метод. Относится к экспертным методам оценки. На первом этапе определяются наиболее значимые факторы оценки поставщиков. Затем выбирается система баллов и критерии оценки. Далее каждому фактору присваивается балльная оценка и проводится суммирование баллов по каждому поставщику. Наиболее значимым принимается поставщик, набравший максимальное количество баллов;

2. Метод сравнительной оценки с «идеалом». В этом случае определяется показатель «идеального» поставщика, и каждый из поставщиков сравнивается с «идеалом»;

3. Расстановка приоритетов. Здесь по результатам предыдущей работы поставщиков производится их фактическая оценка. Для этого выбираются наиболее важные факторы и критерии их оценки, затем определяется относительная важность каждого фактора и подводится общий итог работы поставщика.

Важной задачей при выборе поставщиков является определение их количества. Выбор одного или нескольких источников поставки зависит от конкретной ситуации. Каждый вариант имеет свои преимущества.

Преимущества единственного источника:

• ценовые скидки;

• устойчивые каналы связи;

• упрощение административных процедур по закупкам;

• уверенность в качестве товаров и обслуживания;

• снижение времени и расходов на оформление заказов;

• возможность построения единой логистической системы;

• возможность построения единой системы менеджмента качества. Преимущества нескольких источников:

• конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;

• снижение риска отсутствия поставки за счёт замены поставщика;

• более лёгкое удовлетворение меняющегося спроса;

• обеспечение доступа к большему объёму информации.

В общем случае выбор поставщика включает следующие этапы:

1. составление общего списка возможных поставщиков;

2. сокращение списка после предварительного анализа;

3. рассылка по короткому списку запросов по расценкам и возможным дополнительным условиям поставок;

4. проведение промежуточного анализа с учётом полученных расценок и дополнительных условий поставки;

5. проведение переговоров с возможными поставщиками для уточнения условий поставки;

6. проведение окончательного анализа поставщиков;

7. заключение договора / размещение заказа.

В случае если предполагается осуществить закупку на большую сумму и/или наладить долгосрочные контакты, проводятся конкурсные торги –тендеры. Проведение тендера включает следующие этапы:

1. реклама;

2. разработка тендерной документации;

3. публикация тендерной документации;

4. приёмка и вскрытие тендерных предложений;

5. оценка тендерных предложений;

6. подтверждение квалификации участников торгов;

7. предложение и присуждение контракта.

Размещение заказа

Анализ и выбор поставщика приводят к размещению заказа на закупку.

Заказ на закупку - это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком.

Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Каждая организации имеет свою форму заказа на закупку. Общими требованиями являются наличие:

• серийного номера;

• даты заполнения;

• названия и адреса поставщика;

• описания заказанных товаров;

• указания количества;

• требуемой даты поставки;

• условий отгрузки;

• условий оплаты.

Наиболее распространённые типы заказов на закупку:

1. заказ на закупку (стандартизированный). Выполняется в форме письма от одной организации к другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые планируется закупить, и условия закупки;

2. общий заказ. Представляет собой единый заказ на материалы, которые понадобятся организации в течение определённого периода (месяц, сезон, год). Поставщик отправляет определенные партии по требованию заказчика;

3. электронное снабжение. Размещение заказа происходит через электронные средства связи.

Используется для повторных или простых заказов;

4. контракт. Подробно описывает условия соглашения между поставщиком и покупателем.

Заменяет заказ на закупку при наличии долгосрочных контактов или дорогостоящих закупок;

5. субконтракт. Заключается в случае передачи части обязательств поставщика субподрядчику;

6. соглашение о лизинге и аренде. Как правило, касаются зданий, сооружений, дорогостоящего оборудования.